Savnet at rektor spilte en mer aktiv rolle i den første perioden

Opprinnelig tittel i denne artikkelen var «NTNUs rektor har deltatt på ett av 50 beredskapsmøter». Denne er endret fordi overskrift ikke var dekkende for sakens innhold og dårlig begrunnet.

Anne Borg har siden januar 2021 deltatt på ett møte i Sentral beredskapsledelse (SBL) ved NTNU. Møtet hun deltok på var 25. mai, ifølge referatene. UA har tidligere skrevet at rektor kun deltok på 2 av totalt 31 møter i de tre første kritiske månedene fra midten av mars til slutten av juni 2020.

- Rektor er NTNUs øverste sikkerhetsansvarlige, slik hun er for NTNUs faglige og administrative virksomhet. Men det er sjelden hensiktsmessig at toppleder i en virksomhet også leder det operative, daglige beredskapsarbeidet under krise. Det er viktig at rektor har kapasitet til å lede virksomheten og ivareta samfunnsoppdraget, svarer Ida Munkeby og Roar Tobro i et felles skriftlig svar. De er henholdsvis daværende og nåværende beredskapsleder.

I august 2020 sa professor Helge Holden at det blir feil når NTNU i praksis styres av ei gruppe ledet av organisasjonsdirektøren.

- Dette er en situasjon som kommer til å vare lenge, og som griper inn i alt vi gjør ved universitetet. I en slik situasjon kan det bare være én sjef, og det er rektor, sa han til UA.

- Bør ha en ledende rolle

Nå viser det seg at også at en eller flere av dem som tok del i beredskapsarbeidet i den første fasen, etterlyste mer tilstedeværelse fra rektor. Dette kommer fram i en rapport foretatt av konsulentselskapet AFRY. De gjorde ei mellomevaluering av NTNUs koronahåndtering de første månedene. Rapporten var ferdig i juli 2020.

Her er noen av kommentarene som kom fram i spørreundersøkelsen:

• «Jeg synes rektor bør ha en ledende og aktiv rolle i større beredskapssituasjoner slik som corona.»
• «Rart at ikke rektor og andre deltar i beredskapsledelsen.»
• «Denne beredskapssituasjonen som har vart over lang tid, har illustrert at planverk og prosesser må ses gjennom for å avklare grenseoppgangen og rollefordeling mellom linje og beredskapsorganisasjon i langvarige beredskapssituasjoner. Dette er blant annet knyttet til at rektor ikke er beredskapsleder ved NTNU. Dekanene er beredskapsledere på sine fakultet.»
• «Som tidligere nevnt – gi rektor en ledende og aktiv rolle...

Kommentarene er listet opp uten at vi får vite om det er flere som mente dette, eller om det er én person som gjentok budskapet flere steder.

- Rektors rolle må bli mer tydelig

I spørreundersøkelsen var det 36 personer som svarte. 11 kom fra beredskapsledelsen sentralt, 4 fra den stedlige beredskapsledelsen (fakultetene) og 21 fra den lokale ledelsen (instituttene).

AFRY lister i rapporten opp hva de kaller hovedlæringspunkter. Ett tar for seg forholdet mellom NTNUs (linje)ledelse og beredskapsledelse. Der står det:

«Bør beskrive roller, ansvar og myndighet for å sikre styringskapasitet og -legitimitet.» Under kommer det et strekpunkt: «Rektors rolle i hendelseshåndteringen må tydeliggjøres.»

Da UA intervjuet Ida Munkeby i august 2020 om Holdens kritikk, sa hun at de venter på resultatene fra AFRYS rapport. Deretter ville de gå gjennom de rådene og mulige tiltakene som ligger i rapporten, og gjøre eventuelle endringer.

Av NTNU får vi opplyst at resultatene fra undersøkelsen ble presentert internt for beredskapsorganisasjonen i august/september.

LES OGSÅ HOLDEN: Koronapandemien etter første bølge

LES OGSÅ BORG: Slik styres NTNUs håndtering av pandemien

- Klargjort hvem som bestemmer hva

- I kjølvannet av rapporten ble det vurdert av NTNU om rektor likevel bør delta på møtene i Sentral beredskapsledelse og ha en mer ledende og mer aktiv rolle? (Hva kom dere fram til?)

- Pandemien har vært, og er til en viss grad, vår første erfaring beredskapsmessig med en langvarig hendelse. Det var derfor mye læring underveis når det gjelder håndtering, arbeidsdeling og roller. Det var tett dialog mellom rektor og beredskapsledelsen om dette allerede i starten av pandemien, svarer Munkeby og Tobro.

De viser til at mellomevalueringa sommeren 2020 konkluderte med at det var blitt utført et solid stykke arbeid i håndteringa av pandemien det første halvåret, på alle nivåer. De fleste som ble intervjuet av AFRY den gangen var svært godt fornøyd NTNUs samlede innsats.

- Læringspunktene fra evalueringa ble diskutert høsten 2020. Et av oppfølgingspunktene var at ansvarsfordelinga mellom beredskapsledelsen, og rektor og linjeledelse ble gjort tydeligere.

Munkeby og Tobro beskriver arbeidsdelinga mellom rollene slik:

• Beslutninger knyttet direkte til håndtering av pandemien, først og fremst om smitteverntiltak og smittesporing, fattes i Sentral beredskapsledelse (SBL), i henhold til delegert myndighet i NTNUs beredskapsplan.
• Beslutninger som følger av smittevern og smittesporing knyttet til daglig, faglig og administrativ virksomhet fattes i sin helhet av rektor og linjeledere.

- Denne modellen har etter vårt syn fungert bra og har siden blitt fulgt gjennom hele pandemien.

De poengterer at kriseledelse krever mye tid og fokus. Mange beslutninger skal fattes på detaljnivå og det er sjelden hensiktsmessig at topplederen går helt ned i detaljene.

- Derfor står det i NTNUs beredskapsplan at organisasjonsdirektøren er sentral beredskapsleder, mens rektor skal få mest mulig arbeidsro til å drive virksomheten.

Fra 14. februar blir direktør for organisasjon og infrastruktur Bjørn Haugstad sentral beredskapsleder.

- SBL gir rektor råd

- Har det vært noen møter i Sentral beredskapsledelse der rektor etterpå har overprøvd beslutningene tatt der?

– Det har skjedd. Det er viktig å være klar over at alle de store og viktige beslutningene under pandemien er tatt etter omfattende prosesser i ledelsen. Ved store endringer, som ved nedstengninger eller gjenåpninger, har det vært krevende å tolke hvordan regjeringens føringer skal etterleves på universitetet. Da har det blitt diskusjoner for eksempel hvor mye fysisk undervisning og sosial aktivitet som skal tillates på campus.

Munkeby og Tobro opplyser at Sentral beredskapsledelse gir rektor råd. Det samme gjør dekanene, som har diskutert koronarelaterte spørsmål ukentlig under nesten hele pandemien, sammen med beredskapsledelsen. Tillitsvalgte og Studenttinget gir også innspill.

– Forslag til lokale NTNU-regler blir med andre ord grundig diskutert og forankret før rektor til slutt fatter sine avgjørelser. Disse beslutningsprosessene har måttet skje raskt. Når regjeringen holder pressekonferanse utløser det som regel spørsmål som ledelsen diskuterer samme dag og kveld, og gjerne også dagen etter, sier daværende og nåværende beredskapsleder.

«Solid håndtering»

AFRYS hovedinntrykk er altså at koronahåndteringa fram mot sommeren 2020 var solid.

Det var svært god score på hvordan deltakerne i spørreundersøkelsen opplevde samarbeidet og hvor enkelt det var å holde seg oppdatert internt i egen enhet/beredskapsledelse. De var også fornøyde med NTNUs samlede håndtering av koronasituasjonen.

Lavest score fikk spørsmålet: Hvor enkelt har det vært å holde seg oppdatert på beslutninger og tiltak på tvers av organisasjoner og nivåer?

AFRY oppsummering ble som følger:

—Hovedinntrykket er at håndteringen har vært solid og at det har vært god progresjon

—Det er behov for å tydeliggjøre forholdet mellom linje og beredskapsledelse

—Det er behov for å styrke samhandlingen og informasjonsutvekslingen på tvers av områder, funksjoner og nivåer

—Det er behov for opplæring, trening og øving -man blir god på det man trener på

AFRY trekker fram som metodiske svakheter at det ikke er innhentet informasjon fra ansatte og studenter om hvordan de har oppfattet håndteringa.

Endringer på fire områder

Roar Tobro og Ida Munkeby trekker fram fire områder hvor det ble foretatt endringer som følge av anbefalingene i rapporten.

1) Det ble satt ekstra fart i innføring av krisestøtteverktøyet CIM for å sikre enhetlig håndtering og bedre kommunikasjon mellom ulike enheter. Systemet er nå innført på alle fakulteter, og opplæringa og implementering er gjennomført for de aller fleste.

2) Vi begynte å lage scenariobaserte planer for å forberede oss bedre på endringer som kunne komme. Fra å være litt reaktive de først månedene da pandemien «traff oss», ble vi gradvis mer proaktive slik NTNUs beredskapsplan sier at vi skal være. Dermed sto vi også bedre rustet til å håndtere de første smitteutbruddene på campus, som kom høsten 2020.

3) Vi fikk i stand faste møter mellom SBL og kriseledelsen i Trondheim kommune. Tilsvarende så knyttet de stedlige beredskapsledelsene i Gjøvik og Ålesund kontakt med deres vertskommuner. Vi så at veldig mye av beredskapsarbeidet med for eksempel smittevern og smittesporing var avhengig av føringene og anbefalingene fra vertskommunene. Samarbeidet med Studentsamskipnaden ble også bygget ut. Tilsvarende hadde vi tett kontakt med med Sintef og St. Olavs Hospital.

4) En fjerde endring vi vil trekke fram er at vi fra årsskiftet 2020/21 oppretter en egen nettside for Sentral beredskapsledelse og begynte å legge ut våre møtereferater. Hensikten var å gi organisasjonen bedre innblikk i hvordan vi jobber med koronahåndteringa.

- Har spilt en aktiv rolle

- Etter litt prøving og feiling fant vi tidlig fram til en arbeidsmetodikk i pandemihåndteringa som viste seg å fungere godt. I store trekk har vi fulgt samme linje i alle faser etterpå. Et viktig element har vært tett kontakt mellom beredskapsleder og rektor, samt med prorektor for utdanning, skriver Roar Tobro og Ida Munkeby.

Prorektor Marit Reitan har, ifølge de to, vært en viktig sparringpartner fordi mange beslutninger underveis har hatt betydning for utdanningsområdet.

- Vår oppfatning er derfor at NTNUs øverste ledelse absolutt har spilt en aktiv rolle i beredskapsarbeidet, selv om de ikke har deltatt i SBL-møtene.

Ei ny evaluering av NTNUs pandemihåndtering er underveis. Firmaet Safetec har fått i oppdrag å skrive en rapport, som legges fram for NTNUs styre i mars.