Over 170.000 dokumenter mangler fra NTNUs journaler
- Dette er andre gang vi ikke klarer å overholde lovverket her. Vi kommer til å bruke noen måneder på å få hodet over vannet, sier avdelingsleder.
For andre gang på under tre år sliter Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU med å holde postjournalene oppdatert. - Vi tar dette alvorlig, sier avdelingslederen.Kristoffer Furberg
Lisbeth Viken er leder for avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU.Sølvi W. Normannsen
«Jeg legger ved her en Excel oversikt over hvor mange journalposter NTNU ikke har journalført. Dette strekker seg over flere år... ...Jeg varsler om dette fordi det er ulovlig å gjemme denne informasjonen fra folket» skriver en anonym tipser i en epost til Universitetsavisa.
Der forteller hen at det nå skal være så mange som 170.000 journalposter i NTNUs arkiver som ikke er journalført. Etterslepet skal vokst med rundt 40.000 siden mars.
I et forsøk på å få verifisert påstanden om manglende journalføring har Universitetsavisa manuelt kontrollert 178 dokumenter datert august 2019 som ligger i den felles statlige postjournalen eInnsyn. Samtlige har NTNU i en eller annen form eller fasong som avsender. Ingen er i skrivende stund å finne igjen i universitetets egne elektroniske postjournal.
- Det stemmer at vi har pådratt oss et kraftig etterslep i arkivsystemet vårt. Dette er andre gang vi står i en noe krevende situasjon med tanke på at vi ikke overholde lovverket på dette området, sier Lisbeth Viken, avdelingsleder ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU, og bekrefter tallene i den anonyme eposten.
Ifølge loven er offentlige instanser pålagt å føre journal over innkommende, utgående og intern post. Disse journalene er allmennhetens mulighet til å følge med på hva som skjer i offentlige norske virksomheter, og et viktig verktøy for personer og bransjer som ønsker å se forvaltningen i kortene.
- Dette er brudd på norsk lov og manglende respekt for demokratiet. NTNU har plikt til å føre postjournal etter Offentlighetsloven, og det er en demokratisk rettighet å få se denne journalen, sa hun den gang.
Forklaringen fra NTNU var at avdelingen var nyopprettet, og at de 28 medarbeiderne nettopp hadde vært gjennom en flytting. Derfor ble virksomhetskritiske oppgaver prioritert. I den kategorien havnet ikke postjournalene.
To og et halvt år senere står de nok en gang overfor et liknende problem.
- Har tatt tak
- Vi tar dette alvorlig og kommer til å bruke noen måneder på å få hodet over vannet nå. Vi har åpenbart ikke funnet en god nok flyt i avdelingen for å sikre at dette følges opp, sier Viken.
- Hva er årsaken til at dere ikke klarer det?
- Vi er midt oppe i en overgang fra manuelle til mer automatiserte systemer, hvor vi driver utviklingsarbeid som for eksempel robotisering og systemintegrasjon parallellt med den manuelle registreringen og journalføringen. Når vi da er Norges største universitet, eskalerer tallene raskt i perioder hvor vi bruker ressursene mer på noe annet. Vi har tatt tak i skjevheten i høst og setter inn ekstra ressurser for å komme a jour.
- Hvor lenge har dette utviklingsarbeidet pågått? Mesteparten av etterslepet er jo fra før mars i år?
- Et års tid. Også er vi hele tiden inne i andre utviklingsarbeider ved NTNU i tillegg til de som primært gagner vår egen enhet mest, rett og slett fordi dokumentasjonskrav er tilstede mange steder i forvaltningen vår. Men det er en balansegang mellom drifts- og utviklingsarbeidet når det kommer til bruk av ressurser, og det er der vi har kommet skjevt ut for andre gang.
Skylder ikke på ABE
Viken vil likevel ikke peke på ABE-kuttene som forklaring.
- ABE-kuttene er like for alle. Det gjør det strammere, men det er også en gylden mulighet til å tenke nytt. Som blant annet å automatisere større deler av journalføringen. Ved NTNU ønsker vi at så mye som mulig av våre ressurser går til vår kjernevirksomhet, og derfor holdes administrasjonsapparatet stramt. Men vi skal overholde lover og regler, sier hun.
Viken tror den jobben de nå gjør med automatisering og robotisering av journalføringen vil bedre situasjonen betydelig for avdelingen, selv om det også er det som er årsaken til at de nå har havnet bakpå.
- Journalføringen er enn så lenge et manuelt og dermed tidkrevende arbeid. I tillegg tilhører vi den delen av administrasjonen som har svært ulik arbeidsbelastning gjennom året. Både ved studiestart og eksamener kommer er det store megnder vedtaksbehandling og arkivering. Derfor ser vi nå frem mot en høyere grad av heldigitale saksprosesser som vil gi studentene raskere behandling og eneheter som min en noe enklere dimensjonering av ressurser gjennom året.
