NTNU-ansatte opplever lønnssystemet ikke funker, nå holder de eget skyggeregnskap

En rekke ansatte ved NTNU har uttrykt sin frustrasjon over problemer med lønnsutbetalinger siden de nye systemene for lønn og timeføring fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) ble innført. Flere har fått utbetalt feil lønn, og de ansatte er frustrerte over at systemet ikke synes å være tilpasset de som jobber til arbeidstider utenfor det normale.

- Det kan være folk som har utbetalt både for lite og for mye. Ettersom det nå også er mye vanskeligere å få tilgang på en detaljert lønnsslipp i det nye systemet, er det også vanskelig å se om man har fått riktig eller feil, forklarer tillitsvalgt i Norsk Tjenestemannslag (NTL), Aleksander Høiland.

- Jevnlige meldinger om feilutbetalinger

Fagforeningen har flere ganger fått henvendelser fra medlemmer som har problemer med dette og sier disse problemene har pågått helt siden det nye systemet ble innført på nyåret og at det var problemer med dette senest ved sist lønnsutbetaling.

- Vi har mottatt jevnlige henvendelser fra medlemmer som rapporterer om feilutbetalinger og uklarheter i lønnsslippene. Dette har skapt betydelig frustrasjon, sier Høiland.

Problemene kan for eksempel være knyttet til tidligere starttid for visse stillinger, som ikke har blitt riktig utbetalt. Det har også vært forvirring rundt forskjellen mellom overtid og fleksitid, noe som har ført til feilutbetalinger knyttet til tillegg for natt- og helgevakter.

Sikkert greit for de med faste arbeidstider

Avdelingsingeniør Martin Flatås og hans kolleger i Seksjon for vedlikehold, eiendom er blant de som har opplevd problemer med systemet. De er blant de som jobber mye turnus. Flatås selv fikk 15-17 000 kroner for mye som han måtte betale tilbake. De største problemene oppsto med februarlønna.

- Lønnssystemet er sikkert greit egnet for ansatte som jobber på faste kontorsteder med vanlige arbeidstider, men det mangler funksjonalitet som støtter fleksibiliteten og variasjonen som følger med turnusarbeid, forklarer Flatås.

En del av de største feilutbetalingene har avtatt, men stadig oppdages det feil. For eksempel oppdaget de nylig feil mellom hvordan skumringstillegg på helligdager ikke ble regnet riktig. Det trenger ikke å bety store penger i en enkelt utbetaling, men den type problemer kan bety en del penger over tid.

- Mange som jobber turnus og utenfor ordinære arbeidstider er ikke de med de feteste lønningene ved universitetet, sier Flatås.

Ifølge Høiland har Tjenesteseonteret ved NTNU indikert at de jobber med å løse problemene, men at det kommer til å ta tid. Han presiserer at fra NTLs ståsted har de som jobber i NTNU-administrasjonen gjort alt de kan for å løse problemene. Han legger ansvaret ved de nye systemenes føtter.

- Det nye systemet er veldig standardisert og tar ikke hensyn til lokale tilpasninger og avvikende arbeidstider som er avtalt gjennom lokale avtaler. Dette skaper ekstra byrder for de ansatte og setter i fare ordninger som har blitt opparbeidet i mange år og som tjener både arbeidstakere og arbeidsgiver ved NTNU, forklarer Høiland.

BOTT-universitetenes ansvar, sier HR- og HMS-direktør

Arne Kr. Hestnes, HR- og HMS-direktør ved NTNU, er kjent med problemene, og sier dette er en av utfordringene som har blitt jobbet med i etterkant av innføringen av lønnssystemet SAP, levert av DFØ.

- Her er det to utfordringer, turnus og beredskap, som er to forskjellige ting. SAP har ingen innebygd løsning for turnus, så det systemet er ikke tilpasset det. Vi har fått orden på området nå. Det har ikke kommet av seg selv, men skyldes systematisk arbeid fra Tjenestesenteret/HR- og HMS-avdelingen i dialog med de berørte avdelingene. Det skal være rettet opp nå. Så er det de som står i beredskap og skal kompenseres for eksempel for en utrykning. Det er en modul for beredskap i SAP, men funksjonaliteten har forbedringspotensial, sier Hestnes.

Han forteller at ettersom systemet som har blitt kjøpt inn av de store norske universitetene, det som også er standardpakken for statlige, ikke leveres med en modul for turnusarbeid, har det i dette tilfellet vært opp til universitetene i BOTT-samarbeidet selv å løse problemet.

Dette er da i motsetning til for eksempel problemene tilknyttet utbetalinger til folk i andre land, spesielt i USA. Der er det DFØ som har ansvar for å levere et system som klarer å utføre den oppgaven og da er det også de som må fikse problemet, i nært samarbeid med BOTT.

Hestnes sier det meste av disse problemene nå skal være løst, og han kjenner ikke til at det skal være noen problemer nå ved siste lønnsutbetaling. Han kan likevel ikke utelukke at det har vært feil, men forsikrer også om at der det eventuelt har vært utbetalt feil så vil også det rettes opp.

Løst med Excel-ark og ekstraarbeid

Løsningen for å løse turnusproblemet har blitt at man er tvunget til å gå tilbake til å bruke Excel-ark, noe som gir mye ekstraarbeid.

- Da jeg begynte her i 2014 var det Excel-ark det gikk i på starten. Nå har vi altså gått tilbake dit. Det er enormt mye ekstra styr som medfører ekstraarbeid for vår avdelingsleder. Det er ikke et godt system, men jeg ser for meg at det er det vi har lang tid framover, sier Martin Flatås.

Andre løsninger har vært at de ansatte fører avvikende arbeidstider på egen hånd har blitt tatt i bruk mens problemene har pågått, forteller NTL-tillitsvalgte Høiland.

- Konsekvensen er at mange ansatte nå fører et skyggeregnskap. Man registrerer det man må i DFØ-systemet, og ellers holder man oversikt over de ekte timene i egne dokumenter og avtaler avspasering og arbeidstid direkte med sjefen. Det gjør jo at det blir dobbelt opp med arbeid for å holde styr på arbeidstiden sin, men det er det de har sett seg nødt til å gjøre.

Dette får den ytterligere konsekvensen at det vil være vanskelig å lese ut fra de offisielle tallene hvordan folk faktisk jobber ved NTNU, påpeker han.

- Vi er på det punktet nå at vi ikke ville stolt på noen tall som hentes ut av det systemet.

Flatås bekrefter at han også selv har holdt et slikt skyggeregnskap med sin egen fleksitid for det siste halvåret.

Utløser spørsmål om særavtaler er helt innenfor regelverk

Hestnes er ikke spesifikt kjent med at noen holder slike skyggeregnskap. Han sier det er begrensinger på hva man kan føre inn i systemet ettersom det er basert på statens tariffavtaler.

- SAP utløser et spørsmål for oss om vi har riktig praksis på alle områder. Spørsmålet er at vi i enkelte tilfeller har lagt til en praksis som egentlig er utenfor regelverket, sier Hestnes.

- Betyr det at lokale særavtaler må endres for å komme innenfor regelverket?

- Jeg vil ikke si at vi har feil avtaler, men det kan være det i enkelte tilfeller har blitt praktisert på en måte som ikke stemmer helt overens med reglene. Det har vi varslet de tillitsvalgte om at vi må ta en gjennomgang på. sier Hestnes.

Finnes en modul for turnus

Høiland og hans kolleger har vært i kontakt med andre representanter for NTL, blant annet i Forsvaret, som også bruker DFØ-system og der det er vanlig med arbeidstider utenfor 8-16. Der skal det være tilleggsmoduler som kan legges til systemet for å håndtere avvikende arbeidstider.

Hestnes sier det stemmer at det eksisterer en slik tilleggsmodul for turnus som kan kobles på SAP, men at det er noe som kan medføre en del andre problemer og at det derfor er noe de ikke har blitt anbefalt.

- Vi har fått levert den statlige standardpakken med enkelte spesialordninger for universitetene. Det vil for eksempel være det med utbetalinger til utlandet. Så er det ganske få ved universitetene som jobber turnus, derfor vil det ikke være hensiktsmessig å innføre den modulen som de bruker i etater med stort omfang av turnus.

Flatås sier han gjerne skulle hatt den tilleggsmodulen. Han mener det er såpass mange det gjelder at det virker rart at det skal være så upraktisk å innføre det.

- Det er aktivitet på dette bruket 24/7. Skal man opprettholde det må man også sørge for at folk har et system som er lett å forholde seg til og hvor det er lett å vite at man får riktig betalt, sier han.