Konflikter: Færre faktaundersøkelser, mer forebyggende arbeid 

NTNU vil finne bedre metoder for konflikthåndtering enn faktaundersøkelsene. Dette ble diskutert på forrige Sesam-møte.

En faktaundersøkelse skal avklare de faktiske forholdene i en sak basert på en objektiv tilnærming, og vurdere om det foreligger et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø i strid med blant annet arbeidsmiljølovens bestemmelser. 

NTNUs bruk av faktaundersøkelser har vært omstridt. 

Hva slags fakta finner man i faktaundersøkelser?

- NTNU jobber med å utvikle nye måter å følge opp meldinger og varsel om konflikt- og arbeidsmiljøsaker, sier HR- og HMS-direktør Arne Kristian Hestnes. 

Han sier dagens tilnærminger ikke fungerer optimalt.

- Vi ønsker på bakgrunn av erfaringene å få bredere involvering av verneombud, bedriftshelsetjenesten (BHT) og tillitsvalgte i slike saker. Forebygging av konflikter og arbeidsmiljøsaker er den viktigste prioriteringen i dette arbeidet, sier Hestnes.

Arbeidsgruppe skal gi råd

Han sier det likevel vil oppstå konflikter som man ikke har lyktes med å forebygge. 

- Når slike saker oppstår, skal våre ledere og ansatte ha en forutsigbar og tydelig metode å støtte seg på. 

Det skal etableres en arbeidsgruppe bestående av verneombud, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjeneste, som kan gi råd og anbefalinger til arbeidsgiver. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å følge opp saken og som beslutter, men arbeidsgruppen vil fungere som en viktig rådgivende gruppe for arbeidsgiver. 

- Hovedregelen er at alle saker skal løses på lavest mulig nivå, og at metoden benyttes først når forebygging ikke lengre er mulig. ARK er ikke avgjørende for om metoden skal benyttes, men vil være en viktig bakgrunnsinformasjon, sier Hestnes.

NTNU har brukt 18 mill. hittil, 2.8 mill. årlig i årene som kommer

Legger ikke faktaundersøkelser helt vekk

- Betyr dette at faktaundersøkelser ikke lenger skal brukes?

- Det at vi nå legger om metodene for konflikthåndtering betyr ikke at faktaundersøkelser er helt uaktuelt, sier Hestnes. 

Han sier at også i den nye metodikken, og i alle konflikthåndteringsaker, vil det være behov for å kartlegge om rutiner er fulgt, informasjon og medvirkning ivaretatt, dokumentere at folk er hørt og synspunkter forstått, at møter er holdt, dokumentere møtereferater og ha oversikt over de viktigste påstandene og hendelsene. 

NTNU har en egen prosedyre for faktaundersøkelser.

- Poenget med den nye metoden er at vi skal være tidligere på banen og få en mer prosess– og medvirkningsorientert konfliktløsning - før parten står for steilt mot hverandre med påstand mot påstand. Det er jo gjerne når ting er fastlåst med påstand mot påstand vi har hatt behov for å kartlegge fakta så langt som mulig. Slike situasjoner kan selvsagt oppstå på nytt, sier Hestnes.

- Faktaundersøkelsene bidro ikke konstruktivt

leder

Er det noen voksne hjemme?

Fagforeningen Norsk tjenestemannslag (NTL) er glad for at NTNU nå vil bruke andre metoder enn faktaundersøkelser.

- Vi fraråder bruk av faktaundersøkelser, og jeg tror ikke det brukes i særlig grad ved NTNU i dag. Vi kan ikke fortsette å bruke det, det bidro ikke konstruktivt til å løse konfliktene, sier Sturla Søpstad, leder for NTL NTNU.

Lisbeth Aune, hovedtillitsvalgt for Forskerforbundet ved NTNU, er også glad for at NTNU skal bruke andre metoder. 

- En fiasko å måtte ty til faktaundersøkelser

- Vi er veldig positive til at NTNU nå vil prøve andre metoder, når de ser hva som ikke har fungert tidligere, sier Aune.

Kan være nødvendig i blant

Til Hestnes redegjørelse om at faktaundersøkelser fortsatt kan være aktuelt i enkelte tilfeller sier hun følgende:

- Forskerforbundet ønsker at faktaundersøkelser i tradisjonell forstand, da typisk med bruk av eksterne advokater, legges bort. Våre erfaringer tilsier at dette ofte eskalerer konfliktsituasjon. Det betyr likevel ikke at Forskerforbundet ikke ser behov for formelle prosesser og kartlegging i en del tilfeller, slår Aune fast.

Søpstad har forståelse for at man ikke kategorisk avviser det.

- Jeg deler Hestnes beskrivelse, i enkelte situasjoner vil det være behov for å bruke faktakartlegging der det vil være nødvendig, forklarer Søpstad.

Deltakere som ikke er involvert selv 

Søpstad håper arbeidsgrupper skal fungere bedre.

- Folk som er i konflikter ønsker ofte å løse dem. I arbeidsgruppene kan man diskutere hva som er utfordringene og finne mulige løsninger. Det er viktig at de som deltar i arbeidsgruppene har erfaring fra slikt arbeid fra før, sier Søpstad.

Han mener det ofte kan være lurt at deltakerne er fra nivået over avdelingen der konflikten finnes, siden noen i disse rollene kan være involvert i konflikten. 

Lisbeth Aune påpeker at alt ikke er helt klart med den nye metoden ennå.

NTNU fortsetter med faktaundersøkelser

- Vi må få mer detaljer på plass, og vi må sørge for mer opplæring, både på ledernivået og blant de som skal jobbe med konfliktløsningen. 

Krevende arbeidskonflikter

- NTNU har hatt flere krevende arbeidskonflikter de siste årene. Tror du denne metoden vil hjelpe NTNU å unngå lignende situasjoner?

- Jeg håper jo det. Men det krever at det settes av tid til konfliktløsning. Det har vært en stor del av problemet tidligere, at det ikke brukes nok tid under hele prosessen i en konflikt, sier Søpstad.

Han mener også at NTNU må komme inn tidligere i konfliktene og ha mer fokus på forebygging.

- En viktig del av jobben er å endre fra å reparere til å forebygge. NTNU må også gå mye raskere inn når et varsel kommer, istedenfor å bruke tida på å vurdere om dette virkelig er et varsel eller ikke, sier Søpstad. 

Lisbeth Aune sier ledelsen helst bør reagere før et varsel kommer inn.

- Man må avdekke problemene tidligere, og så må vi jobbe litt mer med å finne ut akkurat når en slik arbeidsgruppe skal kobles på, sier Aune.