I Khrono kan vi lese at landets største universitet, NTNU, har et langt slankere byråkrati enn det nest største, Universitetet i Oslo, målt i faglige årsverk per administrativt ansatte. Vi skriver snart 2022. I 2018 advarte jeg mot slankekuren i «Best i klassen – til hvilken pris», og jeg kan dessverre ikke si at utsiktene har blitt særlig lysere i årene som har gått siden vi vant kappestriden om forholdstall første gang. Ved NTNU skal vi hevde oss i mange sammenhenger, men nå synes jeg det er på høy tid at vi klatrer ned fra akkurat denne pallen.
Dette er en konkurranse vi har alt å vinne på å tape.
Fakta
Kjersti Møller
Kjersti Møller er en av UAs seks gjesteskribenter.
Utdanning: Cand.philol. i engelsk
Nåværende jobb: Seniorrådgiver, Fakultet for arkitektur og design, NTNU.
Tidligere roller i UH-sektoren: Jeg har vært verneombud og tillitsvalgt, har hatt ulike administrative stillinger og deltatt i ulike råd og utvalg i UH-sektoren siden 1997. Styremedlem i NTNU-styret siden 2016.
Faglige interesser: Høyere utdanning, forvaltning og offentlig rett, studenters og ansattes vilkår.
Er opptatt av: Utdanningspolitikk
Å rette baker for smed
I stedet for å fyre opp under alle fordommer mot administrativt ansatte, så burde heller Khrono dratt til med overskriften «NTNUs studenter, forskere og undervisere må klare seg med det minste støtteapparatet for å kunne utføre oppgavene sine». Det er faktisk det som er realiteten, selv om en slik overskrift kanskje ikke er like klikkvennlig. Ingen er tjent med å rette baker for smed her. Jeg skjønner veldig godt frustrasjonen som bygger seg opp hos mange vitenskapelig ansatte i disse tider, men som administrativt ansatte er vi ofte satt til å forvalte system også vi synes er uhensiktsmessige i mange tilfeller. Derfor hjelper det fint lite å rette skytset mot en ansattgruppe. En ting er at det er lite konstruktivt, men det fører oss på feil spor når vi skal fange opp mekanismene som har ført oss inn i en situasjon som ikke er særlig formålstjenlig.
Aldri for sent å snu?
Innlegget jeg skrev i 2018 kunne ha vært skrevet i dag, men med flere utropstegn bak advarslene og spådommene. Hva er status nå? For å si det litt folkelig; nå «brenner det på dass». Det er ingen tvil om at vi erfarer en merkbar forskyvning av administrative oppgaver over på de som står for kjernevirksomheten og at dette har negative følgekonsekvenser i mange sammenhenger. Dette er godt dokumentert. Studentene melder også tilbake at de ikke alltid får den oppfølgingen de trenger, og uttrykker bekymring. Kort sagt; mangel på et støtteapparat går ut over kvaliteten på alt vi gjør, og da mener jeg «vi» uavhengig av stillingskategorier. De negative konsekvensene forplanter seg og akkumuleres over tid, og det koster oss dyrt, noe risikovurderingene i NTNUs planverk de siste årene viser med all tydelighet.
Det er mange årsaker til at vi må ha et solid støtteapparat på plass og at det stilles større og større krav til spisskompetanse og kapasitet i den anledning. Noe skyldes forhold utenfor vår kontroll. Vi kan alle enes om at den politiske detaljreguleringen som resulterer i økt byråkratisering kombinert med krav om avbyråkratisering har en rekke iboende motsetninger i seg.
Jeg tillater meg å komme med en liten bønn til vår nye statsråd og statssekretær; kan dere være så snille å lese alle høringsuttalelser fra vår sektor de siste årene når dere starter arbeidet med å rydde i oppgaveporteføljen som dere har lovet?
For at dere ikke skal bli overveldet så kan dere jo begynne med en nærlesning av hva vi mener om detaljreguleringen i universitets- og høyskoleloven, om rammeplanstyringen og alt regelverk dere låser virksomheten vår fast til slik at vi ender opp med forringet kvalitet, trange handlingsrom, skjev ressursbruk, målforskyvninger, tilbakeskritt snarere enn fremskritt, og annet mer til skade enn gavn. Oppnår dere for eksempel ønsket effekt av den nye to-sensurordningen, en ordning som forsyner seg grovt av den kaka man egentlig skulle ha fordelt til forskning og ikke minst til undervisning? Jeg vil igjen minne om at regjeringen opphevet en stor del av sin detaljstyring når Covid-19 pandemien herjet som verst, og den tilliten dere ga oss viser jo at vi klarte oss riktig så bra, ikke sant? Det er aldri for sent å snu, dere.
På tide å gire opp
Mens vi venter på at politikerne skal ta rev i seilene, så tror jeg at vi internt på NTNU er helt nødt til å ta grep om situasjonen på en annen måte enn vi har gjort tidligere. Hvis du tar en titt på NTNUs årsplaner fra 2018 til i dag (det er faktisk interessant lesning), så vil du raskt få et inntrykk av et universitet med høye mål og høyt aktivitetsnivå. Andre har ambisjoner på vegne av oss, og vi har ambisjoner på vegne av oss selv.
Vi skal heve kvaliteten i vår studieportefølje, styrke den utdanningsfaglige kompetansen, utvikle forskningsmiljøer på høyt internasjonalt nivå, øke nyskapningsaktivitet og tverrfaglighet, bidra til bærekraftig innovasjon, utvikle fremtidens campuser, videreutvikle internasjonalt samarbeid og bidra til bærekraftig utvikling og bærekraftige løsninger. Og så skal vi «videreutvikle kvaliteten og effektiviteten i tjenester og prosesser som støtter opp om kjernevirksomheten». Spennende (og litt diffust) tenker jeg om sistnevnte og blar gjennom årsplanene. Hva skal til for å lykkes med det?
I 2019 skulle vi lage en utviklingsplan for ledelses- og kompetanseutvikling for å «modernisere» støtteapparatet. Denne ble imidlertid erstattet i 2020 av det som skulle bli etableringen av et eget prosjekt som skulle arbeide «målrettet med oppfølging av ABE-reformen», foreta en områdegjennomgang hvor blant annet organisering, arbeidsdeling og tjenestekvalitet var stikkord. I 2021 skulle vi etablere et «vegkart for forbedringsarbeid», og i 2022 skal vi etablere tjenesteutviklingsteam som skal se helhetlig på utviklingsprosjekter og koordinere utviklingsprosesser, samtidig som vi skal «utarbeide en digital ambisjon». Jeg tror du skjønner hvor jeg vil hen.
Jeg har til stadighet etterspurt hva som er effekten og gevinsten av tiltakene som skal føre til at vi oppnår målene om økt kvalitet og effektivitet i administrative prosesser og tjenester (de er nok lei av det i styremøtene nå), men jeg får ikke helt grep om akkurat det. Dette til tross for at vi i 2019 skulle utarbeide en systematikk for arbeid med dokumentasjon av gevinster og gevinstrealisering av prosjektene våre. I løpet av 2022 skal vi for øvrig også arbeide for «felles metodikk for å identifisere og hente ut gevinster», så dette tar litt tid. Hvor står vi hen? Er vi på rett vei? Åpenbart ikke, siden risikovurderingen i 2022 viser rødt nivå når det gjelder administrasjon, økonomi og forvaltning. Dette er i hovedsak knyttet til mangelfull koordinering, lav kapasitet, tilgjengelighet, styrings- og prioriteringsutfordringer, fortrengning av oppgaver, slitasje, belastning mv.
Nå må vi sammen holde stø kurs fra rødt til grønt
Vi må snarest forflytte oss fra rødt til grønt når det gjelder det administrative støtteapparatet. Hvordan skal vi ellers lykkes med realiseringen av omfattende prosjekter som Fremtidens HUMSAM- studier eller Fremtidens teknologistudier f.eks.? Jeg mener ikke at svaret kun ligger i å ansette flere administrative hoder, det er ikke sikkert at de økonomiske langtidsutsiktene tillater det heller, selv om vi fortsatt har en relativt robust bevilgningssituasjon. Jeg er heller ikke på jakt etter å dømme nord og ned de ulike initiativene som er tatt for å effektivisere NTNU. Poenget mitt er at innsatsen er for stykkevis og delt. Vi klarer ikke ta ut tilstrekkelig med gevinster av tiltakene, og i noen henseende flytter vi bare byrden, eller Svarte Per om du vil, over til noen andre.
Vi må tenke langt mer helhetlig, planmessig, målrettet, langsiktig og systematisk når det gjelder å videreutvikle kvaliteten og effektiviteten i det apparatet som skal støtte opp om kjernevirksomheten til NTNU, bidra til at vi oppnår NTNUs strategiske utviklingsmål og ikke minst påse at vi forvalter ansattes og studenters rettigheter og plikter på en god og forsvarlig måte. Dette innebærer at vi må være villige til å investere langt mer enn vi gjør i dag, satse med større kraft og tyngde, samt løfte oss fra opp fra plannivået til aktiv handling. Vi må bli langt flinkere til å droppe alt som ikke har en vedvarende positiv effekt. Vi må også bli langt bedre til å lytte til de vi skal levere våre tjenester til, nemlig våre studenter og ansatte.
Nå skal det lages en plan for helhetlig kompetanseutvikling av administrativt ansatte, ifølge årsplanen 2022. Da håper jeg historien fra 2018 ikke gjentar seg ved at planen erstattes med en annen plan i 2023. Jeg tror kompetanseutvikling er et klokt virkemiddel i oppbygging av et effektivt og kompetent støtteapparat, men da må en slik plan ta form av en modell som inneholder tilbud for kompetanseheving som er relevante, kan skaleres opp og til enhver tid utgjøre et bidrag til å realisere NTNUs utviklingsmål, samt sikre forsvarlig og effektiv forvaltning og drift. For å lykkes er det kritisk man i utviklingen av en slik modell sikrer bred medvirkning fra alle nivå, enheter og brukere for å bygge på relevante erfaringer, evalueringer og behov. Og så må vi ikke glemme at en helhetlig modell for kompetanse- og kunnskapsutvikling også bør inneholde systematiske ordninger som legger til rette for til blant annet hospitering og andre former for samarbeid.
NTNU er en stor og mangfoldig virksomhet, og jeg har i alle fall erfart at vi har svært mye å hente ved å bevege oss både på langs og mellom nivåene, og ikke minst på tvers av organisatoriske siloer. Det bidrar til læring, viktig erfaringsutveksling og ikke minst økt forståelse for de behov som ligger til grunn for den tjenesteutviklingen vi skal bedrive. Poenget er at dette må ha gjøres innenfor planlagte og tilrettelagte rammer.
Risikovurderingen som er gjort i 2022 har vist at vi står i fare for å ikke ha administrativ kapasitet til å sette kraft bak vårt utviklingsarbeid. Det finnes det dessverre allerede en rekke konkrete og gjentagende eksempler på. Ikke minst har vi fått erfare hvor viktig det er at vi står fjellstøtt i driften av vår store og komplekse virksomhet, og i ivaretagelsen av våre ansatte og studenter. For å lykkes i dette arbeidet er NTNU prisgitt et kompetent og solid støtteapparat, og oppskriften for å få til det ligger neppe i å vinne kappløp om forholdstall mellom faglige og administrative årsverk. Den konkurransen har vi som sagt alt å vinne på å tape.
