En NTNU-rådgiver visste at beslutning var fattet mens NTNUs styremøte pågikk

Onsdag og torsdag, uke 48: Mens et todagers styremøte pågår ved NTNU, hvor spørsmålet om Eikrem skulle avskjediges behandles, er et brev på vei i posten. Avsender er Datatilsynet, mottaker NTNU-ledelsen. Brevet inneholder tilsynets beslutning når det gjelder Eikrems klage på det han oppfatter som NTNUs ulovlige inntreden i hans epost.

Tilsynets konklusjon angår saken som på det tidspunkt ligger på styrebordet, fordi innsynet i epostkontoen hans var motivert ut fra ledelsens ønske om å skaffe mer informasjon om de forhold som lå til grunn for avskjedigelsen av ham.

Styremøtet avsluttes med at i stedet for at styret konfirmerer ledelsens innstilling på å gi ham sparken, inngår Eikrem og NTNU fram til forlik hvor førsteamanuensen sier opp og avskjedssaken innstilles.

«Alvorlig personvernbrudd»

Brevet NTNU og Eikrem har mottatt er datert mandag 29.november, altså to dager før NTNU-styret behandlet avskjedssaken mot Eikrem. Partene mottok brevet i ordinær post fredag 3.desember, dagen etter at NTNU inngikk en avtale om forlik med Eikrem.

Her skriver tilsynet at det her dreier seg om et «alvorlig personvernbrudd.»

Noen dager senere spør UA juridisk rådgiver Ole Martin Moe om NTNU fikk vite om utfallet av behandlingen før fredag 3. desember. Moe svarer ikke direkte på spørsmålet. Han nøyer seg med å slå fast at «NTNU mottok varselet 3. desember.»

- NTNU spurte ikke om avgjørelsen

I dag bekrefter Moe overfor UA at tilsynet ble kontaktet av NTNU på denne dagen, da en rådgiver i HR/HMS-avdelingen «kontaktet Datatilsynet torsdag 2. desember og spurte om status i saken. Vi informerte da om at vi hadde fattet en avgjørelse, og at denne var postlagt 29. november. NTNU spurte ikke om hva avgjørelsen gikk ut på.»

Neste dag tok NTNU på nytt kontakt, ifølge Moe.

- De spurte da om å få oversendt vår avgjørelse elektronisk ettersom NTNU fortsatt ikke hadde mottatt brevet vårt i posten. Vi oversendte da varselet om overtredelsesgebyr per kryptert e-post.

Moe forklarer at ingen av partene i saken informerte Datatilsynet om at NTNU hadde saken til behandling i styret i forrige uke.

- Klagene ikke en del av avskjedigelsen

Konstituert organisasjonsdirektør Roar Tobro kommenterer i en e-post at «som tidligere kjent så var forholdene som klagene til Datatilsynet omhandlet ikke en del av grunnlaget for avskjedssaken.»

Derfor la ikke NTNU vekt på disse klagene da Ansettelsesutvalget ved SU-fakultetet vedtok å gi Eikrem avskjed. Det samme gjaldt for styrets behandling av klagesaken.

- Dermed hadde saksbehandleren ingen grunn til å tro at et forhåndsvarsel fra Datatilsynet i en av mange klager og varsler fra Eikrem skulle spille noen rolle for styrebehandlingen, sier organisasjonsdirektøren.

Tobro legger til at saksbehandleren ikke visste at det pågikk forhandlinger med Eikrem om en minnelig løsning.

- At det pågikk slike forhandlinger var det bare styret og de personene i administrasjonen som var direkte involvert som kjente til, sier han.

Da saksbehandleren på torsdag formiddag fikk vite at Datatilsynet hadde sendt to brev til NTNU antok han at det raskt ville bli tilgjengelig i postjournalen, og dermed i saksbehandlingssystemet ePhorte, slik rutinen normalt er.

- Da brevene ikke forelå der på slutten av torsdagen, tok han fredag formiddag kontakt med Datatilsynet og ba de sende over sine avgjørelser elektronisk. Deretter fikk NTNU altså brevene oversendt digitalt på slutten av dagen på fredag (kl 1442), forklarer Roar Tobro.

- Jo, tilsynets konklusjon var relevant

Organisasjonsdirektøren framholder at Datatilsynets beslutning ikke ble vurdert relevant for styrets behandling av avskjedigelsen av Eikrem. Det er ikke LO-advokat Karl Inge Rotmo enig i.

- Hadde Datatilsynets konklusjon vært kjent i forkant av styrets behandling så ville det åpenbart vært et moment som er relevant, sier han.

Rotmo er advokat og leder for LOs juridiske kontor i Midt-Norge. Han har 20 års erfaring som advokat og arbeider med ulike arbeidsrettslige spørsmål. Da NTNU fikk innsyn i Eikrems eposter i 2020 sa han til UA at arbeidsgiver har ganske stort herredømme over bruken og innholdet.

UA har igjen forhørt seg med Rotmo om alvorlighetsgraden av NTNUs brudd her. Han tar forbehold om at han ikke har lest Datatilsynets beslutning, men forholder seg til mediedekningen. Han synes det høres rart ut at det ikke skulle være relevant for saken.

Ansattes eposter er vernet fra innsyn

For ham virker det ikke som NTNU har oppfylt kravene for innsyn.

- La oss ta utgangspunkt i begrepet «skjellig grunn til mistanke», et begrep egentlig hentet fra strafferetten. Det må foreligge en begrunnet mistanke, det vil si klare holdepunkter for at det foreligger et mislighold. At det finnes en mulighet, eller at det ikke kan ses bort fra, at det er noe galt, holder ikke. Det virker som Datatilsynet har slått ned på at NTNU har gått inn i Eikrems eposter i et håp om å få sine mistanker bekreftet. Det oppfyller ikke lovens krav til grunnlag for innsyn, sier han.

- Datatilsynets avgjørelse må forstås på bakgrunn av at ansattes eposter er vernet fra innsyn. Det er den klare hovedregel. Innsyn er unntaket, og loven fastsetter prosedyrer for hvordan dette skal skje. I dette ligger at innsynet skal begrenses til det absolutt nødvendige. Den ansatte utsettes på et vis for en «skade» på sin integritet, og innsynet må derfor være forholdsmessig i forhold til skadeomfanget.

Rotmo gjentar det han har sagt tidligere om at det må vises forsiktighet med å bruke arbeidsgivers datautstyr til private formål.

- I tillegg kommer hensynet til å beskytte den utenforstående tredjemann som også har et krav på vern. I utgangspunktet må vi kunne stole på at vår e-postkorrespondanse kun leses av de den er tiltenkt.

- Paradoksalt at NTNU må fortsette prosessen mot Eikrem overfor Datatilsynet

Da NTNU i utgangspunktet gikk inn i Eikrems eposter skisserte han også at en eventuell klage til Datatilsynet kunne være en mulig respons.

- Gebyret har både allmenn- og individualpreventivt formål. Alle arbeidsgivere skal vite at de risikerer straffereaksjon om de krenker innsynsvernet uberettiget. I tillegg skal gebyret avspeile grovheten i den enkelte sak. Et forhåndsvarslet gebyr på 150 000kr er meget høyt, og avspeiler hvor grovt Datatilsynet ser på NTNUs selvtekt. Så gjenstår det å se om reaksjonen blir stående.

Han sier NTNU nå vil ha en jobb å gjøre med å vise at de hadde en grunn til innsynet.

- Det paradoksale er at NTNU sannsynligvis må fortsette prosessen mot Eikrem, tross det oppsiktsvekkende forliket, overfor Datatilsynet for å overbevise tilsynet om at innsynet i en omfattende mengde e-poster har vært berettiget.