Dette er utrolig flaut og fortvilende

Flere fakulteter på NTNU gjennomgår smertefulle nedbemanningsprosesser. Ansatte må arbeide mer effektivt og prioritere mellom arbeidsoppgaver. Noen mister jobben. Samtidig benytter vi tidkrevende og ineffektive systemer som gir betydelig merarbeid for både NTNU-ansatte og eksterne.

Fra tid til annen har vi behov for å betale reisekostnader for eksterne, både i Norge og andre land. Det kan dreie seg om komitearbeid, sensur eller inviterte foredrag på konferanser og videreutdanningskurs. Dessverre er NTNUs system for dekning av utgiftsrefusjon for eksterne, Betalmeg, komplisert og lite brukervennlig.

Forskningsprogrammet Concept, som jeg arbeider i, arrangerer en stor internasjonal konferanse annethvert år. For tiden arbeider vi også med en bokutgivelse for det britiske forlaget Wiley der forfatterne møtes i to workshoper i NTNUs kontorer i Brussel. Begge deler innebærer at vi dekker reiseutgiftene for noen av deltakerne.

Våre internasjonale samarbeidspartnere har store utfordringer med å sende inn sine krav og få utbetalt pengene. Kritikken de retter mot Betalmeg (NTNU) er massiv. Vi blir møtt med trusler om faktura for alle timene de bruker på dette. Selv økonomimedarbeidere i store virksomheter som eksempelvis Trafikverket i Sverige, har store problemer.

Etter mye om og men har mange av våre samarbeidspartnere lyktes med å etablere en Betalmeg-bruker, men fra 27. september har NTNU innført en ny rutine som medfører at eksterne ikke lengre kan bestille tilgang selv. Denne må bestilles av oss.

Å bestille tilgang for eksterne brukere innebærer at de må fylle ut et skjema med personopplysninger som privat adresse og kontonummer og deretter sende til oss via (ukryptert) epost. Men skjemaet fungerer kun for personlige utlegg. Hvis det er brukernes virksomhet som har betalt reisen så fungerer det ikke. Reaksjonene ble ikke mindre da jeg ba om dette.

Rettelse, ny feil følger! Det nye skjemaet fra NTNUs tjenestesenter inneholder ikke alle opplysningene de ønsker. Vi må også ha passnummer og privat telefonnummer! Dette er åpenbart opplysninger som er helt unødig for formålet og i alle fall ikke noe som skal sendes på epost i flere ledd. Da jeg ringte tjenestesenteret denne uken og opplyste om at jeg ikke kom til å be om dette, var svaret at de nå innfører (enda) en ny rutine, til erstatning for den de nettopp innførte. Forvirringen er total blant all involverte.

Vi får masse kjeft og negative tilbakemeldinger om Betalmeg. Dette er utrolig flaut og fortvilende, og flere av oss er i ferd med å miste all motivasjon for alt som har med internasjonalt arbeid å gjøre. Det er et system som virker å være designet for en folkehøyskole og ikke et internasjonalt universitet. Betalmeg innebærer et vedvarende omdømmetap for NTNU, er potensielt i strid med personvernlovgivningen, og skaper et enormt merarbeid for oss ansatte og våre samarbeidspartnere. At vi søler bort tid og ressurser på unødig arbeid må være ekstra bittert for de som nå er i ferd med å bli overtallige.