UiO-styremedlem håndplukket til lederstilling i LOS

Hvem bør representere UiOs teknisk-administrative ansatte i universitetsstyret?

Ikke ledere i alle fall, ifølge styremedlem Marianne Midthus Østbys uttalelser i valgkampene i 2017 og 2021. Østby vant i 2017 og ble gjenvalgt i 2021. Begge gangene med mellomledere blant motkandidatene.

Da Østby ble gjenvalgt i 2021, var det som seniorrådgiver og nestleder i fagforeningen NTL. I dag er hun ingen av delene. Siden 1. juni i år er Østby seksjonsleder i avdeling for personalstøtte i Ledelsen og støtteenheter (LOS).

Stillingen beskrives som et vikariat og har ikke vært lyst ut.

Det var Uniforum som opprinnelig omtalte saken.

Østby i 2021: – Det viktigste er en armlengdes avstand til ledelse

UiOs valgreglement lister opp en rekke høyere lederstillinger som ikke er valgbare til universitetsstyret. Blant disse dekan, instituttleder og avdelingsdirektører. Mellomledere har likevel adgang til å stille, noe flere av dem også har gjort. Men i valgkampene har lederstillingene blitt brukt mot dem – blant annet av Marianne Midthus Østby.

I 2017 rettet hun følgende spark mot motkandidat Ole Martin Nodenes, sitert i Uniforum:

«Dei sakene som me er opptekne av, blir ikkje tatt opp i Universitetsstyret om ikkje me er der og kan leggja dei fram. Ole Martin Nodenes har gjort ein god jobb dei fire åra han har representert dei teknisk-administrative i styret. Men no er han blitt avdelingsleiar for Ceres. Difor er det viktig at ein vanleg tilsett representerer oss i styret».

Da Uniforum før styrevalget i fjor spurte hvordan Østby skilte mellom rollene som NTL-nestleder og styrerepresentant, påpekte hun at «Det viktigste er at ansattrepresentanter har en armlengdes avstand til ledelse». I valgdebatten ledet av Aslak Bonde sa Østby at «jeg håper at den ene plassen ikke besettes av ledere». Motkandidat, seksjonssjef på UV Linn Stølan ble valgt til første vara.

Nå er altså Østby selv blitt leder, under personaldirektør Irene Sandlie. Ifølge UiO.no er tittelen seksjonssjef ved International staff mobility office (ISMO). Arbeidsoppgavene favner imidlertid videre enn dette. Ifølge UiO.no har Østby oppgaver som «Ansvar for sekretariat for lønnsforhandlinger og IDF», «Koordinere administrative oppgaver i AP» og «Strategi- og planarbeid innen HR-feltet».

Denne måneden har Østby sendt ut e-poster om frister i lønnsforhandlingene med signaturene «HR-leder LOS» og «Seksjonssjef, seksjon for HR». I en av disse framgår det at Østby skal lede forhandlingsutvalget i LOS i høstens lokale lønnsforhandlinger.

«Jeg har lest spørsmålene dine»

Hva skjedde med den tidligere holdningen til styreverv for ledere? Og har Østby gjort seg noen tanker om hvorvidt enkelte av de nye arbeidsoppgavene er forenlige med vervet i universitetsstyret?

Uniforum ba om et intervju.

Det har ikke universitetsstyremedlemmet tid til, men ber om å få spørsmålene på e-post så hun kan «svare ut» skriftlig. Det får hun.

Østby lar imidlertid være å svare på flere av Uniforums skriftlige spørsmål. Blant spørsmålene som forblir ubesvart, er «Har du endret syn i spørsmålet om ledere som universitetsstyrerepresentanter? Hvorfor/hvorfor ikke?».

Østby lar også være å svare på om hun har undersøkt mulighetene for å trekke seg fra styret. I UiOs valgreglement §15 3. heter det at «Vedkommende organ kan etter søknad frita et medlem fra verv for resten av valgperioden når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier dette».

– Jeg har lest spørsmålene dine og ser ikke helt sammenhengen mellom alle sammen, skriver Østby og fortsetter:

– Det jeg har å si om dette er: Jeg kan bekrefte at jeg har blitt forespurt og takket ja til 1 års vikariat som seksjonsleder i Avdeling for personalstøtte. Jeg startet i stilingen 1 juni. Eventuelt ytterligere spørsmål knyttet til denne stillingen må rettes til personaldirektøren.

– Iht valgreglementet er også seksjonsledere valgbare til universitetsstyret. Jeg er valgt for en fireårsperiode, og jeg vil fortsette å utføre mitt verv til det beste for UiO og de som jobber og studerer her. Når det gjelder min habilitet må jeg som alle andre styremedlemmer vurdere den fra sak til sak, avslutter hun.

– Viktig at andre stemmer kommer til

I 2017 skrev daværende UiO-styrekandidat og kontorsjef Astrid Waaler Kaas et debattinnlegg i Uniforum med tittelen «Hvem er en vanlig tilsatt?». Foranledningen var valgdebattmøtet der daværende NTL-leder Ellen Dalen ga uttrykk for at Kaas som mellomleder ikke var rett person til styrevervet.

At ledere ikke bør representere vanlige ansatte i universitetsstyret, er fortsatt NTLs standpunkt, bekrefter NTL-leder Natalia Zubillaga.

Zubillaga var selv blant forslagsstillerne da Østby stilte til valg i fjor. Fagforeningen promoterte også Østby på lokallagets Facebook-side.

Etter årsmøtet på nyåret i år, har Østby ingen verv i NTL-UiO. Framover vil hun i flere sammenhenger tvert om representere arbeidsgiversiden overfor NTL og de andre fagforeningene.

– Hva synes du som fagforeningsleder om at det nå er en mellomleder i personalavdelingen som representerer de teknisk-administrative ansatte i universitetsstyret?

– Som NTL tidligere har uttrykt, er det vårt standpunkt at det er uheldig om det er ledere som representerer de teknisk-administrative ansatte i styret. Universitetsstyret er et demokratisk valgt organ som fatter vedtak som er avgjørende for de ansattes hverdag. Ledere har allerede tilgang til andre organer for makt og innflytelse, så i universitetsstyret er det viktig at andre stemmer kommer til.

– Mistenker dere ledere for ikke å være i stand til å tale vanlige ansattes sak?

– For oss handler dette om maktbalanse og tilgang på innflytelse i viktige organer på universitetet, presiserer Zubillaga.

– Om du visste i fjor at Østby skulle bytte jobb til den hun har nå, hadde du og NTL da støttet hennes kandidatur til styret?

– Det er umulig å svare på. Jeg stilte meg bak hennes kandidatur basert på den daværende situasjonen, sier Zubillaga.

Etterlyste informasjon om tilsettingen

Hva slags stilling er det egentlig Østby har fått? Og har alt gått riktig for seg?

Like før sommeren etterspurte NTL-UiO mer informasjon fra arbeidsgiver om tilsettingen. I referatet fra IDF-møtet 10. juni står det kortfattet under «Eventuelt» at «NTL stilte spørsmål om hvilken hjemmel som er brukt ved midlertidig ansettelse av seksjonssjef i Avdeling for personalstøtte».

Uniforum har fått innsyn i redegjørelsen NTL i ettertid fikk fra UiO. I e-posten går det fram at det var seksjonslederstillingen i ISMO fagforeningen ville ha mer informasjon om. UiO skriver at «Vi bekrefter at stillingen er et vikariat for seksjonssjef som er ute i permisjon. Dette er alle de ansatte informert om, og det er god dialog med berørt seksjonssjef». Videre henvises det til et notat fra mai samme år.

– Hvorfor ville dere ha mer informasjon om denne tilsettingen?

– Det henger sammen med at vi i mai mottok et notat der det sto at man ville slå sammen HR-støtte og ISMO. Så da det uten utlysning ble tilsatt ny seksjonsleder i ISMO, ba vi om hjemmel for å forsikre oss at det var snakk om et reelt vikariat i tråd med lovverket, slik vi har gjort med flere saker. Vi har tidligere sett at avdeling for personalstøtte har foretatt administrative ledertilsettinger uten utlysning der vi mener det ikke har vært hjemmel for det, forklarer Zubillaga.

Fremdeles har fagforeningen ubesvarte spørsmål:

– Per i dag vet vi ikke hvor langt omorganiseringen er kommet, men er nå innkalt til møte der vi skal få informasjon, sier NTL-lederen.

Hadde behov for ny leder raskt

Personaldirektør Irene Sandlie bekrefter overfor Uniforum at seksjonslederstillingen i ISMO ikke ble lyst ut, og forklarer samtidig hvorfor:

– Vi hadde behov for en leder med riktig kompetanse og som raskt kunne ivareta ansvaret i lederfunksjonen og oppfølgingen av de ansatte på en god måte, skriver hun i en e-post til Uniforum.

– Universitetsstyret er UiOs øverste organ. Østby er valgt inn i styret som representant for de teknisk-administrative ansatte. I hvilken grad vil du si at det kan by på rollekonflikter at en ansattrepresentant i styret er seksjonsleder i LOS med arbeidsoppgaver som «Ansvar for sekretariat for lønnsforhandlinger og IDF» og «Strategi- og planarbeid innen HR-feltet»? Var dette noe du vurderte da Østby ble tilbudt stillingen?

– Jeg kan ikke se at dette vil by på rollekonflikter. Valgreglementet gir bestemmelsene om hvem som er valgbar til universitetsstyret ved UiO, og det foreligger ingen formelle hindrer mot dette. Stillingen har heller ikke oppgaver eller ansvar som skulle tilsi habilitetsutfordringer. Marianne Midthus Østby vil måtte vurdere sin habilitet fra sak til sak som andre medlemmer av universitetsstyret, svarer Sandlie.

Omorganiseringen er ferdigstilt

– Etter det Uniforum kjenner til, er det planlagt en sammenslåing av ISMO og HR-støtte. Stemmer dette? Hvor langt er denne omorganiseringen kommet?

– Vi har foretatt en justering i organiseringen gjennom at en faggruppe under en seksjon er blitt organisert sammen med ISMO. Denne prosessen ble gjennomført før sommerferien og er ferdigstilt, skriver Sandlie.

– Østby har fått arbeidsoppgaver innenfor både ISMO og HR. Betyr det at hun allerede i dag har de oppgavene en framtidig seksjonsleder for en sammenslått seksjon kan tenkes å ha?

– Det stemmer, siden prosessen for justering av organisasjonen er ferdigstilt.

– Er det planlagt at vedkommende seksjonssjef som er i permisjon, skal tilbake i stillingen som seksjonssjef?

– Permisjonen er innvilget for å gi muligheten til å komme tilbake til stillingen etter endt permisjon. Utover dette finner jeg det ikke riktig å kommentere forhold knyttet til enkeltansatte ved UiO, svarer personaldirektøren.