Gjennom det siste året har NTNU innført digital innlevering og vurdering av bachelor- og masteroppgaver. Mitt inntrykk er at man har tenkt at dette kunne gjøres raskt og rimelig ved bruk av eksisterende systemer og rutiner ved NTNU. Når NTNU ikke offentlig har trukket frem denne lettkjøpte seieren i digitaliseringen og effektiviseringens navn, er det trolig fordi det siste året har vist at hastverk er lastverk.
I et referat fra Utdanningsutvalget 16. oktober 2017 kommer det frem at NTNU ønsker en digital løsning for innlevering og vurdering som bygger på Inspera. Innføring av nye systemer ved NTNU er normalt en lang og grundig prosess. Jeg kan ikke se at det har skjedd i denne saken. Allerede 22. mai 2018 får fakultetene beskjed om at studentoppgaver fra høsten samme år vil leveres og vurderes i Inspera, mens nye rutinebeskrivelser skulle komme snarlig. Ved Fakultet for naturvitenskap (NV) har vi forsøkt å følge de rutinene, og har erfart hvor mangelfulle, omfattende og arbeidskrevende de er. Det har gått utover andre arbeidsoppgaver.
11. juni 2018 mottar fakultetene en oversikt over de nye rutinene og bes om å kalle inn administrasjonen for et informasjonsmøte i august. Samme dag legges den nye løsningen frem for Utdanningsutvalget. Der beskrives det hvordan «en effektiv og standardisert prosess gir fornuftig bruk av NTNU sine ressurser, forutsigbarhet for ansatte og studenter og høy kvalitet i saksbehandlingen». Det vektlegges at løsningen i Inspera vil være effektiviserende, gi bedre kontroll, være kostnadsbesparende, og gi en enklere teknisk løsning og administrativ prosess.
Det er vanskelig å tro at noen med erfaring fra å administrere innleveringer har vært involvert i utviklingen. Jeg finner én enkelt henvisning til Universitetsbibliotekets anslåtte tidsbruk for publisering. Løsningen fremstår som et forenklet teknisk overblikk, hvor en masteroppgave ikke skiller seg nevneverdig fra en skriftlig eksamen. Det trekkes frem at over 1000 emner allerede har tatt i bruk Inspera for vurdering. Løsningen presenteres som om den er godt fundert i eksisterende rutiner og erfaring ved NTNU.
I august får vi som administrerer studentoppgavene ved NV informasjon og opplæring i ny rutine. Først er det løsningen for masteravtalene som får vår oppmerksomhet. Prosjektgruppen fortjener ros for å ha vært lydhør og fulgt opp disse tilbakemeldingene der det har vært mulig. Like fullt var dette problemer som var forårsaket av det manglende forarbeidet.
Det viser seg å være små problemer. 1. oktober 2018 sendes en mer fullstendig rutinebeskrivelse ut. Kun tre korte avsnitt er viet til det som skal vise seg å bli den store hodepinen, nemlig eksterne sensorer. Forutsetningen er at sensorer blir registrert i god tid før innlevering, ettersom de trenger en NTNU-bruker (Feide) for å få tilgang til Inspera.
For å registrere brukere i NTNUs personal- og lønnssystem (Paga) benytter NTNU et digitalt tilgangsavtaleskjema. Disse brukes for eksempel for å gi tilgang til gjesteforskere. På samme måte som at masteroppgaver antas å ligne på andre eksamensformer, antas eksterne sensorer å ligne på gjesteforskere. Men noen forskjeller er at eksterne sensorer ofte er delvis registrert i systemene til NTNU, avklares ofte kort tid i forveien og det er mange hundre sensorer per fakultet.
Tilgangsavtalen er et enkelt skjema for personalia og detaljer om arbeidsforholdet. Formålet er at det skal være en sikker løsning for å sende opplysningene som skal inn i Paga. For gjesteforskere håndteres denne prosessen av HR, som har tilgang til Paga. Det er en løsning vi i studieadministrasjonen ikke har erfaring med, og uten tilgang til Paga kan vi ikke følge opp status for den enkelte sensor. Likevel blir vi kontaktperson og brukerstøtte for sensorene.
Prosessen har gått omtrent slik, etter min beste forståelse og med mine beklagelser for at jeg prøver å forklare dere dette:
(1) Administrativ kontaktperson for innleveringen sender sensor en lenke til skjemaet;
(2) sensor må logge seg inn via en Microsoft-konto for å få tilgang via skjemaet og fylle inn personalia før innsending;
(3) administrativ kontaktperson mottar en lenke til utfylt skjema per epost, fyller inn informasjon om arbeidsforholdet til sensor, og legger så inn instituttleder for godkjenning;
(4) når instituttleder godkjenner skjemaet går det til HR ved fakultetet;
(5) HR registrerer opplysningene i Paga;
(6) Paga synkroniseres én gang i døgnet med Felles Studentsystem (FS), databasen vi i studieadministrasjonen arbeider med;
(7) sensor er nå registrert som en person i FS og skal få en NTNU-bruker som kan aktiveres;
(8) administrativ kontaktperson kan nå registrere sensor som medlem i en sensurkommisjon, som manuelt kobles til kandidaten de skal sensurere;
(9) Inspera kan nå synkroniseres med FS, slik at sensurkommisjonen kobles til innlevert oppgave i Inspera;
(10) tidligst etter punkt 7 og før innlogging i Inspera må sensor aktivere sin NTNU-bruker med bankID eller minID. Dessuten, som det står på NTNUs nettsider, hvis det dreier seg om utenlandske eksterne sensorer er ikke prosessen like rett frem, siden de ikke kan aktivere brukeren via bankID eller minID.
Om du etter å ha lest dette trenger en kaffepause for å renske hodet før du leser videre, er det ikke bare lov, men anbefalt.
Vi forstod raskt at løsningen ville by på problemer, men det er først når vi skal prøve å gi sensorer tilgang høsten 2018 at vi begynner å forstå omfanget av problemene. Allerede 3. oktober ga NV en stor tilbakemelding om digital vurdering, hvor den nye rutinen for å gi tilgang til eksterne sensorer beskrives som omfattende og byråkratisk. Det påpekes at løsningen kan skape misnøye med Inspera som verktøy i fagmiljøene.
NV hadde ambisjoner om bruke Inspera for 50% av alle emner høsten 2018 og nå 100% våren 2019. Fasit etter vårens eksamener er at 83% av emnene gikk i Inspera. Tilbakemeldingene kommer altså fra en administrasjon som tar Inspera på alvor. En administrasjon som i det siste året har opparbeidet seg mer erfaring med Inspera enn noe annet fakultet. Man skulle derfor tro at våre tilbakemeldinger og advarsler ble lyttet til.
Når tilbakemeldingene besvares av Studieavdelingen og prosjektgruppen, sies det at rutinen for eksterne sensorer er viktig og nødvendig for å ivareta sikker identifikasjon av sensorer. Det trekkes frem at «hvordan ansatte (og eksterne) skal gis tilgang til NTNU sine IT-system er en HR/IT-prosess som ligger utenfor omfanget til arbeidet vårt». Av den grunn skal denne prosessen følges opp av et annet digitaliseringsprosjekt - senere blir prosessen flyttet til et annet prosjekt.
Her har vi en prosess som er kritisk for at NTNU skal kunne gjennomføre digital vurdering av masteroppgaver, ettersom ekstern sensor da er et lovkrav. Fremfor å engasjere seg og ta ansvar for problemene med å gi sensorer tilgang, henviser Studieavdelingen og prosjektgruppen til HR.
Etter høsten 2018 har vi konkrete erfaringer med rutinen. Når NV evaluerer gjennomføringen av digital eksamen høsten 2018, er den enstemmige tilbakemeldingen at rutinen er problematisk. Det kommenteres at man ikke har klart å få inn ekstern sensor. Egen brukerstøtte for eksterne sensorer beskrives som en forutsetning for å gjennomføre bachelor- og masterinnlevering våren 2019.
Det er åpenbart at ingen har kartlagt mulige utfordringer og problemer i forkant, da ingen kan svare oss på hva som har skjedd når vi kommer med konkrete eksempler. Svarene vi får fortsetter å henvise til HR og at tilgangsstyring er lagt til et annen prosjekt. Selv om dette altså er noe Studieavdelingen ikke selv vil ta ansvar for, forventes det at studieadministrasjonen ved fakulteter og institutter skal håndtere det.
I mai i år blir situasjonen kritisk når tilgangsavtaleskjemaet slutter å fungere i over en uke. Orakeltjenesten svarer at det ikke blir tatt tak i på grunn av sykdom. Det er knapt en uke til de første masteroppgavene leveres, og mange innsendte tilgangsavtaler er i et digitalt limbo. Rutinen for tilgang er i praksis uendret. Fra NV-fakultetet sendes det inn spørsmål om hvorfor problemene ikke har blitt tatt tak i, og hva vi skal gjøre i de siste dagene før eksamensperioden.
Svaret på første spørsmål er velkjent: “Her er det mange interessenter, flere system og et noe uklart prosesseierskap”, med kommentar om at Paga eies av HR. Det forklares at man har prøvd å gi en bruksanvisning for rutinen tidligere, “men problemstillingen har blitt prøvd plassert annet sted for at prosjektet kunne jobbe videre med prioriterte arbeidsoppgaver”. Med få dager til eksamensstart, og selv om det beskrives som kritisk for sikker gjennomføring av digital eksamen, er det altså blitt plassert annet sted på grunn av “prioriterte arbeidsoppgaver”.
Frustrasjonen er nå skyhøy, og vi blir nødt til å ta noen valg. I utgangspunktet var min plan B å la studentene levere i Inspera, hente ut oppgavene og fordele dem per epost. Dette har blitt gjort ved andre fakultet, men er ikke en godkjent måte å administrere masteroppgavene på. Det finnes ikke offisielle forslag til hvordan sensur håndteres om ekstern sensor ikke får tilgang i Inspera.
Dette forårsaker et dilemma. Riktignok har vi advart om utfordringene med denne rutinen i flere måneder, men hvis vi i siste øyeblikk unngår rutinen ved å improvisere, får vi ingen dokumentasjon på problemene med rutinen. Vi risikerer dessuten å bli møtt med innvendinger om at vi ikke har prøvd å få rutinen til å fungere. Situasjonen må håndteres på en måte som viser problemene.
Etter flere samtaler blir konklusjonen at den eneste måten er ubetinget lojalitet til rutinen og Inspera. Ingen tilnærming vil forårsake mer kaos og få flere konsekvenser. Etterhvert som masteroppgavene kommer inn går beskjeden fra meg ut: Av prinsipp omgår jeg ikke systemet og jeg kan ikke sende ut oppgavene på annet vis. Sensorene må få tilgang til oppgaven i Inspera.
Som en følge av dette oppstår det raskt problemer. Kun et fåtall har tålmodighet til å vente på det nye systemet, mens flere gir opp underveis. Veiledere begynner å sende ut masteroppgavene per epost. Men offisielt har ikke veileder tilgang til oppgavene i Inspera, for det finnes per dags dato ikke lesetilgang i systemet. Hvilke oppgaver de har sendt til sensur er administrativt et mysterium.
Først 23. mai gis det beskjed fra studieavdelingen om at blir etablert et beredskapsteam for å avhjelpe situasjonen etter et krisemøte mellom seksjonene. Man kan tilgis for å tro at det skyldes tilbakemeldingene etter høsten 2018. Derimot var det resultatet av én ekstern sensor her ved bioteknologi som prinsipielt nektet å opprette en Microsoft-konto for å få fylle ut skjemaet. Der kreves en privat epost som gmail, hotmail eller lignende, noe sensoren fant urimelig.
Etter å ha forklart situasjonen til veilederen, tar han min side i saken og vil heller ikke fordele masteroppgaven per epost. Ytterste konsekvens er nå at studenten verken får sensur eller vitnemål i overskuelig fremtid. Veileder beskriver situasjonen i en epost til ledelsen sentralt, men presenterer det som et fremtidig oppslag i Adressa. Brukerstøtten vi hadde bedt om i over et halvt år og som kom først når krisen var et faktum, fremstår for meg å være motivert av hensynet til NTNUs omdømme, fremfor hensynet til NTNUs ansatte.
Studentoppgavene har etterhvert blitt sensurert, enkelte i Inspera, andre ved innsending av karakterer på papir. Men sensuren har gått i orden takket være våre vitenskapelig ansatte, som av hensyn til sine studenter har sørget for at oppgavene fordeles og sensureres, og som velvillig tar på seg arbeidet det er å drive universitet, når administrasjonen vakler.
Når jeg skriver dette er det fordi jeg mener prosessen er av offentlig interesse. Både på grunn av NTNUs posisjon i universitetssektoren, men også i lys av andre debatter. Jeg kan trekke frem gode, grundige prosesser for digitalisering ved NTNU. Blant annet kjøres det i disse dager piloter for automatisert behandling av begrunnelser, og til høsten skal en stor del av NTNUs studier planlegges i et flunkende nytt digitalt verktøy. Begge løsninger er jeg begeistret for.
Men at det pågår noen gode prosesser fritar ikke NTNUs ansvar for denne prosessen og konsekvensene av den. Problemene har sitt utspring i slett forarbeid, og blitt forverret av troen på at det kunne innføres raskt og enkelt. Problemene vi har hatt med studentoppgavene, hvor tilgang kun var det største, kan også få langvarige konsekvenser: Flere sensorer har uttrykt tvil om de vil stille opp for NTNU senere, når systemene våre har vist seg å være så tungvinte.
Det er klart at det ikke dårlige intensjoner som ligger bak problemene som her har oppstått. Inntrykket er at det skyldes en mangelfull forståelse av arbeidet som gjøres på institutt og fakultet, og at “medvirkningen” kom først etter at viktig beslutninger og valg var tatt. Dette er dessverre gjenkjennelig fra andre diskusjoner og prosesser. Utspringet synes å være en universitetsledelse som er mer opptatt av å sette i gang visjonære prosjekter, enn å følge de til veis ende. I kjølvannet ser jeg en stadig mer utslitt administrasjon ved fakulteter og institutter, som prøver å følge opp nye bestillinger, samtidig som man må opprettholde ordinær drift.
Dette skjer uten at det tilføres ekstra ressurser, og beskrives gjerne som effektivisering. Realiteten er at det har blitt færre folk til å håndtere arbeidet, men arbeidsoppgavene sjelden endres. Når ting fortsetter å gå rundt er det på grunn av pragmatisme og fleksible systemer som lar oss holde en slags balanse. Men løsningen vi fikk for bachelor- og masteroppgavene er både rigid og arbeidskrevende. Den forstyrrer balansen vi har trengt for å holde det gående, og i vår har det skapt en situasjon som oppleves som kritisk av meg og andre.
Det viktige her er ikke de isolerte problemene med tilgang for eksterne sensorer, men derimot konsekvensene det får i en større sammenheng når de administrative ressursene ikke lenger strekker til, med ringvirkninger for både vitenskapelige og studenter. Vyene for administrativ effektivisering har nå gått utover evnen vår til å håndtere kjerneoppgaver. Spørsmålet blir om man kan gjenvinne en balanse, eller om man går på trynet.
Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.
Les flere ytringer her.
