Bestillingsmarerittet

Semesteret er nå over, men det er ikke frustrasjonen min. Denne artikkelen er dedisert til alle de som, i likhet med meg selv, har opplevd de store irritasjoner kjent som NTNUs bestillingssystem og bestillingspraksiser. Jeg sikter her til systemet og reglene i sin helhet, ingen ansatte eller bestillere. De fleste ansatte er som alle andre begrenset av reglene og pleier å være svært behjelpelig selv om det koster dem mye ekstra tid.

Fakta

Adrian Heyerdahl

Adrian Heyerdahl er en av UAs seks gjesteskribenter.

Utdanning: Nesten ferdigutdannet elektroingeniør

Nåværende jobb: Vitenskapelig assistent ved Institutt for elektroniske systemer og fulltidsstudent ved NTNU

Tidligere roller i UH-sektoren (som student): Vararepresentant - Universitetsstyret NTNU. Representant – Studenttinget ved NTNU. Representant – Velferdstinget i Gjøvik, Ålesund og Trondheim. Medlem av studieprogramrådet for elektroingeniører. Medlem av SFU-komité ved IES

Faglige interesser: Elektronikk og IoT

Utdanning og undervisning. Politikk

Mye annet rart.

Er opptatt av: NTNU, utdanning, teknologi, å skrive kommentarer i UA.

Jeg husker at jeg som fersk student tenkte: «det kan da ikke være så vanskelig å bestille inn utstyr?» da jeg i emner opplevde mangel på utstyr eller utstyr som kom for sent. «NTNU er jo et teknisk universitet, rutinene for dette må jo være soleklare og enkle?» spurte jeg nok meg selv, men å så naiv jeg var. Nå som jeg er blitt mer involvert ved NTNU har jeg takket ja til å bestille deler flere ganger. Nødvendig har det vært, men fy søren så lite lyst jeg har hatt til det. Min nyligste opplevelse var en noe større bestilling gjort like før sommeren startet… Spoiler alert: det ble mangel på flere viktige deler.

Så, hvorfor er jeg så frustrert? Er det fordi dette er et engangstilfelle? Nei. Er det fordi jeg tidligere under en bestilling av relativt kritiske deler til et prosjekt for 150 studenter, fikk beskjed om at NTNUs bestillingssystem var nede? Ja, kanskje det, for da var det visst noe vedlikehold på gang. Var det mulig å sende et forvarsel om dette til den tekniske staben på instituttet? Sikkert. Ble det gjort? Nei. Et bestillingssystem (som for dem som ikke vet, er så å si den eneste «riktige» måten å bestille inn deler på ved NTNU) ble tatt ned uten forvarsel, i 2 UKER! En ting er at jeg med deltidsjobb ikke fikk beskjed, men da jeg hørte at både avdelingsingeniørene og overingeniørene ikke fikk beskjed heller ble jeg ganske overrasket. Sånn var det bare, og ifølge noen av dem var det heller ikke første gangen.

Å komme seg gjennom det generelle byråkratiet og den store tidsbruken ved bestillinger hos leverandører som gjerne må være «godkjent», er ikke godt nok. Den neste utfordringen er jeg sikker på at mange ved NTNU kan kjenne seg igjen i, nemlig den absurde mengden arbeidsoppgaver flere har. Det virker som at administrasjonene på flere institutter har altfor mye å gjøre. Spesielt de som fikk flere studier etter fusjonen og som så vidt har økt mengden administrative ansatte siden den tid. Dette fører flere ganger til forsinkelser. Samtidig føler jeg meg litt skyldig når jeg legger inn store og «vanskelige» bestillinger. ABE-kuttene gjør det trolig ikke enkelt for NTNU som en institusjon når det kommer til temaet, men jeg skulle likevel ønske at vi kunne funnet en bedre løsning på problemet.

Om kransekaka ikke skulle være toppet, så har vi jo såkalt momsunndragelser og ikke minst kredittgrenser også. Nylig ble jeg fortalt av noen administrative ansatte at det å bestille inn deler for egen privatregning fra utlandet, for å så levere refusjon, ikke er lovlig. Dette fordi NTNU begår momsunndragelse da momsen ikke følger med i systemet for refusjon i HR-portalen (jeg kjenner ikke til dette i detalj selv, så jeg kan ha gjengitt noe feil). Poenget er mer at en ikke kan (ikke burde i hvert fall) gjøre private bestillinger fra utlandet, selv når NTNU ikke får til å bestille det en trenger i sine systemer. I noen tilfeller er det altså ikke mulig/svært vanskelig og lovlig kjøpe inn delene en trenger. Og om du er som meg, og trenger veldig spesifikke deler kun noen få utenlandske leverandører tilbyr, ja da sitter du fint i det. Samtidig blir jeg fortalt at det likevel er praksis ved store deler av NTNU å gjøre nettopp dette med privat bestilling og refusjon. Så vi har praksis for å bryte loven? Hva er da poenget med å ha disse reglene?

Jeg skulle ønske at jeg (og andre ansatte) kunne bruke mindre tid på slikt teit tidstyveri og mer tid på studentene. Det er også kjempekjipt å måtte fortelle studenter/elever at vi ikke har utstyret de ble lovet. Det burde derfor fås på plass et universelt system, eller i det minste universelle regler for bestillinger ved NTNU. Ofte blir det også et problem av at forskjellige institutter/enheter har forskjellige praksiser. Jeg oppfordrer derfor nivå 1 til å gjøre noe med problemet. Mens de gjør det, vil du finne meg over sommeren på «kontoret». Her skal jeg nok en gang finne en snarvei rundt et unødvendig vanskelig problem. God sommer folkens!

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

Les flere ytringer her.