Skråblikk fra en byråkrat i steinbygget

Takk for invitasjonen til å bli gjesteskribent i Universitetsavisa. Det ser jeg på som en ære, og så må jeg si at jeg skrider til verket med stor ydmykhet. Særlig etter å ha lest de kloke innleggene skrevet av de andre fredagsgjestene. Hvordan skal jeg måle meg med dem? Ikke bare har de mye på hjertet, men de klarer jo så godt å spissformulere det de vil si til en leserskare som også kan sitt.

Boller og Post-it lapper

Jeg må innrømme at jeg til tider har savnet stemmen til en stor og mangfoldig ansattgruppe ved universitetet; de teknisk-administrativt ansatte. Ikke nødvendigvis for å ta til motmæle mot det som til tider er berettiget kritikk, men fordi jeg tror det kan bidra til å bryte ned noen av de åpenbare fordommene mot administrasjon som eksisterer i sektoren i dag. Jeg har ikke til hensikt å innta en offerrolle her, ikke misforstå meg, men det er mye forvirring der ute og her inne om hva vi holder på med. Ta broren min som eksempel. Han er hellig overbevist om at jeg starter dagen med å flytte innkurven fra høyre til venstre på pulten, for så å brette de gule og rosa post-it lappene i vifteform til jeg går hjem. Han er kjøpmann. Så var det han som i fullt alvor spurte hvordan det føltes å være en mislykka akademiker. Han er professor. Det tok meg flere år etter fusjonen å skjønne at når noen refererte til «nivå 1» i «tåkeheimen» i «steinbygget» (hovedbygget på Gløshaugen i Trondheim for de uinnvidde) så var jeg en av dem man siktet til, eventuelt skyldte på. En representant for «de andre» eller «Administrasjonen» – festbremsene. Da hadde jeg riktignok flyttet arbeidssted så mange ganger at jeg var usikker på hvor jeg egentlig hørte hjemme. Men da en kar i en kronikk i søsteravisen sammenlignet sånne som meg med et bollebakeri, ja da ble jeg egentlig bare veldig forvirret. Jeg skjønner fremdeles ikke den.

Fakta

Kjersti Møller

Kjersti Møller er en av UAs seks gjesteskribenter.

Utdanning: cand.philol. i engelsk

Nåværende jobb: seniorrådgiver, Avdeling for utdanningskvalitet, NTNU

Tidligere roller i UH-sektoren: jeg har vært verneombud og tillitsvalgt, har hatt ulike administrative stillinger og deltatt i ulike råd og utvalg i UH-sektoren siden 1997. Styremedlem i NTNU-styret siden 2016.

Faglige interesser: høyere utdanning, forvaltning og offentlig rett, studenters og ansattes vilkår.

Er opptatt av: utdanningspolitikk

Tjukke skiver

Alle klager over at det blir stadig flere av oss byråkrater. Politikerne vil denne esende massen med byråmani til livs og i dag finnes det vel få politiske plattformer som ikke henviser til behovet for avbyråkratisering. Behovet har faktisk fått betegnelsen «reform», altså en endring til det bedre. I år (koronaåret!) bestemte man at det var på sin plass å bruke en ostehøvel som kunne skjære enda tjukkere skiver, med kutt på 0,6 %. På et tidspunkt hvor de fleste sliter med å holde hodet over vannet. Forstå det den som kan. Det er etter min mening å begynne i så feil ende som det går an å begynne.

Flate kutt har ingen mening så lenge man ikke tar tak i de strukturelle utfordringene og kontrollregimet som sektoren utsettes for. Mye er sagt og skrevet om målstyring og dets like. Jeg trenger ikke gjenta det her, annet enn å konstatere at disse trendene bidrar til at også vi i administrasjonen blir tvunget til å flytte vår oppmerksomhet fra våre kjerneoppgaver til byråkratisk kontroll- og rapporteringsvirksomhet.

Hva er så byråkratens oppgave?

Som jeg skrev innledningsvis så er det jo mange som lurer på hva vi egentlig holder på med, eller bør holde på med. Etter mitt syn er vår fremste oppgave å legge til rette for at fagmiljø og studenter skal lykkes på best mulig måte; i sine studier, i sin undervisning, i sin forsknings-, formidlings-, og nyskapningsaktivitet. Det gjelder enten vi jobber på «grasrota» eller i «steinbygg». Fellesnevneren i så måte er at vi alle jobber med kunnskapsproduksjon – altså mennesker, og da er det ikke alt som kan automatiseres, digitaliseres, eller på død og liv telles eller veies.

En annen viktig oppgave vi har er å sørge for at vi utfører våre plikter som forvaltningsorgan. Vi skal påse at student- og ansattrettigheter blir godt ivaretatt, og at vår virksomhet drives i tråd med god og etterrettelig forvaltningsskikk. Det er noe helt annet enn byråkratisk regelrytteri, bare så det er sagt.

Så lite som mulig, men så mye som nødvendig

Du skjønner det, vi liker heller ikke at ting blir tungrodd og uten mål og mening. «Bullshitoppgavene» står ikke øverst på ønskelista vår heller, like lite som vi er interessert i å være formålsløse papirflyttere. Vi har også av og til vanskelig for å forstå indikatorene som skal vise om vi er på rett vei enten det gjelder strukturreform, kvalitet i utdanning, eksellent forskning mv, eller hvordan vi skal tolke motstridende regelverk. Jeg har tidligere tatt til orde for at det kanskje begynner å bli på tide å bruke ostehøvelen på alle styringsmekanismene i sektoren. At vi skal oppfylle samfunnsoppgavene våre og at det stilles høye krav til hva vi leverer av utdanning, forskning, nyskapning og formidling er en selvfølge. Det er likevel et paradoks at dess flere direktorat med sine til dels overlappende og lite samordnede leveransekrav vi har, dess større koordineringsoppgaver får vi ved den enkelte institusjon. Den byråkratiske byrden flyttes på sett og vis nedover.

Nå setter mange av oss riktignok vår lit til styringsmeldingen og ny universitets- og høyskolelov som er på trappene. Tidligere statsråd Nybø uttalte i 2018 idet hun nedsatte det nasjonale utvalget som fikk i oppdrag å gjennomgå regelverket for universiteter og høyskoler: «Ambisjonen vår er et regelverk som regulerer så lite som mulig, men så mye som nødvendig». Jeg håper den ambisjonen ikke har gått i glemmeboken. Jeg våger likevel å minne om at dette ligner mye på ambisjonen bak revideringen av rammeplanene til helse- og sosialfagutdanningene. Det endte med et styringssystem med hele to forskriftsnivå, og hvorvidt det i det hele tatt gis et institusjonelt handlingsrom eller man regulerer kun så mye som nødvendig kan diskuteres.

Hvor blir det av gevinstrealiseringen alle snakker om?

Selv ser jeg med bekymring på to tendenser ved NTNU. De som står for den faglige kjernevirksomheten betaler dyrt for de administrative nedskjæringene, mens de eksterne konsulentene får bare enda bedre betalt. NTNU ligger i toppen i bruk av eksterne konsulenttjenester. I noen tilfeller har vi bruk for den typen tjenester, men ofte må vi som jobber tett med konsulentene (flinke folk, det er ikke det), bruke dyrebar tid på opplæring om vår egen virksomhet til noen som forsvinner. Når SO-midlene har tatt slutt og prosjektet skal over «i linja» eller i «forvaltnings- eller driftsfase», er det ingen der til å ta imot babyen, eller til å sette kraft bak utviklingsarbeidet. Dette synes å være et gjentagende problem. NTNU ligger også i toppsjiktet når det gjelder å ha lavest andel administrative per faglige ansatte. Det kan hende at vi har funnet en fornuftig balanse, men da må vi bli langt flinkere til å gi et konkret innblikk i hvilke «gevinstrealiseringer» vi faktisk har oppnådd gjennom administrativ effektivisering, pågående tiltak og flate rammekutt i flere år.

Digitalisering har jo blitt kilden til suksess i arbeidet med effektivisering, den skal bidra til å gjøre oss hypereffektive. Det finnes mange gode eksempler på at vi er på rett vei, men samtidig er det noe som skurrer med tanke på operasjonalisering av digitaliseringsarbeidet vårt. Med fare for å gjenta meg selv; må vi lage så mange utredninger og rapporter om lavthengende frukter, i stedet for å bare plukke dem opp før de råtner? Selv har jeg brukt snart to år på å få gjennomslag for tiltak som ville ha spart oss for årsverk med manuelt arbeid og gitt bedre kvalitet. Teknologien finnes, men det er bare så vanskelig å identifisere hvem som kan ta beslutningen om å iverksette. Ofte går vi oss bort i massive utredninger og referansegrupper og hva vet jeg. Her er det på tide med litt selvkritikk; vi må ikke bli så opptatt av hierarkier, planverk og målformuleringer at lufta går ut av ballongen før tiltakene iverksettes. Ei heller lage ris til egen bak ved å skape kunstige skiller mellom de som jobber «strategisk» og de som jobber «operativt» i administrasjonen. Hva i all verden betyr det? Jeg har også etter hvert forstått at vi må få bedre mekanismer for å forstå og understøtte at det som betyr effektivisering hos noen, ofte innebærer økt arbeidsbyrde hos andre. Det er et nokså selvsagt resultat, men jeg er ikke så sikker på at vi besitter de riktige virkemidlene for å bøte på akkurat det. Så var det dette med standardisering da. Pendelen svinger som kjent frem og tilbake. Nå er det BOTT-prosjektene som er i vinden. Med fare for å høres fryktelig gammel og pessimistisk ut, jeg har i løpet av et langt yrkesliv sett nok eksempler på at når standardisering og stordrift møter velbegrunnede behov for fleksibilitet og innovasjon, kan det gå riktig så galt.

I glasshus

Nå vil kanskje mange tenke at jeg ikke bør kaste stein fordi jeg sitter i glasshus, snarere enn i steinhus. Bør jeg ikke overlate til andre å ha en mening om den virksomheten jeg er en del av? Er jeg ikke en smule inhabil her jeg sitter og kan trekke veksler på eskalerende administrativ ressursbruk? Det er selvsagt et tankekors. Nå var det altså ikke meningen å kaste stein på noen, og jeg tror jeg har nok selvinnsikt til å erkjenne mitt eget forbedringspotensial på daglig basis. Dog mener jeg oppriktig at vi som jobber i sektoren har fått et særdeles viktig oppdrag; utdanning og forskning er det viktigste virkemidlet som finnes for å hjelpe en verden i smertefull omstilling, og ikke minst i kampen mot usannheter og konspirasjonsteorier. Da hadde det vært fint om vi alle kunne få større tillit og mulighet til å konsentrere oss om å utøve nettopp det samfunnsoppdraget.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

Les flere ytringer her.