Slik foregår tilsetting av instituttledere

I forbindelse med rekruttering av instituttledere for ny åremålsperiode ved NTNU har det i Universitetsavisa vært flere innlegg om tematikken. Det er bra og viser at ledelse betyr mye. Mange av innleggene handler om ideologiske og faglige vurderinger omkring valgte eller ansatte ledere – og med klare linjer til universitetsdemokratiet (som ifølge en Fafo-rapport ikke er så verst ved NTNU).

Underliggende handler imidlertid diskusjonen om valgt eller ansatt instituttledelse også - for å sette det på spissen - om universitetet trenger ledelse, eller holder det med kollegial administrering av enhetene?

Dette er store og prinsipielle debatter, og beslutningsmyndigheten om vår styringsform er tillagt styret, i henhold til universitets- og høyskoleloven.

Et annet utgangspunkt for debatten i UA synes å være en kombinasjon av misnøye fordi man ikke fikk den lederen man ville ha, og et ønske om sterkere påvirkning fra de som skal ledes i prosessene med lederrekruttering. Begge spørsmål er legitime, og det er all grunn til å ta på alvor engasjementet omkring lederansettelser – men den første problemstillingen er vanskelig å diskutere på en god måte i offentligheten.

Ansettelse av instituttleder ved Institutt for teknisk kybernetikk handler om begge spørsmålene, men problematiseringer av selve utvelgelsen og innstillingsrekkefølgen er temaet som har fått størst oppmerksomhet.

For eksterne lesere kan ansettelsesprosesser ved NTNU, på bakgrunn av innlegg i UA, framstå som vilkårlige, eneveldige og ikke i samsvar med lov og regelverk.

Det er de ikke. Rekruttering er nøye regulert i staten og ved NTNU. Behandling og medvirkning i flere uavhengige instanser er sentralt. Når det gjelder rekruttering av instituttledere er hovedtrekkene i prosessen slik:

· NTNUs styre vedtar rammene for prosessen, herunder innstillingsutvalg og tilsettingsorgan (Se S-sak 56/20)

· Fakultetsstyret vedtar utlysningsteksten for den enkelte stilling

· Et kollegialt innstillingsutvalg vurderer søknadene og vedtar hvem som skal innstilles og i hvilken rekkefølge

· Fakultetsstyret vedtar hvem som skal få jobben

Det er en forutsetning at god forvaltningsskikk følges og at det er medvirkning i prosessene gjennom valgte representanter fra ansatte og studenter.

Et viktig prinsipp er blant annet at ikke samme organ både skal kunne foreslå hvem som ansettes og senere vedta sitt eget forslag. Underveis i prosessen blir de mest aktuelle kandidatene intervjuet av innstillingsutvalget gjerne to – tre ganger.

Det er imidlertid begrenset adgang til innsyn for allmennheten og kolleger i ansettelsessaker – av noen åpenbare grunner. Innsyn er regulert av Forvaltningsloven og hensynet til vern om personopplysninger, og å unngå at innstillingsutvalgets subjektive og mer skjønnsmessige vurderinger om den enkelte søker offentliggjøres, veier tungt når innsynet er begrenset.

Når det gjelder den konkrete saken ved Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE) har sittende instituttleder ved Institutt for teknisk kybernetikk (ITK), klaget NTNU inn til Kunnskapsdepartementet for mangel på innsyn i prosessen. Det er han i sin fulle rett til å gjøre – det er saklig og er en klar rettighet. Svaret fra KD gjenspeiler imidlertid hensynet til personvern og klagen ble avslått på åtte av ni punkter. Det niende punktet handler om rett til å få innsyn i den objektive oppsummeringen fra personprofilkartleggingen som rekrutteringsselskapet gjorde av sittende leder i forbindelse med intervjuene. Et vanskelig tema å vurdere, men i ettertid ser vi at NTNU burde ha frigitt dette punktet fra starten av.

NTNU tar engasjementet i denne tilsettingssaken på stort alvor og som mange er kjent med har universitetet iverksatt en ekstern vurdering av om regler og retningslinjer og god forvaltningsskikk er fulgt i tilsettingen ved ITK.

Dekningen i Universitetsavisa av ITK-saken har ikke bare handlet om prinsipper og saksbehandling. Også enkelte søkeres kvalifikasjoner er blitt drøftet direkte – i full offentlighet – og følgelig indirekte når det gjelder den som faktisk har fått jobben.

Det er lett å forstå engasjementet, men det er også grunn til å minne om innsynsreglene. De er der både for å verne om kandidatene, både de som står høyt på listen over de som innstilles og de som ikke innstilles, men reglene er også ment å verne de som sitter i innstillingsutvalg og ansettelsesorganer. De må ha trygghet for at de kan uttale seg, gjøre sine vurderinger og fremme sine synspunkter på den enkelte søker, uten å frykte at disse subjektive vurderingene senere blir offentliggjort. Diskusjonene i innstillingsutvalg og ansettelsesorganer skal og må være fortrolige.

NTNU ønsker seg flere søkere til instituttlederstillingene (til 52 utlyste stillinger har vi fått 143 søkere) – én forutsetning for økt søkermengde er at de som søker en jobb kan være sikre på at personvernet blir ivaretatt. Slik jeg ser det er det ikke greit å diskutere personopplysninger, direkte eller indirekte, i avisene.

Det finnes altså et innarbeidet regelverk for tilsetting av ledere ved NTNU, basert på lover og regler. Dette er et helt nødvendig verktøy i arbeidet med å velge ut de beste kandidatene.

Samtidig så bør vi alltid være åpne for at prosesser kan forbedres. Vårens erfaringer kan tyde på at kanskje ikke først og fremst rammeverket, men saksbehandlingsrutinene bør få en gjennomgang og tydeliggjøres. Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM), som består av tillitsvalgte og deler av universitetsledelsen har derfor blitt enige om en gjennomgang av hvordan rekruttering av åremålsledere foregår. NTNUs styre har også bedt om en orientering. Det er bra å få slike kritiske blikk på prosessen slik at vi kan gå enda bedre forberedt inn i fremtidens tilsettingsprosesser av nye ledere ved NTNU.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

Les flere ytringer her.