Digital omstilling ved NTNU – til nytte for hvem?

 NTNU har over tid arbeidet med store omlegginger av administrative støttesystemer, og styret har ved flere anledninger blitt forsikret om at digitaliseringstiltakene bidrar til større effektivitet. Sist i årsrapporten for 2022. Tilbakemeldinger og erfaringer fra ulike nivå i organisasjonen gir oss likevel grunn til bekymring – er det faktisk slik at dette stemmer – eller er bildet mer nyansert?

Digitalisering er et virksomhetskritisk virkemiddel, og i en tid med stadig strammere rammer, knappe ressurser og økte krav, er det viktig at nytteverdien av våre digitaliseringstiltak har maksimal effekt. Vi betviler ikke den innsatsen som legges ned av medarbeiderne ved NTNU, det finnes flere gode eksempler på vellykkede tiltak, og vi erfarer at ansatte ved NTNU både er omstillingsvillige og i stor grad mestrer overganger til nye arbeidsprosesser. Likevel synes mange å oppleve at en del av tiltakene ikke fører til en enklere arbeidshverdag, snarere tvert imot – arbeidet gjøres ikke mer effektivt, kvaliteten synker, og det frigjøres ikke tid til kjernevirksomheten.

Medarbeidere rapporterer om utfordringer knyttet til tilganger og rettigheter som fører til behov for «skyggeregnskap», informasjonen de får er fragmentert, helhetsbildet går tapt, og det trengs flere administrative ressurser enn før, ofte fra flere nivå, til å løse en oppgave. Oppdrag som en tidligere kunne løse på kort tid får vesentlig lengre behandlingstid fordi flere instanser må involveres, og disse kan ha ulik tilgang til informasjon og avvikende oppgaver og ansvar – det oppstår flaskehalser. Andre beskriver systemer hvor det nærmest settes «strøm på papir», og som dermed ikke understøtter prosessene som skal effektiviseres, men heller medfører mer tungvinte, byråkratiske og manuelle tilnærminger. Det rapporteres om rigide systemer som ikke snakker med hverandre, ikke er tilpasset brukerbehovene eller har få internkontrollfunksjoner, noe som gjør det vanskelig å oppdage feil.

Vitenskapelig ansatte uttrykker at det tar lengre tid å få hjelp fra administrasjonen, at de opplever en økning i administrative oppgaver, samtidig som administrasjonen ved flere tilfeller opplever at de ikke får løst sine. Den uttalte frustrasjonen fra en økonomimedarbeider er betegnende, «digitalisering har gjort jobben min vanskeligere, og virksomhetsstyring nærmest umulig». Det uttrykkes bekymring over at NTNU ikke har vært godt nok rustet for overgang til nye regnskapstekniske løsninger, noe som har gjort det utfordrende å drive god økonomistyring – det er har vi bokstavelig talt ikke råd til i disse dager. Nevnte eksempler illustrerer bare et lite knippe av de tilbakemeldingene vi har fått, de er betegnende og de er urovekkende.

Arbeidet med digitale støttesystem spenner over mer enn ny teknologi. For å lykkes med digitalisering må blikket også rettes mot organisasjonsutvikling, omstillingsevne, tilrettelegging, internkommunikasjon, brukermedvirkning, samt prosesser knyttet til forvaltning og drift når et utviklingsprosjekt er levert og realisering skal skje på fakultets- og instituttnivå – for å nevne noe. Hvor er det så skoen trykker? Hvorfor synes vi i enkelte tilfeller å gå baklengs inn i fremtida? Har NTNU lagt for lite vekt på brukermedvirkning slik FAFO-rapporten «Ansattes opplevelse av medvirkning og medbestemmelse ved NTNU» indikerer? Mangler vi fremdeles en god metodikk for gevinstrealisering? Undervurderer vi omstillingskostnadene? Har vi for lite oppmerksomhet på kompetanseheving? Har vi ikke gjort linja i stand til å ta ut effekten av avsluttede prosjekter? Foregriper vi gevinster før vi har gjennomført nødvendige endringer? Drukner vi i for mange budskap eller krav? Har vi et realistisk ambisjonsnivå som tar høyde for vår evne til å gjennomføre endringer? Iverksetter vi for mange parallelle og ikke nødvendigvis koordinerte utviklingsløp? Bør vi jobbe mer helhetlig med porteføljestyringen slik at vi prioriterer prosjekter ut fra NTNUs behov på en bedre måte? Setter vi av for lite tid og ressurser til gode medvirkningsprosesser sammen med brukere - både i forkant for å definere behov og til å spesifisere krav og uttesting i prosjektgjennomføring - for å forstå deres behov for å få en funksjonell arbeidsflyt i arbeidshverdagen? Ikke minst – følger vi opp forbedringsforslag fra de samme brukerne i etterkant? Setter vi av nok ressurser til forbedring og oppdateringer etter implementasjon? Lytter vi for lite til de som skal utføre oppgavene og forstår vi brukskonteksten før den digitale løsningen velges eller utvikles?

 Som styre har vi et ansvar for at NTNU drives mest mulig effektivt, men uten at dette går på bekostning av kvalitet og kjernevirksomheten. Det innebærer at vi må være trygge på at digitaliseringsarbeidet ved NTNU samlet sett faktisk bidrar til større effektivitet og kvalitet for ansatte og for NTNU. Til styremøtet 7. mars har vi av den grunn bedt om å få en redegjørelse for status – et helhetlig kunnskapsgrunnlag som tar for seg hvordan NTNU håndterer utfordringene rundt omstilling, ineffektivitet og økt ressursbruk som følge av nye arbeidsprosesser, verktøy, og sentralisering av oppgaver, i en tid med strammere økonomiske rammer. Vi håper å få belyst:

• - Hvorfor er det et behov for NTNU for å innføre de nye verktøyene og arbeidsprosessene?
• - Hvordan ser ledelsen på de problemstillingene som er nevnt over, men også utover disse utfordringene? 
• - Hvordan jobber ledelsen og organisasjonen sammen for å løse disse utfordringene og hva er tidsaspektet fremover? 
• - Hvordan fanger ledelsen opp slike problemer som organisasjonen på nivå 2 og 3 har – som vi har beskrevet over? 
• - Hvilken interaksjon har ledelsen og fellesadministrasjonen med nivå 3 for å fange opp brukerbehov og hjelpe medarbeidere ute på instituttene med omstillingsutfordringene som de nye arbeidsprosessene og verktøyene medfører?

Vi ser frem til å få denne redegjørelsen slik at styret kan være sikker på at NTNU tar de riktige veivalgene i sin digitale omstilling. Det er vårt ansvar.