Rektor Anne Borg skriver i et notat til NTNUs styre at det åpenbart er behov for å gjøre endringer på noen områder. Blant annet er det aktuelt å se på sammensetninga av Sentral beredskapsledelse og koblinga til rektor og rektors ledergruppe.
- Nedlagt en betydelig innsats
Safetec har evaluert perioden fra mars 2020 til oktober 2021. Fra før har AFRY evaluert den første fasen av pandemien fra mars til sommeren 2020.
I rapporten får NTNUs håndtering mye skryt. Samtidig lister konsulentene opp en rekke forslag til forbedringer. Også AFRY konkluderte med at det hadde vært ei solid håndtering de første månedene av pandemien.
Safetec konkluderer med at NTNU har håndtert pandemien på en slik måte at det har vært mulig å opprettholde og redusere konsekvensene for kjernevirksomheten.
De skriver:
«NTNU fremstår som en motstandsdyktig og resilient organisasjon, hvor organisasjonens medlemmer har tatt initiativ, nedlagt en betydelig innsats og improvisert frem løsninger for å møte utfordringer som organisasjonen ikke var verken organisert eller dimensjonert for i utgangspunktet.»
Safetec har foretatt gruppeintervjuer og har gått gjennom dokumenter. De som ble intervjuet var representanter fra Sentral beredskapsledelse, stedlig beredskapsledelse i Gjøvik og Ålesund, to institutter, ett SFI, to fakulteter og Fellesadministrasjonen.
- Utydelig strategisk ledelse
I rapporten står det at ett sentralt funn er at ansatte på operativt og taktisk nivå i organisasjonen opplever en mangel på proaktiv ledelse fra sentralt nivå.
«Dette ser ut til å ha bidratt til uforholdsmessig stor usikkerhet i situasjonsbildet for aktører med ansvar for operative og taktiske oppgaver, og har virket hemmende for en effektiv og (og mindre arbeidsbelastende) iverksettelse av tiltak.»
Safetecs anbefaler at NTNU etablerer en «ny» sentral beredskap som bør inkludere rektor og rektors ledergruppe. Dette for å ivareta den strategiske ledelsen i tilsvarende komplekse hendelser. I tillegg foreslår de at gruppa bør inkludere dedikert personell med beredskaps- og sikringsfaglig kompetanse.
I tillegg bør ansvaret for den operasjonelle ledelsen av de administrative/drifts-enhetene bli ivaretatt av en egen ny dedikert beredskapsgruppe. Dette tilsvarer lokal beredskapsledelse på fakultetene.
I rapporten heter det at det er klare indikasjoner på at det har vært en utydelig strategisk ledelse på nivå 1 (øverste ledelse, journ.anm). Dette har bidratt til uforholdsmessig stor usikkerhet i situasjonsbildet, og begrenset mulighetene for å iverksette enkelte tiltak på lavere nivå. Dette tror Safetec blant annet kan skyldes for svak kopling mellom sentral beredskapsledelse og rektor/rektors ledergruppe. Dessuten har sentral beredskap i for stor grad fungert som et rådgivende organ for ledelsen.
At Sentral beredskapsledelse også er organisert for å utøve operasjonell koordinerende ledelse for enheter som blant andre Campusservice, HR og HMS, IT, kommunikasjon, eiendom og studieområdet, kan også ha medvirket til utydeligheten.
«Dette ser ut til å ha bidratt til å svekke en overordnet strategisk ledelse for å håndtere komplekse forhold knyttet til pandemihåndteringen», heter det i rapporten.
Dette er bakgrunnen for at de anbefaler å inkludere rektor og rektors ledergruppe i en sentral beredskapsorganisasjon for å ivareta den strategiske ledelsen. Og at de bør opprettes en egen beredskapsorganisasjon for den operasjonelle ledelsen av administrative enheter og driftsenheter.
- Ikke hensiktsmessig at rektor går ned i detaljene
I AFRYs evaluering av den første fasen av pandemien, sa folk tett på beredskapsarbeidet at de savnet at rektor spilte en mer aktiv rolle. Dette ble også diskutert i starten av pandemien da Helge Holden argumenterte for at rektor må lede Sentral beredskapsledelse.
Det har gjennom hele perioden vært organisasjonsdirektøren som har ledet Sentral beredskapsledelse (SBL). Ida Munkeby var organisasjonsdirektør i starten, mens Roar Tobro overtok etter hvert. Nå er det direktør for organisasjon og infrastruktur, Bjørn Haugstad, som står som øverste leder for SBL.
- Læringspunktene fra evalueringa ble diskutert høsten 2020. Et av oppfølgingspunktene var at ansvarsfordelinga mellom beredskapsledelsen, og rektor og linjeledelse ble gjort tydeligere, sa Munkeby og Tobro da UA intervjuet dem om AFRYs evaluering.
De beskrev arbeidsdelinga mellom rollene slik:
- Beslutninger knyttet direkte til håndtering av pandemien, først og fremst om smitteverntiltak og smittesporing, fattes i Sentral beredskapsledelse (SBL), i henhold til delegert myndighet i NTNUs beredskapsplan.
- Beslutninger som følger av smittevern og smittesporing knyttet til daglig, faglig og administrativ virksomhet fattes i sin helhet av rektor og linjeledere.
De pekte på at mange beslutninger skal fattes på detaljnivå, og at kriseledelse krever mye tid og oppmerksomhet. Da er det sjelden hensiktsmessig at topplederen går helt ned i detaljene.
- Derfor står det i NTNUs beredskapsplan at organisasjonsdirektøren er sentral beredskapsleder, mens rektor skal få mest mulig arbeidsro til å drive virksomheten.
Sentral beredskapsledelse gir rektor råd. Det samme gjør dekanene. Tillitsvalgte og Studenttinget gir også innspill. Munkeby og Tobro sa at kontakten mellom beredskapsleder og rektor har vært tett. I tillegg har prorektor Marit Reitan vært en viktig sparringpartner siden mye har handlet om utdanning.
- Vår oppfatning er derfor at NTNUs øverste ledelse absolutt har spilt en aktiv rolle i beredskapsarbeidet, selv om de ikke har deltatt i SBL-møtene.
Anne Borg skrev selv i et innlegg at hun under pandemien har vært svært tett på beredskapsarbeidet.
«Som rektor er det helt nødvendig å delegere oppgaver. Jeg er glad for at jeg har svært kompetente medarbeidere i alle ledd, som har gjort en strålende innsats i en særdeles krevende tid for oss alle.»
- NTNU har vært fleksible og motstandsdyktig
Store deler av koronapandemien var kaotisk for alle. Da ansatte og studenter fikk beskjed om å forlate campus 20. mars 2020, så mange for seg at pandemien var over til påske. Gjennom perioden har det vært optimisme og lettelser av tiltak – og nye tiltak når viruset blusset opp igjen.
Safeteck skriver at NTNU framstår som en utpreget fleksibel og motstandsdyktig organisasjon når de skulle håndtere hendelser som de i utgangspunktet ikke var forberedt på. De peker på at eksisterende planverk først og fremst er utformet for å håndtere akutte hendelser, og ikke hendelser av lang varighet. Dette mener de gjelder både utarbeidede støtteplaner og selve organiseringa.
I den uforutsigbare situasjonen over tid, roser Safetec innsatsen mange har gjort på flere hold:
«Flere ansatte har trådt inn i roller som på forhånd ikke er definert som en del av deres ansvarsområde. Dette kan ha vært avgjørende for organisasjonens håndtering og tilhørende resultat for å ivareta kjernevirksomheten.»
Et stykke ut i perioden, høsten 2021, framhever Safetec arbeidet Sentral beredskapsledelse gjorde. SBL var veldig drillet og klarte å mobilisere NTNUS ressurser for å få bedre kontroll over smittesituasjonen. Dette var viktig for å kunne opprettholde undervisning og annen kjernevirksomhet.
Videre skriver de at institutter og forskningssentra i starten var raske til å utvikle og ta i bruk digital undervisning og eksamen. Det er utvist betydelig kreativitet for å utvikle bruk av hybridløsninger. Samtidig har arbeidsbelastninga for enkeltpersoner vært stor, ikke minst da pandemien varte og rakk.
- Helt avhengige av fysiske møter
Våren og høsten 2021 er organisasjonen sliten av pandemien. Faglærere har drevet en kontinuerlig improvisasjon, noe som har kostet, skriver Safetec. Samtidig er mange tilfredse over at de greide å gjennomføre undervisninga og at lagarbeidet var godt. Flere uttrykker frustrasjon over at det i 2021 fortsatt var usikkerhet og sprikende kommunikasjon rundt avvikling av eksamen.
«Det fremheves at det kan virke som NTNU på de to årene pandemien har vært, ikke har vært i stand til å samle og systematisere læringspunkter for å være bedre forberedt til neste eksamensperiode. Flere mener også det var mer vekt på å være proaktiv fra nivå 1 i den første fasen av pandemien enn hva som var tilfelle i 2021.»
De intervjuede er videre opptatt av at NTNU må være oppmerksomme på hvor nødvendig det er å jobbe med psykososiale forhold og fange opp tegn på slitasje.
Mange av de spurte mener det er fordeler med digitale løsninger, og at de kan brukes der det er hensiktsmessig. Samtidig er undervisnings- og forskningsaktiviteter helt avhengige av fysiske møter og samhandling. De understreker at et eventuelt ønske om å spare penger ikke må komme i veien for verdien av å sitte i samme rom.
Når det gjelder forskning, er det rapportert forsinkelser i forskningsløpet til stipendiater som har utstrakt internasjonalt samarbeid, eller som trenger leveranser fra utlandet som del av sin forskning.
Ser behov for å gjøre endringer
Ett punkt NTNU også kan trekke lærdom av, er backup og stedfortredere. Tanken var hele tida at pandemien snart er over, og det ble ikke brukt nok tid på å trene nye ressurser for å ta rollene i sentral beredskapsledelse, heter det i rapporten fra Safetec, som har evaluert NTNUs koronahåndtering.
NTNUs styre blir orientert om rapporten på styremøtet 10. mars. Deretter skal forbedringsforslagene ut på høring. Da kan beredskapsorganisasjonen, Studenttinget, tillitsvalgte og hovedverneombudet komme med innspill.
I notatet til Styret, referert på Innsida, skriver rektor at det er behov for å gjøre endringer på noen områder. De mest praktiske tiltakene som det er aktuelt å følge opp, er.
· Gjennomgå og oppdatere beredskapsplanverket, med tydeliggjøring av roller, ansvar og myndighet.
· Se på sammensetningen av Sentral beredskapsledelse og koblingen til rektor og rektors ledergruppe.
· Utarbeide en støtteplan for håndtering av langvarige hendelser.
· Opprette en lokal beredskapsledelse for Fellesadministrasjonen.
