Brukerne opplever at de blir avfeid når de vil diskutere kontorløsninger

Forskerne Håkon Fyhn og Martin Loeng fra Institutt for sosialantropologi har i en rapport som publiseres denne uka sett på brukermedvirkningen i campusprosjektet. Brukerne er i denne sammenhengen ansatte og studenter ved NTNU.

– Vi ser at det er en motsetning mellom idealet om å involvere brukerne og hva som er mulig å få til på dette stadiet, sier Fyhn.

– Et illustrerende tema som brukerne tar opp, og som vi kjenner fra kommentarfeltene i Universitetsavisa, er hva slags kontorløsninger vi skal ha, sier Fyhn.

Forskerne har gjort intervjuer og gruppeintervjuer med åtte personer.

– Vi har intervjuet ansatterepresentanter, studentrepresentanter og såkalte tilretteleggere. De sistnevnte er ansatt i Statsbygg eller engasjert fra arkitektkontor for å legge til rette for brukermedvirkning, sier Fyhn.

LES HELE RAPPORTEN HER.

Mangler grunnleggende føringer fra NTNU

Den største utfordringen er at det kommer opp spørsmål som egentlig hører til en annen type diskusjon.

– De som skal tilrettelegge for brukermedvirkning i slike komplekse byggeprosjekter er svært engasjerte i hvordan de skal få til mer demokratisk og mer effektiv brukermedvirkning. Men de ender opp med å få en rekke debatter om organisasjonsutvikling i fanget, som de ikke har mandat til å være jordmødre for, sier Loeng.

Fyhn forklarer nærmere.

– Hvilke kontorløsninger som velges, vil også ha sammenheng med hvordan NTNU skal organisere seg i framtida og hva NTNU skal drive med. Er planen at vi skal jobbe mer hjemmefra? Åpne kontorløsninger skal få folk til å jobbe sammen, men det er jo sannsynlig at det vil føre til at folk jobber mer hjemmefra. Her mangler det nok noen grunnleggende føringer for hvilken vei NTNU skal gå, sier Fyhn.

Tilretteleggerne i brukermedvirkningen er eksperter på å avdekke behov knyttet til bygg og rom.

– Bygg og rom har en innvirkning på retningen som universitetet tenkes å ta. Dette kommer opp i brukermøter om for eksempel kontorløsninger, sier Loeng.

– Man burde nok heller involvert noen som kan organisasjonsutvikling, sier Fyhn.

Prosjektet heter Bedre brukerinvolvering og er endel av programmet Framtidens campus, som er koordinert av NTNU Samfunnsforskning og skal bidra med nyttige innspill til NTNUs arbeid med campusutvikling.

LES MER: Forsker fram ideer til NTNUs nye campus

Usikre på hva som blir med videre av innspill

– Hvor stor påvirkningskraft har brukerne egentlig, når det kommer til stykket?

– Det er usikkert. Brukerrepresentantene vet ikke helt hva som blir tatt med videre av deres innspill, og de er nervøse for at det skal tolkes som om de har akseptert noe de egentlig burde vært uenige i. De opplever også at de blir avfeid av Statsbygg når de understreker hvor viktig kontorløsningene er for dem. De får tilbakemeldinger som "nå kommer dette opp igjen, ja". De opplever at de ikke blir hørt, sier Fyhn.

Veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling, som campusprosjektet faller inn under, understreker hvor viktig det er at prosjekteier sikrer at brukerne blir involvert, og prosjektledelsen må se til at behovene blir ivaretatt i prosjekteringen.

En ansattrepresentant forteller i rapporten: «vi sier igjen og igjen at cellekontor det er det som egner seg best for å dekke våre behov. Vi viser til flere studier. Men så sier arkitekten at "vi hører hva dere sier, men der og der har de funnet ut at åpne kontor er bedre"»

LES OGSÅ: Bekymret for om det blir altfor trangt på Gløshaugen

Brukerne vil også gjerne snakke om at NTNUs motivasjon for å flytte de ansatte fra Dragvoll til Gløshaugen ser ut til å ha endret seg underveis.

– Først var motivasjonen at de som jobbet på Dragvoll trengte mer plass. Nå er samlokaliseringen motivet - en del vil jo oppleve at de får mindre plass etter flyttingen. Dette er også et spørsmål som burde vært behandlet tidligere i prosessen, og som tilretteleggerne ikke kan gjøre så mye med nå, sier Fyhn.

LES OGSÅ: Hvorfor campussamling

Han mener prosessen har gått veldig raskt fra at det ble avgjort at campusene skal slås sammen, til detaljer i byggeprosessen.

– Mange opplever nok at de har sagt ja, men ikke fått være med på prosessen med å avgjøre hva de egentlig har sagt ja til. Når de nå i diskusjonen om fysiske løsninger får vite hva campussamlingen innebærer, ønsker de å si sin mening om det, sier Fyhn.

Seint å diskutere de store spørsmålene

Noen av tilretteleggerne følte at de ble uglesett når de ikke kunne ta tak i de ansattes ønsker.

I rapporten står det: «Et brukermøte om arbeidsplassutforming hvor det foreslås aktivitetsbaserte kontorløsninger kan utløse diskusjoner om i hvilken grad organisasjonen skal ha en slik arbeidsplassutforming. Her kan ønsker komme fram som en del av en virksomhets pågående diskusjon, og tilretteleggerne (som er eksterne) kan ende opp med å måtte ufrivillig stå i denne diskusjonen. I noen tilfeller kan de oppleve at de blir satt i posisjon som «slemme Statsbygg» eller «bad guys»».

Tilretteleggerne mener derfor at de større spørsmålene burde vært avklart tidligere i prosessen.

«Det er stor oppslutning i våre intervjuer for tidlig brukerinnvirkning på byggeprosjektet, og for å utvikle ikke bare «fysisk medvirkning» om løsninger, men også former for «organisatorisk medvirkning»», står det i rapporten.

Loeng mener det er mange fordeler med tidligere brukermedvirkning, og at dette kan være en løsning på de vanskelige vilkårene tilretteleggerne har for sitt arbeid.

– Da kan store spørsmål tas opp uten prosjektstopp, omkamper og pengetap. Det frigjør tid og rom for mer framtidsrettet brukermedvirkning, og skaper rom for modningstid, sier Loeng.

Litt av problemet er at Statsbygg må ha et tildelingsbrev fra staten før de kan involvere brukerne.

– På det tidspunktet er allerede mye av prosjektets rammer satt. Her må det faktisk ganske store endringer til på samfunnsnivå, før vi kan sørge for en tidligere brukermedvirkning, sier Fyhn.

Samtidig er det vanskelig å snakke om utforming mens planene er veldig abstrakte. Det er først når man begynner å lage utkast til fysiske løsninger, at de virkelige konfliktene dukker opp. Men da har man allerede tatt store beslutninger som for eksempel antall kvadratmeter.

– Kanskje kunne brukerne fått mulighet til å leke med modeller tidligere i prosessen, sammen med fasilitatorer og organisasjonsutviklere, sier Fyhn.

Byggebransjen - en tall-orientert verden

Tilretteleggerne sier selv at bygg- og eiendomsbransjen ikke alltid er rigget for å håndtere den menneskelige kompleksiteten i brukerinvolveringen.

Bransjen kan være: «veldig sånn konkret, tall-orientert verden, og sånn sett mindre menneske-orientert verden.» (sitat fra tilrettelegger i rapporten).

«Det som bransjen vår er vant til, er jo brukerinvolvering i senere faser. Altså det der med "hvor mange stikkontakter det skal være i hvert rom og hvordan rommene skal være"», sier en tilrettelegger.

De sier også at en særlig hindring tilretteleggerne møter, er en byggebransje som ikke klarer å endre seg i møte med brukerperspektiver.

Tilretteleggerne mener at mange i bygg- og eiendomsbransjen skiller for mye mellom bygningskvalitet, som de har ansvar for, og brukskvalitet, som virksomheten har ansvar for.

«Si for eksempel en UoH-institusjon og noen av effektene de ønsker å ha frem er flere studenter gjennom på normert tid: at det skal være flere søknader om studieplass: at det kanskje fins noe studentbarometer som man skal rate seg høyere på og sånn. Jeg tror få i bygg- og eiendomsbransjen ser det som noen effektmål vi kan være med å påvirke gjennom bygningsmassen. Og det tror jeg er helt feil,» sier en tilrettelegger i rapporten.

Rapporten viser også at når brukermedvirkning skjer for seint, blir både ansatte og prosjektledere nervøse, sier Loeng, og viser til et eksempel der en tilrettelegger sier: «Jeg hørte en gang en[prosjektleder]som sa 'off, nei jeg orker ikke sånn brukerinnblanding.’ Det var ikke brukerinvolvering, det var brukerinnblanding.»

Går an å gjøre brukermedvirkningen bedre

– Er campusprosjektet et spesielt vanskelig byggeprosjekt når det gjelder brukermedvirkning?

– Det som er vanskelig i campusprosjektet er størrelsen på prosjektet. Dessuten er det en selvstendig brukergruppe som har klare oppfatninger av det som skjer. Det bidrar nok til konflikter, sier Fyhn.

Han opplever også at det er variasjon i hva slags behov folk har, også mellom vitenskapelig ansatte i forskjellige fag. Dette gjør brukermedvirkningen kompleks.

Fyhn mener det går an å gjøre brukermedvirkningen bedre enn den er i dag.

– Tidlig involvering av brukerne er viktig. Dessuten bør medvirkningen fra brukergruppen gjøres mer synlig for NTNU-ansatte og studenter, mener han.

Han mener også at NTNU bør gjøre mer for å involvere de ansatte i campusprosjektet, og at det fortsatt ikke er for seint med involvering.

– Ved Dragvoll vet svært få noe om byggene de skal flytte inn i, kanskje vil de helst ikke tenke på det. Men det er fortsatt mange muligheter til å bevisstgjøre folk. Modeller av byggene slik de er tenkt burde gjøres tilgjengelig, selv om det selvsagt vil bli endringer. Dette bør NTNU koste på seg, for å synliggjøre status og vekke reaksjoner. Det er tross alt bedre å protestere nå enn senere, det går fortsatt an å påvirke endel beslutninger, sier Fyhn.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.