NTNU vet ikke selv hvor mange studenter det har

Å tilby utdanning er en viktig del av universitets rolle i samfunnet, noen vil si den viktigste. Kunnskapsdepartementet bestiller hvert år fra NTNU oppfyllelse av visse mål, der kandidatproduksjon og gjennomføring er sentral for økonomi og rapportering Imidlertid har vi som universitet ingen oversikt over hvor mange studenter vi har og som studieprogramledere står vi i et kaos av informasjonskilder. Dette er et problem for et universitet som ønsker god økonomi og kvalitet i undervisningen.

Gjennomføring på normert tid

Studieprogramledere er heldigvis unntatt fra kommunikasjon med Kunnskapsdepartementet men vi har det daglige ansvar i å svare til departementets bestilling. Det er vi som skal sørge for kvalitet i studieprogram og studiemiljø slik at våre studenter «gjennomfører på normert tid», som det heter så fint. Å legge til rette for gjennomføring fra opptak til avslutning er vårt ansvar overfor studentene. Det er også viktig for universitetets økonomi, der kandidatproduksjon omsettes til bevilgning og betaling.

Det er ikke min mening å gjøre universitetet til en maskin med studenter som tannhjul eller enkle produkter, men det er en gang slik at telling skjer både internt på NTNU og i rapporter til Kunnskapsdepartementet. Produksjon av kvalifiserte kandidater er kjernevirksomheten vår. Suksess i gjennomføring av studier er slik vi som studieprogramledere bidrar til å utvikle og forvalte vårt studietilbud. For å gjøre det må vi ha kunnskap om dette produksjonsapparatet. Vi må vite hvor skoen trykker, om det er i opptak, mottak eller drift. Og vi må vite det kontinuerlig. NTNU har lange tradisjoner og mange tenker kanskje på universitetene som et sted der tiden står stille, men undervisning og studier skjer hver dag. Studenter har utfordringer og faller av ulike grunner fra underveis. For å gjøre noe med dette trenger vi å vite hva som skjer og hvor det trykker. I dag opererer vi i et mørke.

Hvor trykker skoen

Ved NTNU trykker skoen mange steder. Det er når man leter etter interessante studier, der vi som universitet er i konkurranse med mange andre. Det er i opptaksprosessen når en fremtidig student kanskje kommer på andre ideer når man ikke hører fra det universitetet man søkte seg til. Det er når man som ny student blir tatt imot på universitetet, i en ny livssituasjon og ny by med nye venner. Og det er i løpet av semesteret når man synes emner er vanskelige og man har få å støtte seg på. Alt dette er grunner til manglende «gjennomføring på normert tid». Alt dette er situasjoner som koster samfunnet og NTNU penger og der vi som studieprogramledere er forventet å ta grep.

Som studieprogramledere er muligheter til å bidra til utvikling sterkt begrenset av manglende tilgang til rett og oppdatert informasjon. NTNU skal tilby kvalitet i studiene våre og i disse dager sitter mange studieprogramledere med evaluering av egne studieprogram. Det burde være grunnleggende at disse har enkel tilgang til reelle tall for opptak og gjennomføring. For eksempel hvor mange søkere vi hadde, hvor mange som hadde vårt program som førsteprioritet, og hvor mange som møtte på studiested. Vi burde vite hvor mange aktive studenter vi har i hvert årskull, og hvordan det ser ut med «gjennomføring på normert tid». Kort sagt, hvor mange studenter har vi nå?

Kaos av informasjonskilder

For å vite dette må en studieprogramleder forholde seg til et kaos av mangelfulle kilder og plattformer:

BEVISST, NTNUs interne plattform for styring som inneholder sentrale tall for opptak og gjennomstrømming, dog ikke alt. Her er blant annet ikke årlig frafall og førsteprioritetstilsøking, og tall på emnenivå. Du vil finne tall fra Studiebarometeret, men ikke i en form som tillater sammenligning med andre program (se Studiebarometeret). Er kronisk forsinket i oppdatering av tall og svært tung å bruke.

Tableau, som noen fakultet deler med sine ansatte. Her finnes tall for opptak og gjennomstrømming, også for enkelte årskull, og hovedresultater summert på emnenivå. For en studieprogramleder er Tableau mye mer relevant enn BEVISST, men av n eller annen grunn ikke tilgjengelig for alle på NTNU. Er også vesentlig forsinket i integrering med blant annet Samordnet opptak.

NTNUs egne opptakstall (webside). Her er det gode tall for tilsøking og opptak på våre masterprogram år for år. Blir ofte ikke lagt ut før 2 mnd etter opptaksgjennomføring. Hvorfor det ikke også oppgis tall for bachelorprogram er for meg uforståelig (se Samordnet opptak). At tall er lagt ut for enkeltår gjøre det vanskelig å se på trender.

Samordna opptak (webside), inneholder den mest oppdaterte og brede tilgang til tall som gjelder selve opptaket. Alt er tilgjengelig som årlige regneark og krever vesentlig arbeid for å sette sammen tidsserier og sammenligning på tvers av studieprogram. Er også eneste kilde til tall for NTNUs bachelorprogram (se NTNUs egne opptakstall).

Fagpersonweb, studieprogramlederens beste og mest hemmelige venn, hovedsakelig for å lage klasselister siden aktiv status er oppgitt.

Studiebarometeret, som inneholder mer oppdaterte tall for studentenes rapportering for studiekvalitet og i en mer hensiktsmessig form enn BEVISST, for eksempel på tvers av program.

Kandidatundersøkelsen, som nylig ble oppdatert for 2022. Svært relevant informasjon for videreutvikling av studieprogram. Søkbar for enkeltprogram, helt umulig å bruke til sammenligning av program.

Ressurssløsende

Som studieprogramleder skal vi videreutvikle studietilbudene og sørge for god daglig kvalitet. Vi er helt avhengige av den informasjonen som ligger i hver av disse. Jeg tør ikke si hvor mye tid vi faktisk bruker til å sette sammen tall på tvers av disse plattformene, men det er svært mye siden vi ved ethvert punkt i løpet av studieforløpet er avhengig å gjøre det selv. Det gjelder i planlegging og evaluering av program, og i mottak av nye studenter, og oppfølging i løpet av semesteret. At vi må gjøre det hver for oss er ytterligere ressurssløsende og meningsløst når denne informasjonen ligger i ulike plattformer som NTNU enten drifter, betaler for, eller utvikler selv. I tillegg er det en kjent sak at hver for seg oppgir ulike tall, noe som nok får en til å tvile på kvaliteten i det vi vet på NTNU og hva som sendes til departementet.

Det ligger selvfølgelig økonomi i dette. Det er på basis av denne informasjonen vi sender regning til departementet. Det er også på basis av denne informasjonen vi skal sørge for kvalitet og «gjennomføring på normert tid». Som studieprogramleder vet jeg med hånda på hjertet ikke hvor mange studenter jeg har i mitt studieprogram. Det er ikke bare mitt problem, det er et problem for NTNU.