Koronaviruset – krisen vi trengte for å bli digitale

Koronakrisen skyller over landet og NTNU har sendt sine ansatte og studenter hjem i den nasjonale dugnaden for å begrense spredningen av COVID-19. Krisen skaper mange utfordringer for NTNU og resten av landets utdanningsinstitusjoner og skoler, men er samtidig en stor mulighet til å endre måten vi arbeider på for all fremtid.

Dette er historien om hvordan et lite NTNU-institutt – bokstavelig talt over natten – ble brukere av nymotens digitale kommunikasjonsløsninger, arrangerte virtuelle fellesmøter, og gjennomførte midtveisevaluering for to av våre PhD-studenter med videokonferanse.

Fikk knapt e-poster

En gang i tiden, før jeg tok jobben som instituttleder ved Institutt for design, jobbet jeg i IT-bransjen. Jeg hadde roller som krevde mye kommunikasjon med mange ulike aktører. Det var ikke noe stort problem, for i denne bransjen var vi langt fremme når det gjaldt å bruke moderne samhandlingsverktøy. Det var en drøm. Jeg fikk knapt e-poster inn i innboksen fordi det meste av kommunikasjonen foregikk på andre plattformer og verktøy.

Disse verktøyene gjorde at all kommunikasjon og dokumentasjon i prosjektene jeg jobbet med var samlet på ett sted. Verktøyene hadde utrolige muligheter for automatisering og integrasjon med andre systemer. De ga meg også varslinger når andre hadde lagt igjen viktige beskjeder eller utført oppgaver. Det gjorde meg raskt og effektivt som arbeidstaker og gjorde at jeg kunne rette fokuset mot å løse oppgavene mine, ikke lese, besvare, sortere og arkivere e-poster.

Et sjokk å komme til NTNU

Å komme til NTNU var et stort sjokk. Det var som å ta en tidsreise 10 år tilbake i tid. Kommunikasjonen foregikk nesten utelukkende på e-post. Det var en flom av e-poster, lange og korte, viktige og uviktige, som skulle leses, skrives, besvares, videresendes, merkes, arkiveres og slettes. Det var e-poster med vedlegg, manglende vedlegg, feil vedlegg, for store vedlegg og utdaterte vedlegg. Jobben min ble å besvare e-poster og håndtere dominoeffekter av stadig nye og endrede møteinnkallinger og dobbeltbookinger.

Var jeg bortreist en dag eller to, så flommet innboksen min over av stadig nye e-poster. Det var som å bli spylt med en brannslange hver dag. Og jeg klarte bare å svelge unna noen munnfuller. Jeg skal ærlig innrømme, det å plutselig få over hundre e-poster hver dag var virkelig krevende. De strømmet på og det ble umulig for meg å behandle alle sammen. Så fort de havnet «under streken» (den delen av innboksen som er synlig på skjermen) ble de usynlige for meg.

E-postverktøyet jeg brukte var stort, komplisert og tungvint. Bare det å få filtrert bort alt annet enn uleste e-poster krevde mange museklikk og mye skrolling. E-poster rundt samme sak eller tema lå spredt rundt i min overfylte innboks og dokumenter var spredt på mange steder.

- Forsøk møtt av avmålt entusiasme

Noe av det første jeg gjorde på NTNU etter at jeg hadde ristet av meg det første e-postsjokket, var å innføre disse nymotens kommunikasjonsverktøyene på fakultetet og instituttet. Det vil si forsøkte å innføre.

Jeg snakket varmt og overbevisende om disse verktøyene, holdt opplæringsmøter og viste kolleger hvor smart det var å sende lenker til delte dokumenter og skylagring fremfor å sende dokumentene som e-postvedlegg. Mine forsøk ble besvart med avmålt entusiasme, og til slutt var jeg helt alene i disse virtuelle rommene.

Så kom korona

Plutselig slo koronakrisen over oss. NTNU ble stengt og studenter og ansatte ble sendt hjem. Det er under kriser det er lettest å få til endring, og allerede før den offisielle stengebeskjeden kom ble det opprettet et virtuelt Teams-rom hvor alle ansatte fikk kontorplass.

Mine kolleger ble beordret til å forberede digital undervisning og vurdering, og den digitale diskusjonen gikk livlig om hvordan det burde gjøres best mulig. Så stengte NTNU, og allerede neste morgen ble det første fellesmøtet gjennomført inne i det virtuelle rommet. Og dagen etter gjennomførte vi en midtveisevaluering med videokonferanse for to av våre PhD-studenter med deltakere og opponenter på hele 7 forskjellige lokasjoner i inn- og utland. Hovedveilederen fikk med seg foredragene på toget et sted mellom Trondheim og Östersund.

Når teknologien svikter

Nå er det fortsatt noen få kolleger som ikke har funnet veien inn i de virtuelle rommene. Jeg skjønner dem godt. De har kanskje fått uklare veibeskrivelser av meg, de har ikke fått medvirke og de har definitivt ikke fått dem opplæringen de burde.

I tillegg svikter teknologien oss akkurat ofte nok til at mange av oss ikke stoler på den (enkelte av mine kolleger har til og med utviklet teknologiangst). Det gjelder særlig NTNUs videokonferansesystemer. Våre fellesmøter mellom Trondheim og Gjøvik starter normalt med minst 15 minutters feilsøking hvor vi vrir og drar i alle mulige knotter, spaker og ledninger for å få bukt med dårlig lyd, manglende lyd og bilder som fryser, hakker eller faller ut.

Opplæring og mer pålitelig teknologi er noen av utfordringene som NTNU må hjelpe meg å løse dersom jeg skal lykkes med å fylle de virtuelle rommene med motiverte og deltakende kolleger. Men ingenting er mer samlende og motiverende enn en krise. Snart er vi nok fulltallige.

Dytten vi trengte

Koronakrisen vil få alvorlige konsekvenser for mange mennesker. Den vil også gi NTNU og resten av landets universiteter og skoler store utfordringer med å opprettholde driften og levere på sitt samfunnsoppdrag.

Digitale samarbeidsverktøy blir ofte sett på som mindreverdig i forhold til kommunikasjon og undervisning ansikt-til-ansikt, men nå har det blitt selve livslinjen til NTNU og resten av samfunnet. Disse verktøyene lar oss ha åpen kommunikasjon mellom ansatte og studenter og kan gi oss en følelse av å stå sammen, selv om vi sitter isolert på våre trange hjemmekontorer.

Jeg tror den nasjonale dugnaden mot COVID-19 var akkurat den dytten vi trengte for å bli virkelig digitale. Jeg spår at NTNU og resten av samfunnet aldri kommer til å bli som før. Jeg tror fortsatt det tar tid før innboksen min er helt tom, men vi kommer til å jobbe mye smartere heretter.