Dropper prosjekt til over 100 millioner kroner

Avtalen inngått mellom 21 institusjoner i universitets- og høgskolesektoren og leverandør Sopra Steria om levering av programvare til saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning, avsluttes, melder Sikt i en pressemelding.

- Vår vurdering er at det er mest ansvarlig å sette sluttstrek her, sier direktør Lars Atle Holm ved NMBU, som er leder for eiergruppen.

På et møte mandag 24.juni bestemte de 21 institusjonene som eier det nasjonale utviklingsprosjektet «UH Sak» seg for å avslutte prosjektet og avbestille løsningen fra firmaet Sopra Steria.

UH Sak skulle etablere og innføre en felles plattform for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning for UH-sektoren. 

Målet med tjenesten var å forenkle og effektivisere arbeidshverdagen til saksbehandlere, dokumentasjonsforvaltere og ledere ved å gi god støtte for arbeidsprosesser og automatisk arkivering under hele saksbehandlingsløpet.

NTNU med den største regningen

Etter planen skulle NTNU være pilot i sektoren. 

Roar Tobro, leder for styringsgruppa for prosjektet sier til Universitetsavisa at prosjektet har hatt en konstnad på brutto 135 millioner kroner. 40 millioner av dette er eksterne prosjektkostnader. 

- Ettersom NTNU har flest ansatte er det også den institusjonen som har hatt den største regningen. Det er basert på en fordelingsnøkkel knyttet til ansattetall i Database for høyere utdanning.

- Hva er det som har gått galt med prosjektet?

- Kort fortalt har løsningen vært mer komplisert enn ventet. Så har det jo blitt en del forsinkelser. Det er en rekke ulike ting og en ganske så lang historie, sier Tobro, som akkurat er på vei inn i et møte når UA snakker med ham.

For høy risiko

Systemer levert fra Sopra Steria skulle i fremtiden brukes både til saksbehandling, prosessutvikling og arkivering ved vårt universitet. Det ble lovet en teknisk løsning med økt grad av automatisering og selvbetjening.

Men nå stoppes samarbeidet med Sopra Steria. Årsaken som oppgis i Sikts pressemelding er at den samlede risikoen med å videreføre utviklingsprosjektet ansees å være for høy. 

Det er knyttet usikkerhet til om løsningen vil dekke behovene til saksbehandling og bevaring av dokumentasjon godt nok, i tillegg til at mye teknisk og funksjonsmessig utvikling gjenstår.

- Dette har vært en vanskelig beslutning, siden vi hadde høye ambisjoner og NTNU har investert mye i å få prosjektet til å lykkes. Det har imidlertid blinket varsellamper i over ett år, og det har ikke vist seg mulig å redusere usikkerhet og risiko forbundet med prosjektet tilstrekkelig til at det er forsvarlig å videreføre, sier Bjørn Haugstad, som har representert NTNU i eiergruppa for UH Sak ifølge en melding på NTNUs internkanal Innsida.

NTNU Sak forsetter, men restruktureres

Avslutningen får konsekvenser for det lokale innføringsprosjektet NTNU Sak.  Løsningen fra Sopra Steria skulle etter planen erstatte dagens sak- og arkivsystem, Ephorte. I tillegg skulle NTNU få en ny plattform for saksbehandling.

Direktør Hege Brende leder Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring og fastholder at NTNU Sak fortsetter inntill videre.

-  Alle medarbeidere som er frikjøpt eller innleid beholder sine roller til vi har funnet ut hva denne endringen vil bety for NTNU Sak, ser Brende.

NTNU har allerede startet arbeid med en oppgradering av ePhorte» til «Elements», som blir klart i høst. Med Elements får universitetet et verktøy til å videreføre mye av arbeidet ifra NTNU Sak.

Dette blir likevel ikke en varig løsning, blant annet fordi Elements trolig ikke kan dekke alle behov som ansatte og studenter har i en digitaliseringsplattform.