Juridisk rådgiver mener NTNU bryter loven

Postjournal mangler: - Dette er brudd på norsk lov og manglende respekt for demokratiet. NTNU har plikt til å føre postjournal etter Offentlighetsloven, og det er en demokratisk rettighet å få se denne journalen, sier Kristine Foss, juridisk rådgiver i Norsk Presseforbund.

Postjournalene er allmennhetens mulighet til å følge med på hva som skjer i det offentlige Norge, og et viktig verktøy for personer og bransjer som ønsker å se forvaltningen i kortene.

Følg Universitetsavisa på Facebook og Twitter.

Lovpålagt offentlighet

Ifølge loven er offentlige instanser pålagt å føre journal over innkommende, utgående og intern post. Normalt blir journalene med saksnavn og avsender/mottaker lagt ut som lister på internett, åpent for alle.

Imidlertid har NTNU fjernet sin postjournal fra nett da de «vurderer kvalitetssikringen av dokumentene i arkivbasen til ikke å være på høyt nok nivå», ifølge Lisbeth Viken, leder av avdelingen for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU.

Det skrev hun i en epost til Universitetsavisa da vi spurte hvorfor journalene ikke lengre ligger ute på internett. I den samme eposten påpeker hun at NTNU ikke ikke er pålagt å ha journalen liggende åpent på nett, men at de er «Pålagt å tilgjengeliggjøre offentlig journal ved etterspørsel».

- Det stemmer at de ikke er forpliktet til å publisere den, men om noen ber om den, skal de kunne sende den ut. I loven heter det at den skal sendes «uten ugrunnet opphold», det vil si samme dag og senest innen tre dager. Det å gi innsyn i journalen er såpass enkelt at det bør kunne gis på en dag, sier Foss.

- Ingen gyldig unnskyldning

Så da prøver vi. Onsdag klokken 14.47, syv minutter etter at Viken svarte på vårt spørsmål om hvorfor journalen ikke ligger ute, ba vi henne om å sende oss journalen. Torsdag morgen sendte vi epost til avdelingen hun er leder for og etterspurte listene på nytt, noe vi så også gjorde fredag. Ingen av de tre henvendelsene ble besvart.

Mandag morgen ble det på nytt sendt eposter til både avdelingen for dokumentasjonsforvaltning og Viken selv. I tillegg ble Viken forsøkt oppringt ved to anledninger i løpet av dagen, samt forsøkt kontaktet per sms. Til slutt fikk vi svar fra avdelingen for dokumentasjonsforvaltning. De kunne opplyse at det ikke var mulig å sende ut journalene da de ikke hadde ressurser til å gjennomgå dem.

- Det med ressurser er et stadig tilbakevendene argument når forvaltningen ikke gir innsyn, men det er ikke en gyldig unnskyldning. Både Stortinget og sivilombudsmannen har fremhevet at de har en plikt til å følge loven, og en plikt til å tilrettelegge slik at det er så enkelt som mulig å få innsyn, sier Foss og legger til:

- Som utdanningsinstitusjon bør NTNU ha forståelse for denne viktige demokratiske rettigheten.

- Slik skal det ikke være

Organisasjonsdirektør Ida Munkeby er øverste ansvarlige for avdelingen for dokumentasjonsforvaltning. Avdelingen ble opprettet ved årsskiftet som et resultat av fusjonsprosessen.

Hun bekrefter at avdelingen ikke har vært i stand til å kvalitetssikre ferdige dokumenter som grunnlag for offentlig journal siden årsskiftet, og dermed ikke har noen journal de kan offentliggjøre. Selv ble hun kjent med dette mandag.

- Dette er en nyopprettet avdeling med 28 medarbeidere som har vært gjennom en flytting og som har hatt hovedfokus siden opstarten på virksomhetskritiske oppgaver. Arbeidspresset har vært høyt, og derfor er ikke journalene ført slik de skal, sier hun.

Hun påpeker at det er en forklaring, men ikke noen unnskylding for at det er blitt som det er blitt, men sier at NTNU nå jobber for å få ryddet opp i dette.

- Vi har satt igang en prosess for å få orden på postjournalene igjen. I første omgang skal vi få journalført for de siste to ukene, også må vi bare ta resten fortløpende. Det er naturligvis viktig at vi følger norsk lov, og slik som dette skal det ikke være, sier hun.

Lisbeth Viken skriver i en sms til Universitetsavisa fredag ettermiddag at de «har et sterkt ønske om å bidra til et transparent NTNU». Hun skriver videre at postjournal fra hele NTNUs virksomhet vil ligge ute på nett fra høsten av.