Mener mange HMS-avvik ikke blir tatt tak i

Moen mener ledere med HMS-ansvar må ansvarliggjøres, og saksbehandlerne må få bedre opplæring. Også saksbehandlingen av HMS-avvik som er ferdigbehandlet bærer for ofte preg av dårlig kvalitet, sier han.

Saken ble tatt opp i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) i januar.

Les notatet til AMU her.

I 2021 ble det meldt inn ca 900 HMS-avvik i avvikssystemet ved NTNU. Dette kan være forbedringsforslag, brann/branntilløp, personskader, nestenulykker eller brudd på HMS-krav. Et HMS-avvik er en mangel eller hendelse som kan medføre eller har medført skade på mennesker, miljø eller materiell.

Ragnar Moen er vara hovedverneombud ved NTNU og presenterte saken i AMU-møtet.

– Jeg fant nærmere 100 avvik som ikke var behandlet innen fristen, forteller Moen.

Avvikssystemet setter automatisk fristen to måneder fram i tid etter at avviket blir registrert som «under behandling». Hvis fristen skal utsettes, må det registreres en årsak til dette.

Lovet å se nærmere på saken

Moen mener det er viktig at HMS-avvik tas ordentlig tak i, både for å forebygge ulykker og for å motivere ansatte til å si ifra om hva som fungerer dårlig på arbeidsplassen.

– Det er selvsagt demotiverende når du melder inn et avvik, og det ikke skjer noe som helst. NTNU ønsker at flere skal melde inn avvik slik at man kan gjøre tiltak for at arbeidsplassen skal bli et tryggere og bedre sted å være. Det er utrolig viktig at avvikene faktisk blir tatt tak i og saksbehandles på en god måte, sier Moen.

Situasjonen var den samme i 2020, da UA skrev om saken sist. Den gang lovet HMS-seksjonen at behandlingen av HMS-avvik skulle sees nærmere på, og om det var behov for opplæring.

For dårlig kvalitet på behandlingen

Og nettopp opplæring mener Moen er et viktig tiltak for å få en bedre behandling av HMS-avvikene. For også kvaliteten på endel av de sakene som faktisk blir behandlet, er for dårlig, mener han.

– Kvaliteten på saksbehandlingen er fortsatt ikke god nok for en stor del av avvikene som er behandlet. Det er ikke kartlagt årsak, eller det er feil vurdering av alvorlighetsgrad, eller manglende konkrete tiltak. Det ser ut til at mange av saksbehandlerne mangler opplæring, forteller Moen.

Det er vanligvis en HMS-koordinator på instituttet eller enheten som behandler HMS-avvikene. Ofte er rollen som HMS-koordinator noe som kommer i tillegg til andre oppgaver, som for eksempel kontorsjef.

– Få institutter har HMS-koordinatorer med det som hovedoppgave. Da er det lett at denne oppgaven havner nederst i bunken over alt som må gjøres, sier Moen.

NTNU må gi opplæring

Han mener NTNU sentralt bør sørge for god opplæring av saksbehandlerne, og bedre internkontroll av avviksbehandlingene.

– Det er faktisk utarbeidet et godt dokument for hvordan man skal gjøre saksbehandlingen. Dette ligger tilgjengelig på Innsida, men jeg er usikker på hvor mange som bruker dokumentet. Jeg forventer at alle ved NTNU blir gjort kjent med formål og ansvar som er gjort rede for på denne siden, sier Moen.

Han understreker at noen saksbehandlere gjør jobben sin godt, og at han ikke ønsker å skjære alle over en kam.

– Nå får vi også et nytt avvikssystem som man skal melde inn saker gjennom. Dette kan være en mulighet til å også gi opplæring i selve saksbehandlingen, sier Moen.

Han skal også delta i en gruppe som skal jobbe med punktene fra AMU-diskusjonen om avviksprosessen.

Linjelederne har ansvaret

Hilde Apneseth, leder for HMS-seksjonen, sier linjelederne ved fakulteter, institutter og avdelinger har ansvar for å sikre at egne HMS-avvik håndteres på en god måte.

– Hvis avvik ikke tas til behandling vil linjeleder få epostvarsel om dette. NTNUs bedriftshelsetjeneste følger også med på innmeldte avvik. HMS-seksjonen rapporterer tertialvis til AMU og styret, og i den forbindelse tas det også en gjennomgang av HMS-avvik, sier Apneseth.

– Kan det virke demotiverende på de som varsler når avvikene ikke tas tak i?

– Vi forstår selvfølgelig at dersom noen melder inn et HMS-avvik, så ønsker man at dette behandles på en god måte og innen rimelig tid, sier Apneseth.

– Ifølge Moen er det fortsatt 100 avvik som ikke er behandlet innen fristen, det samme som sist UA skrev om saken. Kommer NTNU til å sette inn tiltak?

– 60 avvik har utløpt tidsfrist nå. Fristen gikk da i de fleste tilfeller ut i desember/ januar. NTNU jobber nå med å etablere et nytt verktøy for håndtering av HMS-avvik, som vil rulles ut før sommeren 2022, sier Apneseth.

På spørsmål om saksbehandlerne burde hatt bedre opplæring, svarer Apneseth at HMS-seksjonen nylig har gjennomgått internkontrollen og at enhetene rapporterer at de har gode rutiner for innmelding, kartlegging av årsaker og læring av avvikene.

– I forbindelse med at vi innfører det nye verktøyet vil også behandlere få tilbud om opplæring, sier Apneseth.