E-læring rykker tilbake til start

- Det blir en ny prosess, med ny gjennomgang og nye folk. Samtidig har vi jo historien med oss. Det ble gjort mye arbeid i forrige runde og noe materiale kan gjenbrukes – så helt fra scratch blir det ikke.

Det sier seksjonssjef Knut Veium ved Seksjon for studieadministrative støttesystemer, som leder anskaffelsesgruppen som skal få et nytt elæringssystem på plass.

Det har vært et langt lerret å bleke.

Utropte Fronter til vinner

Det var i mai 2013 at Studieavdelingen bestemte seg for å bytte ut læringsstøttesystemet Itslearning. Verdien på jobben var på rundt 50 millioner kroner, med en varighet på fire til åtte år. Etter en lang anbudsprosess ble konkurrenten Fronter utropt til vinner, og skulle fases inn mot slutten av 2014 eller ved utgangen av vårsemesteret i 2015.

Det ble det bråk av, fordi det viste seg at NTNU mente at Itslearning var best både på kvalitet og gjennomføringskraft. Allikevel foretrakk man Fronter. Itslearning trakk NTNU for retten fordi selskapet mente det var begått feil i anbudsprosessen. Selskapet vant en knusende seier, der Oslo Byfogdembete forbød NTNU å inngå kontrakt med Fronter.

I fjor var det duket for nye rettsrunde – men saken endte i forlik der NTNU betalte Itslearnings saksomkostninger. I tillegg ble det bestemt at Itslearning fikk forlenget kontrakten til ny anbudsprosess var kjørt og eventuell ny operatør på plass.

Se tidslinjen over UAs dekning av saken de to siste årene. Blad med pilene, klikk deg inn for å lese artiklene.

NTNU brukte to og et halvt år på å forberede det opprinnelige anbudet. Administrerende direktør Arne Bergby i Itslearning har tidligere sagt til UA at selskapet han leder brukte tusenvis av timer på å jobbe fram et tilbud. Sist sommer anslo han at prosessen har kostet dem mellom 5 og 10 millioner kroner.

Ny kontrakt mot slutten av året

Prosjektet har nå startet på nytt. Det holdes workshops og det gjøres undersøkelser knyttet til funksjonelle og tekniske krav, i følge Knut Veium.

- Dersom alt hadde gått etter planen i fjor, skulle nytt system vært på plass nå. Nå er det høsten 2017 som gjelder, slik at vi snakker om rundt to års forsinkelse?

- Ja, vi skulle vært i gang med Fronter nå. Planen er å få skrevet ny kontrakt med ny leverandør i løpet av fjerde kvartal i år. Men vi har jo hele tiden hatt et system som funker. Forsinkelsen dreier seg bare om at vi ikke har fått skiftet leverandør slik vi ønsket.

- Organisasjonen har vært igjennom denne prosessen i forbindelse med den opprinnelige anbudsrunden. Frykter dere tretthet og mangel på engasjement i denne omgangen?

- Nei, vi gjør ikke det. Organisasjonen som sådan har vært relativt lite belastet med de prosessene vi har kjørt. Det har vært en gruppe personer som har vært sterkere engasjert enn andre, og som fortsatt er med. Det har også kommet nye til, men jeg tror ikke dette kan ses på som en belastning for organisasjonen.

Ønsker engasjement

Veium sier de ønsker mer engasjement blant studenter og ansatte, og diskuterer hvordan man best skal få til det.

- E-læringsplattformen er et arbeidsverktøy som vil prege folks arbeidshverdag. Det er viktig at folk er engasjert i arbeidet med å utforme det, sier han.

Nå er et tyvetall ivrige og engasjerte brukere samlet i en arbeidsgruppe. Det er studenter, faglærere, IT-arkitekter og representanter fra andre støttetjenester med. Oppgaven deres er å komme med innspill i forhold til behovene i det som blir fremtidens e-læringssystem.

- Hva synes du selv om det å måtte ta fatt på en ny runde?

- Jeg synes det for så vidt er artig å ta fatt igjen. Det er en viktig jobb, som det er viktig at vi gjør ordentlig og med engasjement, sier seksjonssjefen.

Han understreker at markedet har utviklet seg mye siden forrige runde. Det stor interesse for jobben, og flere leverandører er på banen enn sist.

- Et titall har meldt seg, vi har mulige tilbydere både fra India, Nederland, Storbritannia og Norge, forteller han.

Ikke skadet tilliten

Planen er at leverandører som blir prekvalifisert kan levere et anbud før sommeren. Dette avhenger av hvor mange som melder seg. Itslearning rettet skarp kritikk mot NTNU i forrige runde, og toppsjefen hevdet blant annet at selskapet aldri hadde opplevd så dårlig kvalitet i evalueringsarbeidet.

- Vi er fleksible og kan skyve på tidsplanen. Det er bedre å gjøre dette grundig og godt, heller enn å gjøre det unna raskt, sier Knut Veium.

- NTNU fikk gjennomgå sist, både fra den forsmådde leverandøren io i rettsavgjørelser. Har dette skadet tilliten til universitetets evne til å håndtere slike saker?

- Nei, jeg opplever ikke at den saken skadet oss – hverken i forhold til markedet eller leverandørene. Vi har i dag et utmerket forhold til leverandøren. Jeg opplever at NTNU ses på som en stor og seriøs aktør. Det er ingen sår her som skal leges.