Universitetet i Oslo: Eksterne styrerepresentanter foretrekker Zoom

Under koronapandemien ble flere av universitetsstyrets møter gjennomført heldigitalt.

Men nå som møtene igjen arrangeres fysisk, skjer det stadig at enkelte styremedlemmer bare deltar fra en skjerm på veggen. I septembermøtet gjaldt dette tre medlemmer. I oktober var de to.

Hvorfor møter ikke alle medlemmene i UiOs øverste organ opp fysisk? Og spiller det egentlig noen rolle?

– Har stilt seg til disposisjon for vervet

NTL-leder Natalia Zubillaga er klar i sin tale:

– Vårt prinsipielle standpunkt er at formelle organer som universitetsstyret må etterstrebe å ha fysiske møter, sier hun til Uniforum.

Har man stilt seg til disposisjon til slike verv, må man være forberedt på å bruke den tiden det tar, også reisetid, slår hun fast.

– Hvorfor er fysiske møter best i formelle organer?

– Formelle organer fatter vedtak og drøfter og diskuterer viktige spørsmål. Da må man legge til rette for gode diskusjoner og sørge for at alle deltar på like vilkår. I digitale eller hybride møter påvirkes dynamikken i gruppen, og man risikerer å miste viktige nyanser, advarer Zubillaga.

– Noe av den menneskelige interaksjonen i fysiske møter får man rett og slett ikke til gjennom skjermen. Dette krever en sterk bevisstgjøring fra både møteleder og møtedeltakere, legger hun til.

– Vil du si at det er bedre med heldigitale møter enn hybride møter?

– Det beste er fysiske møter, men kanskje det er bedre med heldigitale enn hybride møter. Erfaringen NTL har med hybride møter, blant annet med UiO-ledelsen, er i hvert fall at det ikke fungerer særlig godt.

Ikke hensiktsmessig å komme til Oslo i september

Mens Civita-leder Kristin Clemet deltok digitalt i høstens første styremøte, har Nordkraft-direktør Eirik Frantzen og Uppsala-professor Maria Strømme deltatt digitalt i begge.

– Det første møtet var veldig kort. Så da vurderte jeg det ikke som hensiktsmessig å reise med fly og taxi og ta inn på hotell. Verken miljømessig, tidsmessig eller økonomisk, sier Strømme til Uniforum.

Til oktober-møtet hadde hun egentlig planlagt å ta turen til Oslo. Men av private årsaker passet det ikke slik.

– Vurderte du å la en vara steppe inn framfor at du deltok på Zoom?

– Nei, det vurderte jeg ikke i det hele tatt. Etter mitt syn har UiO fått til dette med digitale og hybride møter på et excellent vis, sier Strømme som ifølge protokollen etter møtet ikke var til stede under alle styresakene.

– Uvanlig god form på møtene

Uppsala-professoren gjør det klart at hun på ingen måte støtter et syn om at digitale eller hybride møter skulle være noe dårligere enn fysiske.

Rent generelt mener hun at dynamikken i et styre kan påvirkes av at noen deltar fysisk og andre digitalt. Men akkurat for UiO-styret er betydningen minimal, roser hun:

– En stor applaus til både de som har fikset det tekniske og de som har planlagt selve møtegjennomføringen!

Hvordan UiO har kommet dit vet hun ikke, men professoren har merket seg at universitetet har lykkes i å skape en uvanlig god form på møtene. Det er «høyt under taket», og grundige diskusjoner tas i plenum i møtet, og ikke i små grupperinger mellom slagene, erfarer hun.

Og nettopp derfor er det ikke noe i veien for at noen deltar digitalt mens resten er samlet i et møterom, poengterer Strømme:

– Det å rekke opp handa er ganske likt, enten man er tilstede fysisk eller digitalt. Deretter blir man satt på talerlisten av ordstyrer, og det åpnes for at man kan komme med flere innlegg og kommentarer til samme sak.

Selv om møtene allerede er veldig bra, er det én ting som kunne gjort UiO-styremøtene enda bedre, ifølge Strømme.

– Om jeg skal være riktig ærlig, og tenke på hva som er aller best for framtiden, så skulle møtene vært helt og holdent digitale. Ikke hybride og ikke fysiske. Da vil alle argumentene framføres for alle, og beslutningene ville bli fattet på grunnlag av det.

Og ikke minst: Slik vil UiO kunne bli en foregangsfigur i samfunnet innen bærekraft, framhever hun:

– Vi kunne spart både miljøet, reiseressurser og tidsressurser for alle deltakerne. I pandemien lærte vi å utvikle de digitale verktøyene enormt raskt. Dette er det viktig å ta vare på. Og styremøtene på universitetet er et superbra eksempel på møter som det vil fungere utmerket å gjennomføre heldigitalt.

– Ser du noe som helst negativt med dagens løsning, der noen møter fysisk og andre digitalt?

– Ikke annet enn at jeg skulle ønske at møtene var helt digitale. Da hadde det ikke blitt noen «vi som sitter her» og «de andre». Men valgmulighet er også bra. Jeg ser hybridmøter som et steg på veien mot helt digitale møter.

– Et sjokk at journalister sitter på styremøtene

Samtidig som Strømme setter stor pris på at det er høyt under taket, skulle hun gjerne hatt muligheten til å lukke døra.

Uppsala-professoren er helt enig med styrekollega Kristin Clemet, som tidligere har argumentert for lukkede styremøter.

– I Sverige er alle universitetsstyremøter lukket, så for meg var det et sjokk å komme til Norge og se at det sitter journalister på styremøtene, sier Strømme som tidligere har sittet en periode som ekstern i NTNU-styret.

Hun tror rett og slett ikke at åpne møter er til universitetenes beste:

– Norge ville tjent på å gjøre som andre land, og lukke styremøtene. Det er viktig at alle tør å si akkurat hva de mener i alle saker, uten å behøve å tenke på at det sitter journalister der og kanskje siterer.

– Er dette noe du mener på vegne av andre? Selv virker du ikke redd for å uttale deg kontroversielt?

– Vet du hvorfor? Det er fordi jeg ikke tenker på at det sitter journalister der. Jeg er så vant med det svenske systemet.

– Gjennom årene har norske tidsskrift sitert meg på formuleringer som kanskje hadde falt annerledes dersom jeg hadde tenkt over at det var journalister til stede. Samtidig står jeg for alt jeg har sagt, og kommer til å fortsette å si akkurat hva jeg mener. Men det kan hende at ikke alle våger å være like frittalende som meg, spekulerer Strømme og fortsetter:

– Man kan si at det er ytringsfrihet i Norge. Men det har vi i Sverige også, og her er det ingen som synes det er rart at det ikke sitter journalister på styremøtene. Viktige ting som skjer informeres heller om i pressemeldinger eller lignende.

Dialog med administrasjonen i forkant

Nordkraft-direktør Eirik Frantzens grunner til ikke å ha vært fysisk til stede på høstens to første UiO-styremøter, ligner Strømmes. September-møtet var så kort at han vurderte det for upraktisk å reise ned fra Narvik. For møtet i oktober viser han til private årsaker.

– På det siste møtet var jeg nødt til å fysisk holde meg i ro. Og etter å ha forhørt meg med administrasjonen forsto jeg at agendaen for møtet passet for digital deltakelse, sier han.

Riktignok gikk han dermed glipp av styrets befaring på livsvitenskapstomta. Men utover det, og en god lunsj, anser ikke direktøren at han tapte noe på å kun delta gjennom en skjerm.

Franzen understreker at de gangene han har deltatt digitalt, er beslutningen tatt i dialog med universitetsdirektøren.

– Når du forhører deg om muligheten for å delta digitalt – er UiO-administrasjonen imøtekommende eller virker de motvillige?

– Jeg synes ikke de virker motvillige. Faktisk opplever jeg UiO som ekstremt tilpasningsdyktige. De ser an agendaen for møtet, og jeg tror at om agendaen hadde vært slik at fysisk nærvær var veldig viktig, så ville de uttrykt det. Og om dette betydde at jeg ikke kunne delta, så ville de kalt inn en vara.

Handler ikke om tilhørighet

– Har det at du ikke har møtt fysisk til høstens hittil to eneste møter, noe som helst å gjøre med at du ikke føler «tilhørighet» til UiO eller resten av styret?

– Absolutt ikke. Det ville vært «veldig 2019» om man ikke forsøkte å gjennomføre noen av møtene digitalt. Generelt synes jo folk etter covid at det er både hyggelig og nyttig å møtes fysisk. Men jeg merker hvordan pendelen har svingt fra at alt var hundre prosent digitalt, til at mange er blitt 100 prosent fysiske. For meg er ingen av de to pendelutslagene optimale.

– Jeg tror det vil være sunt å bruke noe av det vi lærte av covid, nemlig at mange møter kan gjennomføres digitalt. Det gir både økt kvalitet, mer effektivitet, mindre reising, mindre tidsbruk, og så videre, framhever Nordkraft-direktøren.

– Er det en fare for at styremedlemmene er mindre skjerpet i digitale møter? At det for eksempel er lettere å bare stemme ja til administrasjonens vedtaksforslag?

– Nei. Jeg sitter noen andre styrer også. Og jeg opplever ikke noen redusert grundighet i digitale møter, verken i forberedelsene eller i møtegjennomføringen. Det kan også virke som at terskelen for engasjement og for det å ta ordet, er lavere.

– Digitale møter bedre enn hybride

Frantzen ser gjerne at noen av universitetsstyrets framtidige møter gjøres heldigitale, dersom agendaen passer til det.

– Personlig synes jeg på generelt grunnlag at reine digitale møter er enda bedre enn hybride møter. Men det er ikke noe stort problem med hybride møter heller, når agendaen er av det slaget som var på styremøtet i oktober.

Selv om det ikke var noe tap å ikke komme fysisk sist, vil noe annet være tilfeller i andre sammenhenger, understreker Franzen.

– Både i seminarer, strategimøter og i ordinære møter med en tyngre agenda vil det ha stor verdi at alle møter fysisk. Da vil diskusjonen gjerne løpe litt i pausene, og det å kunne lese kroppsspråk er viktigere, eksemplifiserer han.

I spørsmålet om åpne eller lukkede møter, har Frantzen ingen sterk preferanse.

– Et lukket møte gir nok en annen form for ramme, på den måten at man kan snakke friere. Når møtet er åpent må man sikkert veie ordene på en annen måte. I UiO-styret tas enkelte saker i lukket møte mens resten er åpent. Så langt har jeg ikke opplevd noe hinder knyttet til åpne møter, sier han.

Benjaminsen: – Det beste vil være at styret møtes fysisk

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen bekrefter at styremedlemmers beslutning om å delta digitalt, gjøres i samråd med UiO.

– Vi har i enkelte tilfeller der styremedlemmer har hatt ønske om å kunne møte på skjerm, sagt at det er greit. Vurderingen har hengt sammen med hvilke saker vi har hatt på dagsorden og antall saker. Noen ganger har ønsket vært begrunnet i at det har vært krevende for enkeltstyremedlemmer å møte fysisk, sier Benjaminsen.

Han kan ikke huske å ha svart nei når noen har spurt om å delta digitalt.

– Hvilke saker er det som ikke passer til å ta hybrid eller digitalt?

– Når styret har møter som kombineres med seminarer der vi for eksempel behandler universitetets strategi, eller i større budsjettsaker og prinsipielle, strategiske saker – da er det viktig at styret får god tid og at de møtes fysisk. Gjerne kombinert med styremiddager og andre aktiviteter.

– Ser du noen utfordringer med hybride universitetsstyremøter?

– Jeg synes hybride møter fungerer veldig godt. Det viktigste er at det rent tekniske fungerer. Og så er det samtidig slik at et styre har behov for å møtes fysisk og bli kjent som et kollegium. Det mener jeg at vi får til.

– Det beste er at alle kommer fysisk på styremøtene?

– Det beste vil være at styret møtes fysisk. Men det er absolutt hensiktsmessig å gjennomføre møter også hvor noen deltar digitalt, eller møter hvor alle deltar digitalt hvis det for eksempel er hastemøter eller ekstraordinære møter om enkeltsaker.

Les også: – Vi ønsker at våre ansatte er mest mulig på arbeidsstedet

– Ikke aktuelt med kun digitale møter

Maria Strømmes forslag om heldigitale styremøter som fast løsning vil trolig ikke bli realisert på UiO med det første:

– Nei. Det er nok ikke aktuelt å legge opp til kun digitale styremøter. Vi vil ha som hovedregel at møtene er fysiske, og så vil vi vurdere i det enkelte tilfelle om noen kan delta digitalt, sier universitetsdirektøren.

– Når et styremedlem, slik det var i oktobermøtet, verken kan møte fysisk eller være til stede i alle sakene: Hvorfor benyttes det ikke da i stedet en vara?

– Vi har også åpnet for at medlemmer som har deltatt fysisk, ikke har vært til stede i alle sakene, minner Benjaminsen om.

– Da er det snakk om styresaker som ikke er så viktige?

– Det blir en hensiktsmessighetsvurdering av hvilke saker det er snakk om og når medlemmet har fratrådt. Men gjennomgående deltar alle styremedlemmene i alle saker på alle møter.