Nettbank eller brevgiro?

Det nærmer seg innspurten for første administrasjonsgjennomgang. Hvilke tjenester skal på nivå 1 og 2? Det har vært avholdt møter, workshop og frokostkafeer med mange innspill.

En gjenganger har vært at man raskt har kommet med innspill også på nivå 2 og 3. Vi på studieadministrasjonen ved Fakultet for helse og sosialvitenskap (FHS) blir litt nedstemt når det begynner å snakkes om kaffekoking, blomster og skriving av reiseregninger. Dette gjorde vi oss ferdig med for flere år siden.

Fag skal styrkes, og administrasjonen skal slankes. Som ukene har gått og vi har blitt bedre kjent med hverandre, vi gamle HiST og NTNU'ere, ser vi at det er store muligheter for effektivisering, om man vil. Det forutsetter at de som jobber på administrasjonen får komme til. Men jeg er redd for at det fortsatt blir på ledelsesnivå at beslutningene skal tas, og da tror jeg det blir vanskelig å finne de store endringene. Før det må administrasjon ses på som et eget fag hvor ansatte har god utdanning, og har gode detaljkunnskaper om hva som kan endres.

For 4 år siden hadde vi en omorganisering av studieadministrasjonen på FHS. Vi fant ut at det var sårbart med studiekonsulent for hver utdanning, og det ble igangsatt et prosjekt for å finne ut av hvordan kunne vi utnytte ressursene bedre, minske sårbarheten, sikre likebehandling, ha sikker drift samtidig som vi skulle være effektive.

Det første vi gjorde var å gå nøye gjennom: Hva er pedagogisk virksomhet, og hva er administrativt. Resultatet ble at i dag er vi delt inn i grupper, med eksamenskontor, praksiskontor og studieveiledning. I tillegg har vi førstelinje som bidrar inn mot de andre. Alle samarbeider tett. Vi har gode tilganger til systemer, et rasjonelt myndighetskart, samt godt samarbeid med de faglige. Hele administrasjonen ligger på fakultetsnivå. Vi har 3500 studenter, og ca 20 ansatte på studieadministrasjonen.

Fra vi får studentlistene fra opptak til vitnemål skrives ut gjør vi all saksbehandling fra A-Å. Det innebærer, klager, begrunnelser, innpass, permisjoner, individuelle utdanningsplaner, særplass i praksis, refusjoner, tilrettelegging osv. osv. Naturligvis i samråd med leder. Overordnede oppgaver lå på hovedadministrasjonen. Alle fakulteter kan ikke organiseres likt, da det er ulike utdanninger og størrelser. Men vi mener vi har fått til en effektiv organisering med de ressurser vi har.

Etter fusjonen har vi erfart at dette ikke nødvendigvis vil fortsette. Barnesykdommer vil alltid forekomme, men når vi i april ser økonomene gå med hauger med papir da de mangler tilganger, systemer som ikke er særlig brukervennlig, rapporter må skrives ut på papir, begynner vi å lure på hva som skjer. Skal dette bli hverdagen? Flytting av papir?

En leder jeg snakket med, lurte litt på hvorfor noen av de ansatte fløy avgårde med papirer for underskrift. Nok en gang flytting av papir. Skal vi tilbake til brevgirometoden. Putte dokumenter i konvolutter for å få nødvendige underskrifter. I en ellers digital verden? Vi har også skjønt at saksbehandling kan vandre fra institutt til fakultet, fram og tilbake. Effektivt? Nei. (Det tar også unødvendig tid fra ledere som har det travet nok fra før). I dag har vårt fakultetet kun 11 personer som jobber i dekanens stab, de er effektive, men det brukes tid på dokumenter som ikke er tilgjengelig NÅ!

Med mer effektiv organisering og delegering, vil det kanskje bli rom for mer forskningsadministrasjon, ja kanskje en kaffekoker også. Og det er faktisk billigere å kjøpe eksamenspapir med gjennomslag enn å lønne folk for å kopiere alle eksamensoppgavene. Mens det kopieres på Gløshaugen, sender eksamenskontoret vårt oppgavene ut til sensorene.

Hvis det er papirflytting på fakultetsnivå, er det kanskje nærliggende at det også går mye fram og tilbake mellom nivå 1 og 2. Utfordringen ligger nok i systemene som brukes. Tilganger og rettigheter må delegeres nedover, men er de som i dag gir tilgangene villig til å gi slipp? Det vil nok være utrolig mange gode argumenter for å fortsatte som før. Derfor er det viktig at toppledelsen her tar noen beslutninger som påvirkes nedover i systemet. Vi har erfart at saker blir satt på vent da de som jobber på IT/kommunikasjon heller ikke har nødvendige tilganger for å gjøre jobben.

Å ha detaljkunnskap om arbeidsoppgavene er viktig i en slik prosess, uavhengig om du jobber på nivå 1, 2 eller 3. Den kunnskapen må brukes. Det er også der man har førstehånds kunnskap om hva som trengs for å gjøre en god jobb. FS, ITL, eBorthe, TimeEdit osv. Nettbank er bra, brevgiro er ute. Det er vel de færreste under 40 år som vet hva det er.

Hvis det vi har erfart er riktig, ser jeg ingen grunn til at ikke administrasjonen kan effektiviseres, man kan styrke de fakulteter det er mangel på ressurser , og reduksjon i antall ansatte kan gjøres ut fra naturlig avgang. Det vil nok ta år før alt er på plass.

Hvis noen har lyst til å se hvordan vi jobber, er jeg sikker på at dere vil bli godt mottatt hos oss på FHS. Latteren sitter løst. Ennå!