- Institutt og fakultet må selv betale for utbedringer

- Vi har vært opptatt av å bistå Institutt for lærerutdanning så godt som mulig, og vi er klar over at instituttet har hatt utfordringer når det gjelder arealvekst. Vi er klar over hvordan de har opplevd samarbeidet med oss gjennom de møtene vi har hatt med dem. Det er noen positive sider, men også områder med behov for utvikling. Vi er opptatt av å lære om det vi kan forbedre, sier eiendomsdirektør Frank Arntsen ved NTNU.

Problemet instituttet står overfor er todelt. En økning i antall ansatte fra 280 til 470 har gjort at instituttet er spredt over syv bygg. I tillegg opplever de at de må bruke mye midler på utbedringer og tilpasning av de byggene de skal inn for å gi de ansatte et godt fysisk arbeidsmiljø.

Konkluderte med at det var plass på Kalvskinnet

- Da vi satte i gang samlokaliseringen var det to mål vi skulle nå. Teknologimiljøene skulle samles på Gløshaugen og lærerutdanningen skulle samles på Kalvskinnet. Premisset var at faglig aktivitet skulle prioriteres.

Arntsen var selv leder for styringsgruppen for samlokaliseringsprosjektet, en gruppe som også besto av dekanene fra de berørte fakultetene.

- I styringsgruppen så vi at vi måtte fortette på Gløshaugen for å få inn teknologene, men at vi også måtte flytte ut tre av Fellesadministrasjonens avdelinger ettersom det faglige hadde forrang. Vurderingen den gang var at det var plass til både lærerutdanningene og de tre avdelingene på Kalvskinnet, i tillegg til den avdelingen fra Fellesadministrasjonen som allerede var der.

Nettopp det at Fellesadministrasjonen sitter i Akrinn-bygget mens fagmiljøene spres har fått flere til å reagere.

- Det var den vurderingen vi gjorde da ut fra det kunnskapsgrunnlaget vi hadde.

- Instituttet sier at de allerede da hadde gode fremskrivinger som viste at antallet ansatte ville øke kraftig de neste årene. Var disse fremskrivingene del av kunnskapsgrunnlaget?

- Dette er flere år siden. Som sagt tok vi utgangspunkt i det faktagrunnlaget vi hadde på det tidspunktet.

- Det at Fellesadministrasjonen ble flyttet ut av Gløshaugen for å gi plass til teknologene og inn på Kalvskinnet kan tolkes som at teknologimiljøene ble prioritert foran lærerutdanningen?

- Vi hadde diskusjoner om dette i styringsgruppen nettopp fordi det ikke var noen som skulle prioriteres foran andre. Vurderingen vi gjorde den gang var at det var plass til både de avdelingene fra Fellesadministrasjonen og lærerutdanningen på Kalvskinnet. Ellers hadde vi ikke gjort det.

Arntsen forteller plasseringen av Fellesadministrasjonen nå er tema for en egen arbeidsgruppe i forbindelse med det store campusprosjektet på Gløshaugen. For også Fellesadministrasjonen sitter per i dag spredt.

- I samlokaliseringsprosjektet var det et premiss at flyttingen av de tre avdelingene ned til Kalvskinnet skulle være en løsning på mellomlang sikt. Per nå er det ingen planer om å flytte de tre avdelingene bort fra Kalvskinnet, men det er en naturlig del av arbeidsgruppens jobb å se på en langsiktig plan for Fellesadministrasjonen, sier økonomi- og eiendomsdirektøren.

Hvem som skal betale er satt i regelverket

Bygningsmassen instituttet sitter i har, og har hatt, behov for store utbedringer:

• Store åpne landskap må deles opp, og enekontor bygges.
• Dårlig akustikk gjør at ansatte sitter med dørene igjen, noe som forringer arbeidsmiljøet.
• Lysarmatur er byttet ut for å få tilfredsstillende arbeidslys.
• Fellesarealer som kjøkken og møterom må etableres og utbedres.

Dette er utbedringer instituttet selv har bekostet. Bare i det siste bygget de flyttet inn i - EC Dahls gate 10 - har kostnadene beløpt seg til 1.8 millioner kroner, i tillegg til at de må betale for adgangskontrollen inne i bygget

Når det gjelder spørsmålet om hva som skal bekostes av hvem viser Arntsen til de regler og ansvarsmatriser NTNU Eiendom er pålagt å følge i slike saker.

- Uavhengig av hvem som eier bygget er ombygging, tilpasning og endringer inne i lokalet noe som skal gå på fakultetet eller instituttet sin regning. Skal en gjøre det annerledes må reglementet endres og vi må se på størrelsen på internhusleien, sier Arntsen.

Opptatt av likebehandling

Direktøren sier han har forståelse for at denne ordningen fører til reaksjoner ved ILU, men at de som fagavdeling for eiendom er opptatt av likebehandling av alle fakulteter og institutt.

- Det er flere institutt som er i samme situasjon og som må gjøre dette for egen regning. Som fagavdeling for eiendom ved NTNU må vi jobbe innenfor de rammebetingelsene NTNU gir oss. Det gjelder både reglement for internhusleie, ansvarsmatriser og finansiering, sier Arntsen.

- Samtidig er ILU i noe av en særstilling ettersom de har såpass mange lokaler som i utgangspunktet ikke var tilrettelagt for forskning og undervisning da de flyttet inn?

- Jeg har stor forståelse for at ILU opplever dette som krevende, men vi må behandle alle likt uavhengig av hvor de er, og er opptatt av å ha et godt samarbeid og god kommunikasjon med alle institutt.

- Hva hadde skjedd dersom instituttet ikke hadde hatt økonomi til å gjennomføre tiltakene selv?

- Da måtte en enten ha utsatt det eller sett om det finnes andre løsninger. Hovedregelen er at institutt og fakultet skal bekoste selv, og det er det rammeverket vi jobber innenfor.

- Spesielt adgangskontrollen i EC Dahls gate 10 trekkes frem som noe instituttet mener NTNU sentralt burde stått for?

- Det spesielle med adgangkontroll er at ansvaret for skallsikringen (ytterdører og vinduer, journ. anm.) ligger hos eier av bygget, mens adgangssystemer inne i bygget er noe som må etableres på leietakers regning og risiko. Dette er slik vi gjør det til andre også.

Har tatt lærdom fra siste flytteprosjekt

Men når det gjelder nettopp EC Dahls gate 10 ser Arntsen at de kan lære mye av det som ble gjort. Da instituttet skulle flytte inn var verken renhold, flyttehjelp eller toalettpapir på plass.

- Når det gjelder prosessen med å skaffe arealet var det godt samarbeid mellom alle parter, men så er det noe som heter etterpåklokskap, og i etterpåklokskapens navn ser vi at selve innflyttingen og ombyggingen kunne vært gjort annerledes, sier han.

Rent konkret mener han at NTNU Eiendom burde stilt en prosjektleder til disposisjon om kunne vært kontaktpunkt mellom huseier, NTNU Eiendom og instituttet og stått for koordineringen.

- I fremtidige flytteprosesser vil eiendom bistå med profesjonell hjelp her for at planlegging, prosess og resultat skal bli best mulig.