Mange problemer med betaling til utlandet ved NTNU, slik skal DFØ løse problemet
For DFØ er utenlandsbetalinger på toppen av lista av utfordringer universitetene trenger en løsing på. Nå skal et utvalg løse problemet.
Bjørn Sæstad sier de er i nært samarbeid med universitene.
Foto: DFØ
I januar i år ble de økonomiske systemene bestilt av BOTT innført ved NTNU. Dette var noe forsinket ettersom det var enkelte problemer. Det har det også vært etter innføringen.
Universitetsavisa omtalte i dag problemer tilknyttet ansatte i turnus og i beredskapsvakt. Tjenester for denne typen ansatte er dog ikke en del av det systemet BOTT-universitetene har kjøpt av DFØ.
En rekke ulike systemer
Bjørn Sæstad, divisjonsdirektør i lønnsdivisjonen i DFØ, forteller at det som ofte omtales som DFØ-systemet i virkeligheten er en rekke ulike systemer, som de leverer til en rekke ulike statlige enheter.
Fakta
BOTT
- BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim med mål om å finne felles løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren.
- BOTT Økonomi og lønn innføringsprosjekt ble avsluttet ved NTNU 1. januar i år med innføring av en rekke system lever av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ)
- Vi leverer blant annet systemer for faktura, budsjett, lønn tid, økonomiske system og et et system for ansettelse og kontrakter. En del av disse har universitetene i BOTT-samarbeidet tatt i bruk og da fra årsskiftet også NTNU. Det har for det meste gått bra, men litt innkjøring er det og litt tid tar det alltid å bli vant til nye systemer, sier Sæstad.
Sikkerhetsutfordringer styrende
Det største problemet for deres del tilknyttet å tilpasse systemene til universitetenes behov har vært utbetalinger til utenlandske oppdragstakere. Ettersom universitetene er spesielt internasjonalt orienterte i statlig sammenheng har dette blitt et stort behov. Som har blitt omtalt i flere medier tidligere har det vært store problemer tilknyttet dette.
- Dette har hovedsakelig vært knyttet til USA og Canada og sikkerhetsutfordringer. Spesielt da når oppdragstakere er knyttet til et nytt land eller en ny bank. Dette er egentlig ikke så mye et teknisk problem, som det er tilknyttet ulike sikkerhetsstandarder og regler, sier Sæstad.
Nå har de satt ned et utvalg for å løse problemet. Der er det med tre fra BOTT, altså to fra UiO og en fra NTNU, som skal representere alle universitetene i samarbeidet. I tillegg er det også med tre fra DFØ.
- Dette er noe vi har jobbet intensivt med. Vi har utivklet et system med SMS-verifikasjon som utenlandske oppdragstakere kan ta i bruk, som på lang vei vil løse problemet. Det skal vi teste ut med brukere i USA. Med involvering fra universitetene håper vi på å gjøre det enda mer treffsikkert.
Nær 80 000 utbetalinger i alt ved NTNU
Han forteller at det er store kvanta det er snakk om for DFØ.
- Vi leverer til 260 000 medarbeidere i staten, både honorert og fast ansatte. Målet er å få til gode og intuitive løsninger. NTNU er en stor virksomhet med 9000 fast ansatte og 14 000 honorerte. Volumet er formidabelt, og det er også mange utbetalinger, sier han.
Volumet på utbetalinger viser at NTNU er en stor virksomhet. Antall utbetalinger i Norge siden årets oppstart og systemets innføring ved NTNU er 75 852. Antallet utbetalinger til utlandet ligger på 2 488.
Når det gjelder saker inn til kundesenteret, er dette ordinære brukerstøttesaker. Det er ingen formelle klagesaker.
- NTNU har gjort et kjempearbeid mot de ansatte når det kommer til opplæring. I henhold til avtalen får lønns- og regnskapsmedarbeiderne på universitetene brukerstøtte av DFØ, mens øvrige ansatte får støtte ved universitetet de hører til. Så vil det alltids ta litt tid å lære seg et nytt system. På noen områder arbeider vi som sagt tett med NTNU for å finne de beste løsningene, sier Bjørn Sæstad.
