IT-sjefen har meninger om den nye digitale hverdagen og vil gjerne fortelle hvordan de jobber på IT-avdelingen ved NTNU.
- Vi ønsker å være en pådriver. Vi vil gå foran og ta i bruk nye arbeidsformer, varsler han.
De cirka 200 ansatte ved IT-avdelingen har også fått endret arbeidshverdagen betraktelig de siste åtte månedene. Mange jobber hjemmefra og antallet videomøter har økt.
- Vi ser for oss at det løftet som nå skjer, blir varig. Løsninga med hybrid arbeidsplass gir oss en helt annen mulighet til å være fleksibel, den gir oss frihet og gjør oss mer effektive, sier NTNUs IT-sjef.
Ifølge Alstad innebærer en hybrid arbeidsplass ikke bare at vi av og til jobber på campus og av og til hjemmefra. Nei, nå er det mulig å jobbe hvor som helst: På hytta, i bilen, hjemme, eller på campus. Hvor du måtte ønske.
- Vi tror ikke på hundre prosent fysisk tilstedeværelse på IT, sier han.
Upersonlige cellekontor
IT-avdelingen holder til på Sluppen, flere steinkast unna Gløshaugen. Det er veldig stille når UA er innom. Et fåtall sitter foran PC-en i et åpent kontorlandskap.
Det er ikke bare hvor de IT-ansatte jobber, som har endret seg siden campusene ble stengt 12. mars. IT-sjefen har også fått et nytt syn på enekontor. I et intervju med Alstad for ett år siden var budskapet fra IT-avdelingen følgende: «Her er de storfornøyde med «free seating» og «clean desk».
- Flere burde prøve, sa Alstad den gangen.
Nå har koronaviruset fått ham til å se verdien av enekontor.
- Før var vi opptatt av åpent kontorlandskap, nå tenker vi å bygge igjen noe av det og heller få små, upersonlige cellekontor som ansatte kan booke.
Her kan en ansatt for eksempel sitte og ha videomøter med andre. Den økte bruken av slike møter fører til et behov for en blanding av det å være tilgjengelig og det å kunne sitte uforstyrret i et rom utstyrt for videomøter.
- Cellekontoret vil få en renessanse, men i en ny form når vi nå jobber mer digitalt, sier han.
Alstad ser for seg at det samme kan skje på campus for studentene. Mange kan være på campus og følge ei forelesning digitalt. Da trenger de flere rom og båser slik at de kan sitte uforstyrret.
Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.
Færre tidstyver
Ved IT-avdelingen følger de en lokal smittverninstruks om at maks fire personer kan sitte fysisk sammen på et møte. Er det én som må delta digitalt, så skal alle gjøre det.
- Vi tillater ikke mange fysiske møter. Mulig vi øker begrensninga på fire når covid-19 er over. Digitale møter gjør at det ikke lenger er noe problem å ha møter kant i kant. Før måtte jeg for eksempel kjøre fra Sluppen til Gløshaugen. Alt er mer lettvint, sier han.
Ledergruppa har det de kaller «sit down», hvor de møtes en halvtime hver dag. Da får de snakket sammen og har det samme arbeidsrommet på Teams. Gjennom hele dagen chatter de med hverandre.
- Innboksen min på e-post har gått ned. Det er deilig, før var den en stor tidstyv. Ved å legge om arbeidsformene, er vi minst like effektive som før, konstaterer IT-sjef Alstad.
Tar mer grep om det sosiale
Men så er det det sosiale, da. Vi hører om ansatte som vansmektet på hjemmekontoret og som trippet etter å komme seg tilbake på campus. Og studentene har uttrykkelig gitt beskjed om hvor viktig det fysiske læringsmiljøet er.
- Det sosiale er en utfordring. Ledelsen må engasjere seg mer for å få på plass sosiale tiltak. Vi kan ikke lene oss på at enkelte medarbeidere sørger for det sosiale slik vi gjorde før. Vi må jobbe mer med den uformelle sosialiseringa og se på slike tiltak som en del av virksomheten.
Ifølge Alstad har de kjørt artige stunt. De bestilte ei matvogn som serverte lunsj ute, det har vært pizzalunsj hvor alle møter opp. Nå er de i gang med en digital julekalender, der mange ansatte må bidra. Et glimt av hva den vil inneholde så vi på en av pultene. Der lå det en julegenser pent dandert.
Digitalt juleshow blir det også under kallenavnet «Skravland», med inviterte gjester. Her vil blant annet rektor Anne Borg, professor Aksel Tjora og leder Åste Solheim Hagerup i Studenttinget delta. Showet blir streamet live på Youtube.
Utfordrer «konservative krefter»
- Hvilke tilbakemeldinger har ansatte i IT-avdelingen gitt på alle disse endringene?
- Det er ikke foretatt en undersøkelse på hvordan de har det, men jeg har månedlige møter med tillitsvalgte og verneombud. Det er ikke kommet inn noen klager.
- Tvert imot har vi heller fått meldinger om at folk som har små barn og lang reisevei har fått en enklere hverdag ved å velge hvor de skal jobbe, sier Håkon Alstad.
Han tror også flere digitale møter kan ha en positiv effekt på rekruttering.
- Hvis Trondheim ikke har den kompetansen som trengs, er det ikke noe i veien for at vi for eksempel ansetter en programutvikler som bor i Brønnøysund. De digitale løsningene gir oss rom for å tenke annerledes.
IT-sjefen vil at IT-avdelingen skal gå foran og inspirere andre ved NTNU.
- Det er en del sterke konservative krefter som ønsker alle tilbake til campus og mye mer bruk av fysiske møter. Vi utfordrer folk som fortsatt er på 11. mars. Vi mennesker liker ikke endringer før vi blir kastet ut i det. Da takler vi det fint. Vi har taklet de siste månedene helt fantastisk. Vi gir glipp av disse erfaringene hvis de konservative kreftene får for mye makt, sier han.
