NTNUs nye biblioteksjef får ei omorganisering i fanget

En av søkerne er Sølvi Karlsen, som fungerer i stillinga i dag etter at Rune Brandshaug gikk av med pensjon.

Biblioteksjefen vil lede 130 medarbeidere fordelt på 7 seksjoner og 15 campusbibliotek i Trondheim, Gjøvik og Ålesund.

En mannlig søker fra Trondheim er unntatt offentlighet. Opprinnelig var det ni søkere, men to av dem har trukket seg.

Søkerne er:

Spenning rundt kommende omorganisering

- Jeg håper vi får en sjef som klarer det kunststykket å både se sine egne ansatte og å se utover. Å være både innenriks- og utenriksminister er ikke alle forunt å få til, sier lokalt hovedverneombud Magnus Rom Jensen.

Jensen jobber ved Bibliotekseksjon for humaniora, samfunns- og utdanningsvitenskap.

- Det er mye spennende som skjer med biblioteket framover og det blir spennende å se hvem vi får. Vi må bli enda flinkere til forsknings- og undervisningsstøtte og vi skal tilby veldig gode tjenester i skranken der vi treffer de aller fleste. Det håper jeg blir ivaretatt, sier han.

Den nye biblioteksjefen får nok å styre med. Universitetsbibliotekets interne tilhørighet har vært under utredning. Prorektor Marit Reitan opplyser at NTNUs styre i juni vil behandle et forslag om at prorektor for forskning skal ha biblioteket som sitt ansvarsområde. I dag rapporterer biblioteksjefen til prorektor for utdanning og inngår i Reitans ledergruppe. Etter det UA kjenner til, er dette skiftet ukontroversielt.

I tillegg er ei intern omorganisering på trappene, der ulike modeller skal vurderes. Et partssammensatt arbeidsutvalg er satt ned og ingenting skal være landet ennå.

- Det er mer spenning rundt denne omorganiseringa, men så langt har prosessen vært bra. Foreløpig er mange litt avventede, forteller Jensen.

LES OGSÅ: Bibliotekene på campus er svært viktig for studentene

LES OGSÅ: Biblioteket - universitetets bankende hjerte

- Ikke aktuelt med fagorganisering på fakultetet

Fungerende biblioteksjef Sølvi Karlsen skisserer hvilke modeller som skal vurderes for å få ei best mulig organisering for NTNU universitetsbiblioteket.

- Ett alternativ er at vi fortsatt er organisert som i dag. I tillegg ser vi på andre modeller. Vi har sett på hva som trender både nasjonalt og internasjonalt og hva som oppleves som hensiktsmessig for tida.

Det var Gregersen-utvalget som i 2019 utredet hva NTNU universitetsbiblioteket skal levere av tjenester til kjernevirksomheten framover etter oppdrag fra prorektor for utdanning. Det var trinn en. Trinn to var ei bestilling fra Reitan om å se på framtidig organisering av bibliotekene.

UA får opplyst at en av de andre modellene som er opp til vurdering, er basert på funksjoner som for eksempel forskningsstøtte, undervisningsstøtte og skranke (førstelinjetjenester). En annen har geografi som utgangspunkt siden de yter tjenester i tre byer.

- En ren fagorganisering på fakultetet ser vi ikke på, det er ikke aktuelt og hensiktsmessig ut fra det oppdraget vi er gitt, sier Karlsen.

I dag har NTNU universitetsbiblioteket en hybridmodell basert på geografi, tjenester på tvers og fagområder.

- Kan bli krysspress

Lokalt hovedverneombud Magnus Rom Jensen forklarer at de ansatte i dag er organisert i ulike seksjoner. De jobber i en seksjon og tilbyr tjenester derfra. Seksjon for humaniora, samfunns- og utdanningsvitenskap, for eksempel, retter seg - logisk nok - mest mot humaniora og samfunnsfagene. I tillegg er det matriser hvor oppgaver utføres på tvers.

- Som verneombud er jeg opptatt av at vi kan komme i en situasjon der seksjonssjefen din har personalansvar. Samtidig forventes du å levere inn i en matrise som ledes av en annen seksjonssjef. Det kan bli et krysspress og det er problematisk med dagens organisering, sier han.

(Matriseorganisering innebærer en organisasjonsstruktur med delt ansvar og autoritet, hvor medarbeideren rapporterer i minst to retninger. Lederen deler autoritet overfor en underordnet med minst én annen leder. Kilde: SNL.)

For halvannen uke siden var det allmøte med biblioteksjefene ved universitetene i Bergen og Tromsø til stede. De fortalte hvilke modeller de har valgt og svarte på spørsmål. De har begge valgt en modell organisert ut fra funksjoner.

- Og de internasjonale trendene: Hva er de?

- Det er ei tjenesteorganisering tilpasset digital hverdag og multicampus. Men andre igjen, for eksempel Alto i Finland, har fordelt de ansatte på andre arbeidsområder uten å ha et bibliotek, forteller fungerende biblioteksjef Karlsen.

Foreløpig er det altså ikke tatt noen beslutning. Arbeidsutvalget skal levere ei anbefaling før sommerferien.

- De ansatte har vært med og medvirket, og det er et mål at de skal ivaretas hele veien, sier hun.

LES OGSÅ: Skattejakt i bibliotekene: Noen bøker er så små at folk fikk synsskader

For få ansatte bekymrer

Uavhengig av omorganisering er det en annen verkebyll mange av de ansatte kjenner på: De er for få ansatte til å utføre tjenestene.

- Dette er en kjent problematikk. Det begynner å bli skralt på en del områder. Vi har noen bibliotek som er skralt bemannet, for eksempel musikkbiblioteket og kunstbiblioteket. Disse er viktige og leverer fagnære tjenester til fagmiljøene. Det er en bekymring for mange, vi har ikke akkurat for mange ansatte, sier Magnus Rom Jensen.

Fristen for å søke på stillingen som biblioteksjef gikk ut 18. april og vedtak om ansettelse skal skje i ansettelsesutvalget 22. juni.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.