NTNU har ikke lagt ut offentlig postjournal siden november
- Vi har ikke lagt ut offentlig journal siden november, da vi implementerte Elements, sier seksjonssjef Lisbeth Viken.
NTNU har plikt til å føre offentlig journal. Seksjonssjef Lisbeth Viken sier dette vil være tilgjengelig fra starten av mars.
Foto: Espen Halvorsen Bjørgan
Postjournalene til NTNU er offentlige, det vil si at hvem som helst kan gå inn og se oversikten over brev, og be om innsyn i brevene.
NTNU er etter arkivloven forpliktet til å føre offentlig journal. Offentlig journal gir en oversikt over korrespondanse til og fra NTNU og intern korrespondanse mellom NTNUs enheter.
Men da NTNU gikk over fra Ephorte til Elements, ble det vanskeligheter for administrasjonen.
- Vi har slitt med denne overgangen, og vi har ikke lagt ut offentlig journal siden november, da vi implementerte Elements, forteller Lisbeth Viken, seksjonssjef for Seksjon for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning ved NTNU.
Hele dokumentet legges ut
Utfordringen har vært at fulltekstpublisering kan slå inn noen ganger. Det betyr altså at hele dokumentet legges ut i journalen, og ikke bare overskriften. Dette var ikke NTNU forberedt på.
- Vi har ikke hatt rutiner for fulltekstpublisering, og har gjort grep både sammen med leverandøren og i interne rutiner slik at vi er klare for å håndtere en slik modul. Vi har brukt en god del tid på å både sikre at feil dokumenter ikke slipper ut, og opprettholde god kvalitetskontroll på det som går ut, sier Viken.
Klart igjen første mars
Allerede er dokumentene tilgjengelige for NTNU-ansatte, men første mars skal alt være i orden, og offentlig journal vil være tilgjengelig igjen, også for eksterne. For NTNU vil det i praksis bety at noen få dokumenter vil komme i fulltekstform.
- Disse vil vi da kvalitetssikre på forhånd. Det er ikke en negativ ting at vi fulltekstpubliserer åpne dokumenter, journalister vil blant annet nyte godt av det, sier Viken.
