Spørsmålet om å bruke IKT-utstyr på jobben versus privat, er aktualisert etter at NTNU nå ønsker innsyn i Øyvind Eikrems e-postkasse og annet elektronisk utstyr.
Ifølge Khrono er målet å avklare mistanken om han har brukt datautstyr som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for ham, for å spre det NTNU omtaler som hatefulle ytringer via en anonym Facebook-konto.
- Stort herredømme over bruk og innhold
Blir ansattes ytringsfrihet begrenset når de bruker mobiltelefon, e-postkasse, iPad og annet utstyr eid av NTNU? Og bør alle ansatte være forsiktige med å ytre private synpunkter når IKT-utstyret er stilt til disposisjon av arbeidsgiver?
Universitetsavisa har bedt LO-advokat Karl Inge Rotmo om å avklare hvilke begrensninger bruk av arbeidsgivers IKT-utstyr setter for ansatte. Han uttaler seg ikke om Eikrem-saken siden han ikke har inngående kjennskap til den, men redegjør her for hvordan regelverket skal forstås.
Rotmo er leder for LOs juridiske kontor i Midt-Norge, har 20 års erfaring som advokat og arbeider med ulike arbeidsrettslige spørsmål.
Hjemmekontor i koronaens tid
Innledningsvis forteller han at Arbeidsmiljøloven sier lite om problemstillingene ovenfor. I dag er det Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale, som gjelder.
- I disse tider med korona og økt bruk av hjemmekontor er de kolliderende interessene aktualisert: Arbeidsgivers interesser på den ene siden og det å ivareta arbeidstakers personlige integritet på den andre, sier han.
Regelverket er slik, ifølge Rotmo, at når arbeidsgiver eier PC, iPad og mobil, så har han et ganske stort herredømme over bruken og innholdet. For å balansere dette har lovgiver begrenset arbeidsgivers rett til å gjøre seg kjent med innholdet.
- Den store oppfordringa fra Datatilsynet er at ansatte bør bruke eget eid utstyr til personlig kommunikasjon, sier han.
Ikke innsyn i privat e-post
I NTNUs IKT-reglement står det:
«NTNU har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakers e-postkasse eller hjemmeområde, mv. i følgende tilfeller:
- Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten.
- Når det er begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.»
Disse formuleringene er i tråd med dem som står i forskriften.
- Arbeidsgiver kan aldri gå inn på den ansattes private e-post, sånn som hotmail, gmail og lignende. Det er det forbud mot. Her har arbeidstaker en beskyttelse selv om man bruker arbeidsgivers utstyr, forklarer Rotmo.
Selv om arbeidsgiver har innsynsrett, kan det være taushetspliktregler som begrenser innsynet og ikke gir rett til innsyn. For eksempel forskningsmessige forhold.
Ikke vetorett mot innsyn
Ifølge Khrono foregår innsyn ved at arbeidsgiver søker på bestemte ord basert på mistanke eller arbeidsgivers behov. Ved innsyn vil de ikke få innblikk i alt som ligger på innboksen til en ansatt.
- Hva skjer hvis arbeidsgiver søker etter bestemte ord og så dumper borti svært private opplysninger de ikke har rett til å se?
- Hovedregelen er at den ansatte skal varsles og kan være til stede. Når det først er gitt innsyn er det ikke lett for arbeidstaker å si at dette er privat informasjon, dette må dere ikke åpne. Ansatte har ikke vetorett mot innsyn. En arbeidstaker kan i beste fall få en etterfølgende oppreisning, fra for eksempel Datatilsynet, på at det var ulovlig, sier LO-advokaten.
Han opplyser at regelverk og praksis tilsier at arbeidsgiver skal være selvkritisk ved sin gjennomgang og unngå å ta seg inn i private eller uvedkommende e-poster. Kommer de over slike, skal de straks lukkes.
- Her er arbeidstaker overlatt til arbeidsgivers lojalitet. Har arbeidsgiver satt seg inn i informasjon han ikke har krav på, så kan skaden allerede være gjort.
Han sammenlilner med USA. Der er vi vant til at advokater ved bevisføring spretter opp og roper «Objection, your Honor!» I Norge er det fri bevisvurdering og det er ikke forbud mot ulovlig ervervete bevis. Da blir det ei konkret vurdering.
- Det er ikke gitt at en arbeidsgiver, som på ulovlig vis blir kjent med e-postkorrespondanse han ikke har rett til å gjøre seg kjent med, blir avvist i norsk domstol, sier han.
- Svært skjønnsmessige kriterier
Arbeidsgiver har heller ikke plikt til å varsle, ifølge regelverket. Arbeidsgiver skal bare varsle så langt det er mulig.
- Er de redde for at bevis kan bli ødelagt, kan de i utgangspunktet kjøre på. Datatilsynet avgjør om de kan bli felt for ulovlig innsyn. Da kan det bli bøtelegging og ansatt får erstatning for tort og svie, men da kan arbeidsgiver allerede ha fått den informasjonen han søkte etter, sier LO-advokaten.
Regelverket sier at det skal foreligge et behov for innsyn. Det ene vilkåret er at man har behov for å ivareta daglig drift, eller hvis noen mistenker at ansatte har brukt jobbens IKT-utstyr til å foreta grove brudd på de pliktene en arbeidstaker har overfor arbeidsgiver. Rotmo forteller at det første eksempelet kan handle om at man venter på et viktig tilbud fra en kunde og så blir økonomisjefen akutt syk.
- Kriteriet om andre berettigede interesser er veldig skjønnsmessig og innholdet er uklart. Her har egentlig arbeidsgiver veldig stort spillerom, sier han.
Terskelen er høyere når det gjelder mistanke om noe kritikkverdig. Her skal det være en begrunnet mistanke og arbeidsgiver må vise at han har en berettiget grunnlag for innsyn.
- Men igjen er det skjønnsmessige kriterier som ikke gir fullgod beskyttelse for arbeidstaker, konstaterer Rotmo.
- Utsetter seg for risiko
Mange bruker mobiltelefon, PC og annet datautstyr eid av arbeidsgiver og bruker også dette utstyret til privat bruk. I det siste har det vært diskusjoner om hvor vide rammene er for akademikeres ytringsfrihet, ikke minst etter at det ble påstått at Eikrem har ytret synspunkter anonymt på Facebook. Kan ansatte ytre hva som helst på fritida uten å få arbeidsgiver på nakken?
- Har du på PC og mobil en åpenbart privat e-postkonto, så kan aldri arbeidsgiver gå inn og få innsyn der. Bruker du arbeidsgivers e-post til private ytringer, så er det et samrøre. Da ligger den på ei e-postkasse arbeidsgiver har stilt til disposisjon. Da har man utsatt seg for en risiko for at personlige ting kommer arbeidsgiver i hende, sier Rotmo til Universitetsavisa.
- Hva hvis arbeidstaker får et varsel om innsyn, overfører alt til en ekstern harddisk, sletter alle opplysninger og gjemmer harddisken under senga?
- Arbeidsgiver har også innsyn i datamateriale som er slettet. Ligger det på en server og kan spores opp, så kan man få innsyn. Her blir det kanskje mer snakk om dataferdighet og hvordan man greier å slette sine spor, sier han.
«Tap av omdømme»
I NTNUs IKT-reglement står det også: «Bruker skal ikke benytte NTNUs IKT-infrastruktur på en måte som kan utsette NTNU for tap av omdømme.»
- Hvordan skal vi tolke dette? En forsker som sier han ikke tror på menneskeskapte klimaendringer, eller kommer med innvandringsfiendtlige synspunkter kan jo påvirke NTNUs omdømme?
- Her har NTNU ei utfordring. Her skal man bruke eget regelverk og prøve seg mot Grunnlovens rett til ytringer. Det blir krevende. Man har en grunnlovsfestet rett til ytringer. Antakelig er dette ei presisering av den alminnelige lojalitetsplikt og at man ikke skal opptre i strid med arbeidsgivers interesser. Det skal være vektige grunner for å gripe inn i ei meningsutveksling selv om de er kontroversielle for flertallet, svarer Karl Inge Rotmo.
Rådet til LO-advokaten er dermed klinkende klart og i tråd med Datatilsynets oppfordring:
- Ansatte må skille mellom personlige e-poster og e-poster i jobbsammenheng, og bruke privat utstyr for privat kommunikasjon.
Protest mot innsyn
Øyvind Eikrem har uttalt til NRK at han stiller seg uforstående til hvordan NTNU som arbeidsgiver kan kreve tilgang til hans private e-postkorrespondanse og materiale som ligger på datamaskina hans. Han har hele tida nektet for at han står bak Facebook-ytringene.
Eikrem mener det som påstås ikke er noe lovbrudd. Advokaten hans har levert inn en protest til NTNU. Står universitetet på sitt, varsler advokat Torfinn Svanem at han vil gå til rettslige skritt på vegne av Eikrem.
Mandag ga NTNU, ifølge Khrono, beskjed om at de fortsatt ønsker innsyn.
Ifølge NTNUs IKT-reglement er det øverste leder ved enheten som begjærer innsyn i samråd med leder av HR/HMS-avdelingen og systemeier. Det er organisasjonsdirektør Ida Munkeby som tar beslutning om innsyn.
