- Dagens system har et enormt potensial for forbedring

- En liten uformell stemningsrapport fra meg og mine kolleger kan vel oppsummeres med en forsiktig forventning, sier Kjersti Møller.

Seniorrådgiveren ved Avdeling for studiekvalitet forteller at de ser frem til det som forhåpentligvis blir en kraftig forbedring av arbeidshverdagen.

- Dagens system har et enormt potensial for forbedring, så vi håper det nye systemet bidrar til en langt mer effektiv saksbehandling, og ikke minst er langt mer brukervennlig utformet.

Innføres januar 2023

- Personlig er jeg lei av å bruke fem minutter hver morgen på å i det hele tatt klare å logge meg inn, og i løpet av arbeidsdagen håpe at det ikke kaster meg ut for mange ganger. Det er også verdt å nevne at for meg er dagens system primært rettet mot arkivering, og gir meg liten støtte i saksbehandlingsprosessen. Her har man virkelig rom for å trekke ut gevinster i form av digitalisering, sier Møller.

Det er i januar 2023 at det nye systemet for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning etter planen skal innføres ved NTNU. Sopra Steria var et av syv selskap som leverte tilbud, og de ble ifølge en pressemelding fra NTNU valgt «først og fremst fordi deres tjenester ble vurdert å ha best kvalitet.» Avtalen har en anslått verdi på 430 millioner kroner, pluss opsjoner, over ti år. Når innfasingen er ferdig skal minst 35 institusjoner med over 40.000 ansatte, benytte det skybaserte systemet.

Målet med det nye systemet er ifølge pressemeldingen å «få på plass brukervennlige administrative løsninger som øker kvaliteten i saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning».

Håper det å være pilot ikke undervurderes

NTNU har fått status som pilotuniversitet og blir med det de første som innfører systemet. Planen er altså at dette skal skje i januar 2023, før de øvrige institusjonene flyttes over til det nye systemet i løpet av 2023 og 2024.

- Å være pilot har sine fordeler og sine ulemper. Vi kan være med på å bidra til at systemet blir utformet på en måte som ivaretar våre mange og av og til sære behov. Det krever at så mange stemmer som mulig blir hørt i vår mangslugne organisasjon og at det settes av god tid til å lytte til brukerne, sier Møller.

Hun mener det derfor vil være lurt å starte med noen få utvalgte prosesser, slik det etter det hun har forstått er planlagt.

- Å være prøvekanin krever som kjent tid og kapasitet, så jeg håper det ikke undervurderes. Det samme gjelder oppfølging og opplæring i etterkant.

Trøbbel i Bergen

Også Tove Strømman Matera, rådgiver i IT-avdelingen og lokalt tillitsvalgt for NTL, er positiv til både det nye systemet og statusen NTNU får som pilotuniversitet.

- Det at vi nå er piloter, trenger ikke å bety at vi får oppslag som de du viser til. Så lenge vi legger en god plan, jobber mye med forankring og skaffer oss kunnskap om hvordan vi best kan rigge oss, så tror jeg dette prosjektet kan føre til en mer effektiv hverdag for oss alle, sier hun.

Oppslagene det vises til, gjelder situasjonen som oppsto ved Universitetet i Bergen i vår. Bergenserne var de første i BOTT-samarbeidet (universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) som tok i bruk det nye lønns- og økonomisystemet fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring. Med det nye systemet fikk universitetet problemer med både å betale ut lønn og å kjøpe inn varer.

- Vi vet at det er krevende å skifte systemer. Dette har vært langt mer krøll enn det vi hadde forutsett. Det gjelder nok også leverandøren, sa økonomidirektør Per Arne Foshaug ved Universitet i Bergen til Khrono i mai.

- Alle systembytter koster mye, ikke nødvendigvis i kroner og øre, men i tid uklarhet og kompetanseutvikling, sier Strømman.

- Milepæl

- Dette er en viktig milepæl for universitetssamarbeidet. Vi har et stort behov for å oppgradere en del av våre administrative løsninger. Nå får vi mer brukervennlige systemer og muligheten til å jobbe smartere, sier økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen ved NTNU, som har ledet styringsgruppa for anskaffelsen, i pressemeldingen.

Arbeidet med å skaffe et nytt system for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning ble satt igang av BOTT-samarbeidet i 2017. Siden den gang har ytterligere 17 institusjoner innen høyere utdanning kastet seg med, sammen med Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. På toppen av dette er det et knippe forskningsinstitutter og direktorater som også har opsjon på å ta i bruk løsningen.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.