Nytt system skal gi bedre utnyttelse av penger og forskningsinfrastruktur

- For noen av laboratoriene våre er ikke kapasiteten fullt ut utnyttet. Ved enkelte er det lange køer, mens andre har ledig kapasitet. For at forskningsinfrastrukturen skal være en god investering er det viktig å sørge for at utnyttelsesgraden er så høy som mulig, sier Tor Grande, prorektor for forskning ved NTNU.

For å øke utnyttelsesgraden har NTNU nå innført systemet Bookitlab til bestilling og reservering av blant annet labber og instrumenter.

Systemet skal gjøre det mulig for hele spekteret ved NTNU, fra studenter til professorer, å få tilgang på laboratorier og utstyr også ved andre fagmiljøer, institutter, fakultet eller campus. Universitetet i Bergen er med på gildet, og utstyr og labber der vil også være tilgjengelig for NTNUere.

Også i hovedstaden kan det etter hvert åpne seg muligheter. Universitetet i Oslo har opsjon på å ta det i bruk, og har signalisert et ønske om å gjøre det, men er foreløpig bak NTNU og UiB i prosessen.

- Delingskultur

Grande forteller at Bookitlab i tillegg til føre til økt utnyttelsesgrad av eksisterende infrastruktur og utstyr også vil kunne føre til sparte midler i fremtiden.

- Hvis dette blir en suksess, slik jeg håper, betyr systemet at en stipendiat eller vitenskapelig ansatt som har et behov først vil se om det kan dekkes gjennom eksisterende infrastruktur og utstyr andre steder i stedet for å kjøpe inn utstyr selv eller etablere en ny lab.

Prorektoren forteller at det går mye ressurser til infrastruktur. En ting er etableringskostnadene til laber og innkjøpsprisen på utstyr, noe annet er operasjonaliseringen og driften. Utstyr og areal koster, men det gjør også kompetanse og personale. I tillegg skal det nye systemet kobles opp mot økonomisystemet ved NTNU, noe som betyr at en slipper å bruke tid og ressurser på internfakturering.

- Dette handler om delingskultur og god ressursutnyttelse.

Skal være tilgjengelig for alle

Mye av infrastrukturen er i tillegg delfinansiert gjennom Norges forskningsråd. Dermed har det status som Nasjonal forskningsinfrastruktur, noe som gjør at NTNU må legge til rette for at alle som har behov for å bruke det får tilgang.

- Selv om det er noen som «eier» laben på institutt- eller fakultetsnivå skal det være en åpen-dør-politikk hvor andre forskere skal ha mulighet til å bruke utstyret på noenlunde samme betingelser, sier Grande.

- Det høres enkelt ut, men det å sørge for tilstrekkelig opplæring og håndtere bookingen er ikke trivielt. I Bookitlab ligger det muligheter for videre utvikling slik at vi kan systematisere forskjellige dokumentasjon knyttet til labene i det. Hvis systemet brukes fornuftig ligger det et stort potensiale der.

For å få tilgang til Bookitlab må en ha en Feide-bruker, noe som har ført til litt komplikasjoner når det gjelder å skaffe personer i Trondheim som ikke tilhører NTNU tilgang.

- For eksempel er Sintef-ansatte i trondheimsområdet viktige brukere av vår infrastruktur. Nå har vi klart å finne en løsning med eksterne Feidebrukere som gjør at de kan bruke Bookitlab. Da må det gå an å få det til for andre også, sier Grande.

Han forteller at det tidlig i pilotfasen for det nye systemet nok ikke var den helt store bevisstheten rundt hvor mange utenfor NTNU det er som bruker labbene.

- I tillegg til Sintef bruker St. Olavs hospital, samt andre universiteter og forskningsinstitutt, vår infrastruktur. Og også bedrifter og andre aktører som ikke er forskningsinstitutter.

Krevende administrasjon

Å administrere alt dette har ifølge prorektoren vært en krevende øvelse for de ulike labbene, noe han selv har erfart som både forsker, instituttleder og prodekan for forskning.

- Dette systemet skal ivareta den rollen. Hvis det ikke brukes er det jo dumt, for det er jo ikke gratis det heller, men tallene så langt viser at vi har fått tatt det i bruk.

Så langt har det vært gjort rundt 34.000 reservasjoner i systemet, fordelt på 1880 brukere.

- Jeg håper dette blir en god investering som støtter oppunder en god drift og reduserer den administrative belastningen, sier Grande.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.