Best i klassen - til hvilken pris?

I Khrono kan vi lese at NTNU troner på delt førsteplass sammen med Høgskulen i Vestlandet ved å ha lavest andel administrative per faglige ansatte. Administrasjonen er redusert med hele 7 % fra 2015, og ligger nå på 3,3 UFF- tilsatte per administrativt ansatt. Gullmedalje altså.

Jeg har gjentatte ganger i styret og i Universitetsavisa advart mot en ensidig tilnærming til regjeringens avbyråkratiseringskrav ved å kun kutte i administrative stillinger. Effektivisering er heller ikke i dette tilfellet ensbetydende med et lavt måltall, og NTNU kan ikke risikere å kaste babyen ut med badevannet. Eller spare seg til fant for den del.

Andre ser opp til oss

Men nå står vi altså på pallen, og andre ser åpenbart opp til oss. Da er det på tide å gjøre opp status. Hva koster det egentlig NTNU å kutte hoder på dette viset, og står nytten i forhold til kostnaden? Det innrømmes at man ikke har en helhetlig tilnærming til hvordan kuttet er distribuert, og dermed blir resultatet vilkårlig. Det sies også at noen rammes uforholdsmessig hardt, uten at man går nærmere inn på hvor eller hvordan. Og ikke minst; er NTNU i ferd med å miste brukerperspektivet av syne i effektivitetens navn?

Som administrativt ansatt kan jeg fastslå at viljen og evnene er der, men er vi tilstrekkelig antall kloke administrative hoder som kan få denne skuta trygt i havn? NTNU er i fremgang, ingen tvil om det, og det skal vi være stolte av, men vi må våge å kaste lys over det vi kan bli bedre på. Vi opplever at vi sliter med å omsette strategiske omstillingsmidler til handling, og vi baler med å overgangen omstilling til drift. Digitaliseringsarbeidet krever høy kompetanse, tid til nytenkning og utvikling for å nå vi høyere ambisjoner enn å bare sette strøm på papir. Budsjettenes tall er klare; det hentes inn eksterne konsulenter fordi vi ikke makter å løse alle oppgavene selv. Det benyttes administrative emeriti også fra pensjonistenes rekker, i stedet for å la unge sultne medarbeidere få lov til å prøve seg, rett og slett fordi det er er enklest der og da. Fagmiljø fortviler over manglende administrativ støtte tilpasset deres behov, og vi i administrasjonen fortviler med dem. I det lange løp er dette neppe en særlig farbar vei - eller?

Å kutte stillinger alene er ikke ressursstyring

I NTNUs hovedstrategi 2018-2025 er et av innsatsområdene «utviklingsevne». Ved NTNU skal vi bedrive «ressursstyring som bidrar til økt produktivitet og sikrer handlingsrom for strategiske prioriteringer og fornyelse på alle nivå». Å ene og alene kutte stillinger kan neppe omtales som ressursstyring, ei heller bidrar dette til et handlingsrom for strategiske prioriteringer og fornyelse. Snarere tvert i mot, som eksemplene over viser. Vi må være tilstrekkelig bemannet for å tilby de tjenestene og løsningene som studenter og ansatte har behov for. Men kvantitet skaper som kjent ikke kvalitet. NTNU må også sikre at vi har den til enhver tid riktige administrative kompetansen som selvfølgelig fremmer effektivitet, men også for å møte de utfordringene det pekes på. Jeg savner den langsiktige tilnærmingen; hvordan skal NTNU bygge opp et administrativt apparat som er i stand til å tilby de avanserte, og ikke minst brukervennlige løsningene som det gis lovnad om i vår egen strategi? Hvordan kan vi best ta ut det potensialet som faktisk finnes i vår egen arbeidsstokk? Når skal vi begynne å snakke om planer for kompetanseheving av de administrativt ansatte slik vi snakker om mentorordninger for studenter og karriereløp for vitenskapelige ansatte? NTNU trenger kanskje ikke flere handlingsplaner, men dersom administrasjonen skal påse at det ikke oppstår et gap mellom kvalitet på det vi tilbyr og det studentene og ansatte har behov for, må det bedrives en ressursstyring som åpner for et handlingsrom slik at vi kan fornye oss og lære av hverandre. Det krever mot og handlingskraft, men vil i det lange løp bidra til mindre byråkrati, bedre effektivitet og mer fornøyde ansatte og studenter.

Om medaljens bakside

Avslutningsvis skal jeg våge å tegne et personlig bilde av medaljens bakside - på mikronivå om du vil. Jeg kunne ha fortalt en annens lignende historie, og tro meg, de har jeg hørt mange av, men jeg får heller vise mitt ansikt som en av dem som fant det hele «litt overveldende» som slike som meg av og til omtales som. Som mange andre har jeg følt avbyråkratiseringskravet på kroppen som administrativt ansatt. Følt hva det vil si å måtte brette opp ermene til jeg stod igjen og frøs i bare singleten, løpt så raskt at jeg snublet i alle arbeidsoppgavene før jeg fikk sluttført en eneste en, prøvd å være så fremoverlent at jeg tryna med panna først, søkt hjelp før jeg gikk i bakken, bare for å oppdage at oppfølgingen dessverre var outsourcet og tilbudet ikke særlig mer enn en boks Kleenex . Og resultatet? Et langvarig fravær fra jobb og et saftig innhugg i skattebetalernes penger for at medisinsk ekspertise skulle få meg sånn noenlunde i vater igjen. Selvfølgelig bærer jeg deler av ansvaret for dette selv, og jeg retter ingen pekefinger mot mine nærmeste ledere, som gjorde så godt de kunne innen et begrenset handlingsrom og en noe famlende IA-politikk. Nei, poenget mitt er at vi også står i fare for å utvikle en tilnærming til effektivitet som er kortsiktig, lite helsefremmende, stadig mer hesblesende, og som kan oppleves som nærmest meningsløs i lengden for den enkelte ansatte. Og nettopp det synes jeg at vi ved NTNU skal holde oss så altfor gode til. Ikke har vi råd til det heller.