Malmø-ledelsen gjør retrett om åpent landskap og clean desk

Niagara-bygget i Malmø skulle vise for omverdenen det mange ikke trodde var mulig: At også tilsatte i kunnskapssektoren kan trives med å arbeide i åpne kontorlandskap.

Under slagordet slagordet «mötesplats, kommunikation, öppenhet, flexibelt och innovation» ble bygget åpnet. Niagara-bygget kostet 750 millioner svenske kroner å bygge, og er høyskolens nest største. Det rommer to fakulteter, 500 tilsatte og 4500 studenter.

Huset ble kåret til årets bygg i Sverige, og har et aktivitetsbasert konsept, med fleksible plasser og «clean desk». Representanter fra flere norske universiteter og høyskoler dro på synfaring til Sverige for å ta kontorfyrtårnet i nærmere øyensyn. Var det slik de skulle jobbe i fremtiden? 

I Malmø var alt protestene havnet på ledelsens bord. Kort tid etter at huset var åpnet, var det tydelig at de tilsatte ikke trivdes. Mange fant ikke arbeidsro i det fleksible og innovative landskapet. De valgte å arbeide hjemme.

LES OGSÅ: Bengt vil helst jobbe hjemmefra

LES OGSÅ: Forskere i Malmø flykter fra flexikontorene

Rektor: –Ikke effektivt

Ifølge avisen Sydsvenskan er en ombygging på trappene, skriver På Høyden. To år etter at bygget sto klart, skal det nå bygges om, skriver avisen.«Fleksibilitet» skal fremdeles være institusjonens fane. Men flere vegger kan være på vei opp igjen.

– Vi må ta en gjennomgang av Niagara. Dette er ikke effektivt, sier rektor Kerstin Tham til avisen Sydsvenskan.

En egen arbeidsgruppe skal kartlegge hvordan personalet ønsker å ha lokalene sine. De skal også se på hvordan fremtidige forskningssentre kan vokse fram i lokalene til det nye universitetet.

Prodekan: – Ikke var godt nok forankret løsning

Prorektor Per Hillbur sier til På Høyden at prosessen fram mot det åpne landskapet ikke var den beste.

– I prosessen med å fullføre Niagara var byggeprosessen i seg selv skilt fra arbeidet med å planlegge behovene til virksomheten. Til slutt bestemte den nåværende ledelsen seg for en løsning som ikke var forankret i organisasjonen, til tross for omfattende workshoparbeid med de ansatte på et tidligere stadium. Beslutningen om Niagara ble tatt på en tid med generelle nedskjæringer og på en tid hvor andre upopulære beslutninger ble tatt. Dette har absolutt bidratt til den utbredt misnøyen med bygningen. Det vi gjør nå er å prøve å rette opp dette, dels ved å lytte til virksomhetens behov. Samtidig er et universitet som organisasjon stadig skiftende, og derfor bør vi finne løsninger som er fleksible og bærekraftige. Dette er en utfordring, sier Per Hillbur.

Planen var også at forskerne og studentene skulle ha flere møteplasser. Studentene skulle fritt kunne bevege seg blant de ansatte, var ideen. Problemet var bare at sikkerhetshensyn gjør at enkelte etasjer er stengt for studentene. 

Dessuten savner både studenter og tilsatte grupperom, skriver avisen Sydsvenskan.

– Erfaringen med bygget er blandet. Noen miljøer - som vi kaller aktivitetsbaserte - fungerer godt og reflekterer godt arbeidsmetodene til disse gruppene. For andre deler av virksomheten har det vært store forventninger til egne rom - cellekontorer - noe som egentlig ikke var en realistisk løsning for alle. I stor grad er dette lærere og forskere som er bundet til arbeidsplassen med arbeidsmateriale og bøker, samt personer som lett blir forstyrret i et mer åpent miljø, på grunn av telefonsamtaler etc.

Det er veldig tydelig at ulike grupper stiller ulike krav til arbeidsmiljøet, sier Per Hillbur.

Kan ikke love egne kontorer til alle

– Hva tenker dere om at så mange ansatte mistrives i de nye lokalene, og velger å jobbe mer hjemmefra?

– Et viktig utgangspunkt må være at det fungerer å «jobbe på jobb». Dette skaper godt samspill med studentene, og vi ønsker å ha kreative og samarbeidende forsknings- og studiemiljøer. Samtidig vet vi at forskere ved andre universiteter ofte foretrekker å jobbe hjemme. Det ser imidlertid ut til at flere valgte å jobbe hjemmefra siden vi flyttet inn i Niagara, noe ingen tjener på. Ambisjonen er at alle som ønsker det skal ha sin egen arbeidsplass - om enn ikke et eget cellekontor.

Per Hillbur kan ikke love egne kontorer til alle som ønsker det. Han viser til økonomi, plasshensyn og bærekraft.

– Huset er for lite til at alle skal ha sitt eget cellekontor. Det er heller ikke en langsiktig, bærekraftig eller attraktiv løsning. Vi holder på å utvikle alternativer som de ulike gruppene i huset burde kunne ta hensyn til - ulike typer miljøer. Det bør være klart hva de ulike løsningene koster, slik at institusjonene kan velge en løsning som passer dem både når det gjelder arbeidsmåte og økonomi. Det blir dyrere å lage flere cellekontorer, så om man velger det må man også regne med større utgifter. Vi skal se til at det blir en bra helhetsløsning, på sikt, som kan takle forandringer i organisasjonen. Bygger vi bare for dagens behov kan vi regne med at vi trenger en annen løsning om noen år.

Dette er Niagara-bygget i Malmö: 

- Niagara-bygget er en del av Högskolan i Malmö, en institusjon som blir universitet 1. januar 2018.

- Niagara-bygget er høyskolens nest største, og sto klar i 2015. Bygget er på 25 000 kvm. 

- Bygget kostet 750 millioner svenske kroner.

- Niagara er bygd for to fakulteter, 500 tilsatte og 4500 studenter.

- Byggherre er Akademiska Hus.

- Arkitekt er Lundgaard & Tranberg.

- Huset ble kåret til årets bygg i Sverige, og har et aktivitetsbasert konsept med fleksible plasser og «clean desk».