Det europeiske nettverket av offentlige eiendomsforvaltere, norske Statsbygg inkludert, har laget en guide som skal fungere som en veileder for alle som ønsker å ta i bruk såkalte aktivitetsbaserte arealer, eller åpne kontorlandskap uten faste plasser, men med forskjellige soner forbeholdt forskjellige behov.
Guiden skal forklare hvordan de aktivitetsbaserte arbeidsplassene fungerer. I en pressemelding oppsummerer Statsbygg det slik:
«Det er arbeidsoppgaven din som bestemmer hvordan og hvor du jobber. Må du konsentrere deg kan du sette deg på et eget kontor. Skal dere gjennomgå en rapport kan dere booke et møterom. Skal du drodle kan du samle en gjeng i sofaen ved kaffeautomaten».
- Denne veiledningen gir oss en kunnskapsbasert forståelse av hva aktivitetsbaserte arbeidsplasser er på sitt beste. Virksomheter som lykkes med denne måten å jobbe på, kan utnytte arealene sine mer effektivt enn i dag samtidig som kvaliteten på arbeidet blir enda bedre, sier administrerende direktør i Statsbygg, Harald Nikolaisen, i pressemeldingen.
Nikolaisen er for ordens skyld også president i nettverket som har totalt 23 medlemsland. Til å utarbeide guiden har nettverket engasjert Juriaann van Meel, som omtales som en ekspert på feltet. Van Meel er eier det nederlandske selskapet Icop som jobber med utvikling av kontorplasser, og han har også skrevet en rekke bøker om temaet. Han har også en doktorgrad i temaet fra Technische Universiteit Delft i Nederland.
Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.
Kan gi helsefordeler
Under avsnittet om hvordan en skal gjøre overgangen til slike aktivitetsbaserte areal til en suksess, skriver van Meel blant annet at en må se på overgangen som del av et større arbeid for større myndiggjøring av ansatte og for fleksibilitet. Han viser også til at det er viktig å inkludere de ansatte for å skape engasjement rundt endringen.
Og engasjement har det vært i arbeidet med innføring av aktivitetsbaserte areal i Norge, om enn ikke av det positive slaget.
LES OGSÅ: Vil ha kontor framfor areal til studentene
LES OGSÅ: Fortvilte NTNU-ansatte i Brennpunkt-dokumentar
LES OGSÅ: Aktivitetsbaserte kontor kan gi 30 prosent tap i effektivitet
LES OGSÅ: NTNU Energi fikk bygd om åpent kontorlandskap til cellekontorer
Det legges også vekt på at en må ta tilbakemeldingene fra ansatte på alvor for å unngå at de slår tilbake, men at en samtidig ikke kan ta hensyn til alle tilbakemeldinger. I tillegg må en for at løsningen skal bli en suksess, passe på at akustikken er god, at alle arbeidsplasser er bra nok, gjøre det hjemmekoselig og unngå store åpne arealer, samt skape et kontor hvor ansatte føler seg hjemme til tross for mangelen på en personlig arbeidsplass.
Veilederen lister også opp flere mål ved overgangen til aktivitetsbaserte areal. Blant mer selvsagte målsetninger, som for eksempel lavere kostnader, mindre klimaavtrykk, økt fleksibilitet og mer samhandling, nevnes også økt produktivitet gjennom mer tilpassede arbeidsplasser. Bedre helse som resultat av mer bevegelse, nevnes også som en mulig målsetting en kan sette seg for en slik overgang.
«Det sies ofte at stillesitting er den nye røykingen - noe som ikke er sant ettersom røyking er mye verre - men stillesitting går utover folks helse. Aktivitetsbasert arbeid kan føre til en sunn arbeidsmåte ettersom konseptet legger til rette for bevegelse og også ofte tilbyr ergonomiske arbeidsplassløsninger som for eksempel skrivebord som kan heves og senkes(journ.oversettelse)» skriver van Meel i veilederen.
Nå skal det sies at helsefordelene er selvrapporterte, og at det er sammenlignet med vanlige åpne landskap de aktivitetsbaserte arealene gjør det bra. Veilederen påpeker at også de tradisjonelle kontorene gjør det bra når de sammenlignes med åpne landskap.
Når det gjelder økt produktivitet påpekes det også at dette er vanskelig å måle, og at dataene de har tilgang til viser stort sprik. Det de derimot har kommet frem til, er at det er personer med svært varierende arbeidsoppgaver som opplever størst bedring ved overgangen til aktivitetsbaserte areal.
Slik bør problemene løses
Veilederen har satt av et helt kapittel til forslag til løsninger på de vanligste problemene folk rapporterer ved overgangen til aktivitetsbaserte areal. Det første problemet som adresseres er lyder og distraksjoner, noe van Meel mener blant annet kan løses gjennom nok stillerom, møtearealer, oppdeling av lokalet etter lydnivå, regler for lyd fra telefoner og datamaskiner og skillevegger for å hindre visuelle distraksjoner.
Følelsen av å ikke høre hjemme et sted mener han blant annet kan fikses gjennom å lage egne «ankerpunkt» som skal fungere som et naturlig første samlingssted for personer som hører til samme gruppe. I tillegg tar han til orde for egne områder hvor ansatte kan samle trofeer, bilder av seg selv og andre mer personlige ting, samt det å dele arbeidsplaner slik at alle vet hvor de kan finne igjen kollegaene sine. Han mener også avtalte sosiale hendelser som felles lunsj kan løse dette problemet.
For å unngå at enkeltpersoner tar over arbeidsplasser ved å legge igjen personlige eiendeler eller lignende, skriver han at det må være enkelt å flytte mellom arbeidsplasser, samt at renholdspersonell må vaske og rydde alle arbeidsplasser ved arbeidsdagens slutt. I tillegg mener han at det å rydde arbeidsplassen en har brukt ikke bare bør være en regel, men legges frem som en måte å ta hensyn til kollegaer på.
Det bør også være lett å finne ledige arbeidsplasser, for eksempel gjennom en app på mobiltelefonen, og for å unngå at folk ikke finner et sted å jobbe mener van Meel også at det må være reservearealer som kan tas i bruk ved storinnrykk, slik som kantiner og andre pausearealer.
Han mener det også bør finnes gode muligheter til lagring av personlige eiendeler, alt fra skap til bøker og kaffekoppen til garderober for yttertøy og sykkelhjelmer, samt at arbeidsflyten i så stor grad som mulig bør digitaliseres. For å komme dem med bakteriefobi i møte mener han også at rengjøring bør gjennomføres oftere, at det bør settes frem håndvask og at en bør gi alle ansatte egne hodetelefoner, tastatur og mus.
For å gjøre flyttingen fra en arbeidsplass til en annen smidigere, skriver han at alle ansatte bør ha samme utstyr for å lette tilkobling, samt i så stor grad som mulig ha trådløst utstyr for å redusere antall tilkoblinger som er nødvendig. I tillegg bør alt av møbler være lett å justere, og alle ansatte bør få et eller annet å frakte sine personlige eiendeler frem og tilbake i.
Kapittelet avslutter med å si at en må være forberedt på en sunn dose motstand fra de ansatte, men at en kan løse dette gjennom kommunikasjon, å lytte til tilbakemeldinger, involvere de ansatte, lære opp ansatte i nye nødvendige teknologier og å selv lede an som et god eksempel.
Generasjonsskille
I veilederen vises det også til undersøkelser av hva det er folk er fornøyd - og mindre fornøyd - med i overgangen til aktivitetsbaserte arealer.
Jevnt over svarer folk at de er fornøyde med muligheten til å kommunisere, interiøret, komforten og åpenheten i slike lokaler. På den andre siden er mangel på privatliv og dårligere mulighet til å konsentrere seg blant det som trekkes frem som negativt.
Veilederen viser også til at det finnes data som understøtter tanken om at det gjerne er den eldre garde som trives minst i slike arealer. Det skal særlig være de under 31 år som er mest positive til aktivitetsbaserte areal. Van Meel understreker dog at forskjellen mellom aldersgruppene er så liten at det ikke er nok til å generalisere, men legger til at andre faktorer som hvor personer er i karrieren mest sannsynlig spiller en større rolle.
Nikolaisen i Statsbygg omtaler overgangen til aktivitetsbaserte arealer som en måte å møte de klimautfordringene verden står overfor.
- Det er beregnet at 50 prosent av alle kontorarbeidsplasser i Europa står tomme til enhver tid. Dette er en enorm sløsing med ressurser og bidrar til å gjøre bygge- og eiendomsbransjen til en klimaversting, sier han i pressemeldingen.
