Bruken av advokater og konsulenter hindrer at allmennheten får innsyn
- Vi ser det brer om seg. Offentlige virksomheter har funnet ut at det er en god idé å sette ut granskninger til private, og unngår i praksis offentlig innsyn, sier Vegard Venli, medlem av Pressens offentlighetsutvalg.
- Et smutthull i loven gjør det fullt mulig i dag å omgå det innsynet som offentligheten er ment å skulle ha, sier NRK-journalist Vegard Venli. Privat
De siste årene har det vært en økning i bruken av eksterne tjenester ved universitetene. Ved NTNU har både fagforeningene og ansattrepresentanter i NTNUs styre uttrykt skepsis til det økte omfanget. Eksterne konsulenter og advokatfirma blir brukt til å granske for eksempel arbeidsmiljøkonflikter.
Vegard Venli er en prisbelønt journalist som holder foredrag om bruk av offentlighetsloven som journalistisk verktøy. Han jobber i NRK.
Om disse tjenestene skal være offentlige eller private, er ikke noe Venli tar stilling til. Han er derimot opptatt av hva bruken av eksterne tjenester har å si for offentlighetens muligheter for innsyn.
- Et smutthull i loven gjør det fullt mulig i dag å omgå det innsynet som offentligheten er ment å skulle ha. Dette er ikke god praksis og strid med intensjonene bak offentlighetsloven, sier han til Universitetsavisa.
Bakgrunnen er problemene med innsyn som oppstod da Grimstad kommune leide inn et privat konsulentselskap for å utarbeide en rapport om leverandørkontroll.
En journalist i Agderposten ba om innsyn i en Power Point-presentasjon som konsulentselskapet holdt i et møte med kommunen. Da den ble oversendt kommunen etter møtet, var to sider sladdet. Journalisten ville ha innsyn i hele dokumentet. Kommunen avslo og viste til at selskapet ikke ville sende ut hele presentasjonen. .
Siden det usladdede originaldokumentet ikke var oversendt fra konsulentselskapet til kommunen, var det ikke mottatt av kommunen og kunne ikke regnes som del av kommunens saksdokument.
- Bør sikre offentlig adgang
Etter flere klagerunder uten hell, klaget avisa saken inn for Sivilombudsmannen i 2018. Der ble konklusjonen:
«Ombudsmannen er kommet til at kommunen ikke hadde ivaretatt hensynene bak offentleglova og offentlighetsprinsippet i saksbehandlingen. Ombudsmannen mener at kommunen ved bruk av eksterne private konsulentfirmaer i fremtiden må sikre seg tilgang til dokumenter firmaet har utarbeidet på grunnlag av dokumentet»
- Når offentlige virksomheter inngår avtaler med private granskere, må de sørge for å avtalefeste at alle opplysninger som hentes inn på vegne av det offentlige også leveres tilbake til det offentlige. Hvis ikke mister man informasjonstilgangen offentligheten skulle hatt tilgang til, og som man ville hatt tilgang til hvis noen internt i bedriften utførte granskningen, sier Venli.
Han mener Sivilombudsmannens uttalelse fra 2018 er viktig og bør være førende for offentlige virksomheter.
Innsynstrøbbel 2
Det ferskeste eksemplet han kjenner til, gjelder derimot ikke privat virksomhet. Det handler om regjeringas organisering av koronakommisjonen.
I proposisjonen beskriver Regjeringa hvordan kommisjonen kan gå fram for å unngå at referatene fra intervju med informanter blir offentlig. Dersom referatet ikke sendes til noen utenfor kommisjonen eller til den som ble intervjuet, kan dokumentet automatisk unntas som internt. Informanten kan heller møte opp på kontoret og lese det der. For dersom den intervjuede får en kopi av referatet, kan det ikke lenger unntas offentlighet.
Ifølge Venli er alle som ønsker innsyn prisgitt hvilke avtaler universiteter og de private granskerne inngår. Er oppdraget fra et universitet kun at de skal få en granskningsrapport fra eksterne konsulenter og advokater, så er det denne rapporten som er offentlig. Alle andre dokumenter og nedtegnelser, som normalt ville vært offentlige saksdokumenter og utgjort en dokumentasjon, blir ikke omfattet av offentlighetsloven fordi de ikke sendes tilbake til det offentlige.
- En slik praksis uthuler ikke bare offentlighetsprinsippet og at ansatte ikke får fullt innsyn i hva som har skjedd, men svekker også de offentlige virksomhetenes muligheter for dokumentasjon, sier han.
Innsynseksperten advarer offentlige virksomheter mot å benytte seg av det han beskriver som et smutthull. Det gir grobunn for mistanke og spekulasjoner om at en granskning ikke går rett for seg og at fakta, som kanskje ligger noe utenfor mandatet, blir holdt skjult, advarer Venli:
- Det svekker tilliten til granskningsinstituttet og grunnlaget for granskerens konklusjon når man ikke er sikker på at grunnlaget er etterprøvbart, sier han.
Han understreker at innsyn i private granskninger må foregå slik at varslerne ikke blir skremt fra å varsle, eller at identiteten blir offentliggjort. Han mener at det er det fullt mulig å sikre, selv om dokumentene på vanlig måte omfattes av offentlighetslovens virkeområde.
- Loven inneholder en rekke hjemler, blant annet taushetsplikt, som er ment å beskytte varslere og informanter, sier Vegard Venli.
Universitetsavisa har stilt følgende spørsmål til NTNU, med skriftlig svar fra organisasjonsdirektør Ida Munkeby:
- Hva er NTNUs refleksjoner rundt at kjøp av eksterne tjenester fra advokater og konsulenter gjør innsyn vanskeligere for media og annen allmennhet?
- Først vil jeg presisere at bruken av eksterne konsulenter og advokater ikke er noen strategi for å unngå offentlighet. I konflikt- og i personalsaker er de fleste dokumenter normalt unntatt offentlighet. Derfor har det liten betydning for medias muligheter til innsyn om saken behandles internt eller eksternt, svarer Munkeby.
Munkeby mener at NTNU ideelt sett burde hatt kapasitet til å håndtere alle saker innomhus. Men av og til er sakene så store og komplekse at de må kjøpe ekstern hjelp:
«Dette gjelder noen få unntak, og er på ingen måte regelen. For eksempel i komplekse arbeidsmiljøkonflikter kan sakene være svært arbeidskrevende og kreve juridisk ekspertise innen et smalt fagfelt. Da hender det at vi finner det nødvendig å kjøpe oss ekstra kapasitet. Uten dette ville saksbehandlingstiden blitt uforsvarlig lang», skriver hun.
- Har dere på noe vis kontraktfestet tilgang til underlagsdokumenter i avtalene dere har med Simonsen Vogt Wiig og Stamina AS om faktagranskninger o.l? Hvis ja,hvilke formuleringer om innsyn har dere? Hvis nei: Er dette noe dere kan tenke dere å gjøre?
- Rammeavtalene sier ikke at NTNU skal ha tilgang på underlagsdokumentasjon. Etter NTNUs retningslinjer for konflikthåndtering mv. pkt. 7.6, står det at «Undersøkelsen og rapporten er alltid arbeidsgivers eiendom.» men det betyr ikke at det foreligger krav om at vi skal ha alt materiale overlevert automatisk. Det gjøres kun etter forespørsel, svarer Munkeby.
Hun viser til at underliggende saksdokumenter - og særlig referat fra samtaler - reguleres normalt i mandatet for oppdragene til den eksterne konsulenten. For eksempel kan det stå:
« Referat fra samtaler oppbevares hos XX, og vil i utgangspunktet kun bli utlevert til oppdragsgiver dersom oppdragsgiver ber om dette.»
- Som sagt i i forrige svar, er slike referat uansett å anse som taushetsbelagt informasjon, svarer organisasjonsdirektøren.
Avslutningsvis skriver hun:
«Vanligvis har ikke arbeidsgiver bruk for alt av underlagsdokumenter, men det kan tenkes situasjoner, for eksempel en etterfølgende rettsak, hvor slike dokumenter bør fremlegges i saken. Da vil NTNU som regel forespørre konsulentfirmaet om å få utlevert dokumentene.»
