- Selvbetjeningsportalen kunne med fordel vært mer intuitiv

Innimellom er det innlegg i Universitetsavisa som tar opp ulike utfordringer med lønnsprosessene ved NTNU. Sentralisering av NTNUs lønnsprosesser og samtidig innføring av nytt lønnssystem innebærer en merkbar omorganisering og nye måter å organisere arbeid og prosesser på. 

Som leder for avdelingen som eier disse prosessene, ønsker jeg å dele innsikt i både utfordringene vi har møtt og de fremskrittene vi har gjort gjennom to år med sentralisert tjenestesenter for lønn og HR. 

Seksjon for lønn og HR ble etablert våren 2022 som en del av riggen før innføringen av nytt lønnssystem og nye lønnsprosesser ved NTNU. Bakgrunnen for skifte av lønnssystem var bl.a. at kontrakten for det gamle systemet, Paga var gått ut på tid og ikke kunne forlenges. 

Lønnsutbetalingen blir lakmustesten

Underveis i prosessen ble universitetene instruert av Kunnskapsdepartementet til å anskaffe lønnsløsning fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring – DFØ. Det nye systemet SAP bygger på DFØs standard for statlig virksomhet og ble innført gjennom et felles samarbeid med UiO, UiB og UiT. 

Da NTNU satte nytt lønnssystem i drift 1. januar 2023, var vi sist ute av de fire universitetene som gikk over til DFØs løsning.

Innføring av nye systemer og prosesser krever mye av en organisasjon. Det har i aller høyeste grad vært tilfelle for lønn- og HR-arbeidet ved NTNU. Medarbeiderne i det nyetablerte tjenestesenteret hadde et halvt år på å forberede seg på det nye og avslutte det gamle, uten forstyrrelser i løpende drift.

Mange problemer med betaling til utlandet ved NTNU, slik skal DFØ løse problemet

Spenningen var stor da første lønnsutbetaling skulle kjøres i nytt system januar 2023. Det gikk heldigvis bra, og siden har tjenestesenteret betalt ut lønn og honorar med få feil totalt. 

Fagsystemet SAP, som ligger under selvbetjeningsløsningen/portalen fra DFØ, har gitt NTNU mange forbedringer innenfor lønnsområdet – men også utfordringer. Det inneholder funksjonalitet vi ikke hadde tidligere, noe som bidrar til høy kvalitet på regnestykkene i forkant av utbetalingene. Men løsningene er langt fra perfekte. 

Selvbetjeningsportalen, som er bruker-delen av lønnssystemet, kunne med fordel vært mer intuitiv. Rutinene innebærer i tillegg bruk av flere systemer i én tjeneste. Det gjør brukerreisen kronglete. 

At lov- og avtaleverket vi omfattes av er bygd inn i løsningen i langt større grad enn tidligere, gjør at mange oppfatter det som mer tungvint og rigid enn det forrige systemet. Men den regelstyrte flyten er også en styrke. Det er ikke meningen at vi skal ta snarveier forbi rettighetene og pliktene som er vedtatt gjennom regelverk og tariffavtale.

Eksempelvis så krever statens reiseregulativ en rekke opplysninger for at kompensasjon og skattetrekk skal bli korrekt. Kontrakter skal signeres før en gjesteforeleser eller læringsassistent starter i jobben. SAP følger reglene og er et kontraktsbasert system – ingen kontrakt/avtale - ingen lønn, mens det tidligere var slik at honorarregningen i seg selv (uten noen som helst form for skriftlig kontrakt mellom partene) ga grunnlag for utbetaling. Dette påvirker både selve lønnssystemet og krav til rutiner og prosesser. 

Og nettopp inngåelse av digitale kontrakter med oppdragstakere og timelønte har vært en av de mest krevende prosessene. Erfaringene fra de andre universitetene tilsa at dette ville bli en stor omveltning for organisasjonen.

Tjenestesenteret forberedte seg selv og fakultetene etter beste evne, både teknisk og faglig. Likevel oppsto mange uforutsette forhold som førte til mye frustrasjon. Dette området er samtidig et eksempel på at nye systemer også krever endring fra organisasjonens side. 

Honorarprosessen kan som nevnt ikke settes i gang før det foreligger en kontrakt. Det er en formell forutsetning – men fremdeles ser vi mange tilfeller av manglende signering eller svært sen signering av kontrakten. Her er tjenestesenteret helt avhengig av brukerne rundt om i NTNU-organisasjonen. 

NTNU har både alene og i samarbeid med de andre universitetene jobbet intensivt mot leverandøren for å utbedre feil og svakheter i systemet. Mange av problemene som oppsto i første driftsår, er nå løst. Andre ting må vi jobbe videre med for å forbedre. For eksempel er inngangen for eksterne som skal sende reiseregninger til NTNU, «Betalmeg», opphav til mange misforståelser og ekstraarbeid i flere ledd. 

Det er dessverre flere eksempler på oppdragstakere og timelønte som opplever at utbetalinger tar for lang tid. System og sentralisering får gjerne skylda, men forklaringen er mer sammensatt enn som så. Én av årsakene er at vi som organisasjon tar med oss gamle vaner over i et system som er lagt opp til at vi må gjøre ting i en bestemt rekkefølge og til rett tid. 

Alle oppdragstakere og ansatte skal ha gyldig kontrakt før de begynner å jobbe for NTNU. Tidligere var det enkelt å hoppe bukk over denne regelen. En ekstern sensor kunne for eksempel gjennomføre oppdraget, stikke innom kontoret for å signere for antall timer/besvarelser, og så kom honoraret på konto en stund etter det. 

Nå må instituttet bestille kontrakten før oppdraget starter. Tjenestesenteret vil deretter opprette kontrakten og sende den til oppdragstakeren for signering. Når datoen for fullført oppdrag er passert, går honoraret til utbetaling. Ingen kontrakt i systemet = ingen utbetaling. 

Årlig inngås over 25 000 kontrakter til oppdragstakere og timelønte ved NTNU. Volumet går ikke ned av at vi har sentralisert oppgavene, men vi kan enklere bygge spisskompetanse, sørge for standardisering og likebehandling, og passe på at system og prosess henger sammen. Her har NTNU kommet langt i løpet av to år. 

Vi har likevel mye å jobbe med for å effektivisere arbeidet. Behandlingstiden i tjenestesenteret må ned og gamle vaner og tidligere rutiner må legges bort rundt om i hele organisasjonen. 

Etter en hektisk oppstart, begynner vi nå å lande såpass trygt at vi kan se på mulighetene for å effektivisere driften gjennom for eksempel automatisering. Vi jobber også kontinuerlig med å justere rutiner for å løse oppgavene raskere, gi bedre brukeropplevelser og samtidig sikre god kvalitet. 

Enkelte løsninger ligger langt utenfor oss selv og avhenger av at DFØ prioriterer universitetenes behov, og tar dermed mer tid. Andre ting kan vi utvikle internt på kort sikt. 

Vi har det systemet vi har. Lønn- og HR-prosessene er styrt av lover og avtaler som krever etterrettelighet og kontrollerbarhet. Innføring av nye systemer krever organisasjonsmessig tilslutning og vilje til å endre praksis – alle involverte må med – ikke bare tjenestesenteret. Likevel, nå som vi nærmer oss slutten på en overgangsfase, vil vi kunne sette oss nye mål for utvikling. Dette gjør vi best sammen – som sektor og som ett NTNU.