Viserektorene har savnet kontakt med NTNU-ledelsen: - Jeg falt ofte ut av loopen

I forbindelse med fusjonen i 2016 ble det opprettet to viserektorstillinger, en i Ålesund og en i Gjøvik. Viserektorene skulle sikre at campusene hadde lokal ledelse, og styrke universitetets tilstedeværelse og synlighet i regionene.

Samtidig var det også bekymring knyttet til stillingen. Den kom nemlig til å komplisere lederstrukturen ved NTNU. Løsningen ble at viserektorene ikke skulle blande seg inn i den ledelseslinjen som gikk fra rektor til instituttleder. 

Ytring

Vil du være med å lede NTNU?

Tor Grande

Viserektoren skulle kun være stedlig leder, og kun ha en administrativ rolle. Dette er et kompromiss som til tider har gjort jobben vanskelig de siste åtte årene.

Inneværende åremålsperiode utløper 31. juli 2025 for begge de nåværende viserektorene. Før neste periode skal det skje flere endringer i rollen.

Viserektorrollen skal etter planen opp på NTNUs neste styremøte, onsdag 11. eller torsdag 12. september. 

Mye informasjon går tapt

I forkant av revisjonen av viserektorrollen har både viserektor i Ålesund, Anne-Lise Sagen Major, og viserektor i Gjøvik, Gro Iren Kvanli Dæhlin, kommet med refleksjoner basert på sine erfaringer fra jobben i form av to notater.

Ifølge de to viserektorene er den største utfordringen manglende struktur og myndighet for å kunne ivareta de ansvarsområdene de har som viserektorer.

NTNU får nye dekaner og prorektorer

Disse vil søke på NTNUs utlyste lederstillinger

Et av de mest grunnleggende utfordringene er at viserektorene ikke er fullverdige medlemmer av rektoratet. Dagens situasjon fungerer dermed ikke tilfredsstillende ifølge viserektor i Ålesund, Anne-Lise Sagen Major.

- Selv om jeg har en direkte linje til rektor og deltar i alle dekanmøter og ett rektoratmøte i måneden, går mye informasjon tapt. Jeg har heller ikke inntrykk av at andre ledere oppfatter viserektor som en del av NTNU sin øverste ledelse, skriver hun i notatet.

Også kontakten med prorektorene beskriver hun som for dårlig.

- Jeg har veldig liten oversikt over det de gjør. Det er ikke praktisk mulig at viserektor skal holde seg orientert ved å delta i Utdanningsutvalget, Forskningsutvalget og Innovasjonsutvalget, skriver hun. 

Hun skriver videre at det heller ikke er mulig å lese gjennom alle sakspapirer til møter man ikke skal delta i.

- Når det gjelder rektors stab er jeg veldig usikker på hvordan jeg skal bruke dem. Jeg kjenner dem knapt og har heller ikke møtt alle sammen, skriver Sagen Major.

Får ikke signere avtaler

I sitt notat åpner viserektor i Gjøvik, Gro Iren Kvanli Dæhlin, med å understreke at det er mye som fungerer bra. Likevel beskriver hun flere av de samme problemene som Sagen Major, særlig når det kommer til kontakten med rektoratet i Trondheim.

Grande i Ålesund: - Ingenting avgjort om flytting av master

- Jeg opplever at eksterne aktører ser på viserektor som NTNU i Gjøviks leder og talsperson for NTNU i Gjøvik. For å gjøre denne jobben best mulig bør viserektor til enhver tid ha innsikt i rektoratets vurderinger og prioriteringer. Det er ikke alltid tilfelle i dag, siden viserektor ikke er del av rektoratet, skriver hun i sitt notat.

I tillegg til å ikke være en del av rektoratet har heller ikke viserektorene fullmakt til å signere overordnede avtaler på vegne av campuset sitt. Kvanli Dæhlin beskriver dette som utfordrende når en av oppgavene til viserektor er å synliggjøre og posisjonere NTNU i regionen, spesielt overfor regionalt arbeidsliv.

- Det oppleves som tungvint at regionale samarbeidsavtaler innenfor viserektors arbeidsområder ikke kan signeres av viserektor, men må til rektor/prorektor, skriver viserektoren.

- Det samme gjelder fullmakt til å oppnevne representanter til ulike styrer og råd for regionale klynger og nettverk, fortsetter hun.

Hun mener at viserektor må få fullmakt til å signere avtaler innen sitt myndighetsområde.

Ingen enkel fjernstyring

På landsbasis er det kun to flercampusuniversiteter som har viserektorer med et stedlig eller geografisk ledelsesansvar: NTNU og UiT. Andre universiteter har i stor grad avviklet denne praksisen.

Professor ved Institutt for internasjonal forretningsdrift, Annik Magerholm Fet, var viserektor i Ålesund fra 2017 til 2022.

Etter fusjonen i 2016 ble så godt som alle administrative funksjoner flyttet fra Ålesund. Igjen satt en viserektor som skulle jobbe på tvers og gjøre det meste selv.

- Det var viktig å holde kontakt med dekanene som hadde institutt i Ålesund, samtidig var et av hovedoppdragene til viserektor å markedsføre og profilere NTNU sin tilstedeværelse i Ålesund, sier hun til UA.

Gjøvik befester sin rolle som Norges spydspiss innen cyber-sikkerhet

Fet er fornøyd med jobben hun gjorde for å posisjonere universitetet i regionen, men hun tror det hadde blitt vanskelig uten bakgrunnen sin fra Trondheim.

- Jeg kom fra Trondheim og kjente fakultetene fra før av. En viserektor uten den bakgrunnen ville nok strevd mer med å finne rollen sin i Ålesund.

Selv om det var en stor mangel på ressurser den første tiden etter fusjonen, ble det etterhvert klart at noen funksjoner som hadde vært flyttet til Trondheim måtte fases tilbake. Fet forteller at de fikk tilbake en leder for eiendom og en leder for drift. Etterhvert fikk de også støttefunksjoner i Stedlig arbeidsmiljøutvalg og Lokalt samarbeidsorgan i Ålesund.

- Fjernstyring er ikke så enkelt som man skulle tro, konstaterer hun.

«Ute av loopen»

Fet fikk også kjenne på hvor utfordrende fjernstyringen kunne være når man ikke var «en del av linja».

- Jeg falt ofte ut av loopen, og det var mye unødig stress. Fakultetene hadde sine direktelinjer til instituttene i Ålesund, og rektoratet i Trondheim hadde sine linjer nedover. Viserektor står på siden på organisasjonskartet, og havner dermed også ofte på siden i informasjonsstrømmene, forteller hun.

Det var ofte hun ikke ble informert om prosesser som var satt i gang av administrasjonen i Trondheim.

- Det må ligge i prosedyren at det går en kopi til viserektor. Ofte fikk vi ikke informasjon før i etterkant av at noe var besluttet i Trondheim.

Likevel tror ikke Fet at dette problemet automatisk vil ordne seg om viserektor blir et fullstendig medlem av rektoratet.

- Det er begrenset hvor mye tid en viserektor i Ålesund skal bruke på å dra til Trondheim for å for eksempel diskutere campusprosjektet der, samtidig som det opplevdes at tilsvarende saker i Ålesund fikk mindre oppmerksomhet.

- Det er viktig å følge med på det som foregår i Trondheim, og man må da selvfølgelig sitte i en informasjonsstrøm og en linje, konkluderer hun.

Blir fullverdige medlemmer

Det er sannsynligvis flere endringer som skjer når viserektorrollen skal opp på NTNUs neste styremøte. Blant forslagene finner vi at viserektorene:

• Defineres og deltar som fullverdige medlemmer av rektoratet og bør delta i alle rektorat- og dekanmøter.

• Skal ha en sterkere vekt på å videreutvikle Gjøvik og Ålesund sine særpreg og egenart.

• Bidra til å sikre at NTNU har et helhetlig studietilbud som ivaretar NTNUs regionale samfunnsoppdrag, gjennom å ha ansvar for å bringe frem regionens behov for studietilbud ut fra NTNUs regionale samfunnsoppdrag.

• Ha ansvar for intern samordning, koordinering og ledelse av stedlig campusutvikling. Fronte NTNUs interesser og deltakelse i strategisk utvikling av Gjøvik og Ålesund som attraktive studiebyer og campus.

Verken viserektor i Ålesund Anne-Lise Sagen Major eller viserektor i Gjøvik Gro Iren Kvanli Dæhlin har ønsket å kommentere saken så lenge den er til intern behandling.