NTNU-direktøren om kutt i tilbud, julebord og tiltak som funker

- Jeg ser ikke for meg at oppsigelser blir nødvendig i Fellesadministrasjonen. En viktig motivasjon for å ta grep nå er også å unngå at vi havner der. Enhver leders ansvar ved NTNU nå er å spørre seg selv om man kan havne i en sånn posisjon, og hvordan det kan hindres, forteller NTNUs direktør for organisasjon og infrastruktur, Bjørn Haugstad.

Han innførte i midten av september en gradert ansettelsesstopp på fellesadministrasjonen. Gradert fordi det fortsatt vil være ansettelser som må gjøres, fordi de er virksomhetskritiske.

Og akkurat nå har Haugstad bestemt seg for å slippe det opp litt og tillatte noen ansettelser. For det vil være en risiko med å ikke ansette også. Det er en balansegang, sier Haugstad.

- For eksempel naturlig avgang innen digital sikkerhet. Det er rett og slett ikke aktuelt at NTNU skal eksponeres for digitale trusler uten mottiltak. Der har vi sagt at nå har vi såpass oversikt over økonomien at det går an å tilsette nye, sier Haugstad.

Kan måtte kutte i tilbud

45 millioner kroner skal Fellesadministrasjonen spare i årlige kostnader. Relativt sett ikke så mye sammenlignet med et budsjett på halvannen milliard. 

- Ressursene er allerede strukket såpass tynt at det vil merkes hos brukerne. Det innebærer at vi kommer til å bli færre folk, men det innebærer også at vi i noen avdelinger kommer til å foreslå å kutte noe i tilbud, slår Haugstad fast.

Her er de fortsatt tidlig i prosessen. 

- Det er ulikt hvor langt de ulike delene av administrasjonen har kommet i å konkretisere tiltak og diskutere med brukerne. Målet er at det skal smerte minst mulig, forklarer Haugstad.

- Man må klare seg mer selv

- Hvordan kan dette utarte seg? Vil det ta mer tid å få en kontrakt for eksempel, eller å få en utgiftsrefusjon behandlet?

- Vi har diskutert dette med tjenestesenteret for lønn. Der kunne vi sagt at her blir køen litt lengre nå. Det vil ramme veldig mange i organisasjonen, så det er  et eksempel på noe vi forsøker å unngå. Men det kan være enkelte tilfeller hvor man får ville fått spesialrådgivning hvor man må klare seg mer selv, svarer Haugstad.

Et annet eksempel kan være Orakeltjenesten.

- Da kan det være at tilgjengeligheten både for studenter og ansatte blir dårligere, og du kan risikere å sitte i kø og banne fordi det tar lengre tid å få den hjelpen du bør få. Det er jo ikke virksomhetskritisk, men det er ganske irriterende for brukerne, sier Haugstad.

Han sier det er viktig at effekten ikke blir at arbeid lempes over på andre.

- Det er NTNU som må spare penger. Da hjelper det ikke at arbeid dyttes over på andre deler av organisasjonen, poengterer Haugstad.

Målet er en reell nedgang i aktiviteten.

Har klart reelle innsparinger

At det må kuttes såpass som det må, skulle man ikke nødvendigvis tro når man ser på tallene. I tertialrapporten som skal legges fram for NTNUs styre neste uke er det svarte tall for Fellesadministrasjonen – i motsetning til røde tall for enheter som går med underskudd. I 2024 går det så langt bedre enn ventet. Men de tallene skjuler noe.

- Vi har slitt med underforbruk over flere år, for eksempel for byggeprosjekter. Når vi underforbruker der, så er det fordi vi ikke har fått kapasitet til å gjøre det vi skulle gjøre. Det er ikke penger spart over tid. Hvis vi blir forsinket på kjemiblokk fem, som nå er under renovasjon, så koster det mer, ikke mindre over tid – men det kan gjøre at tallene for 2024 ser bedre ut, forklarer Haugstad.

På den andre siden så har det også vært reelle innsparinger. Haugstad sier det synes at avdelingene har tatt innover seg at det er trange tider. 

- Men ikke nok til at vi slipper unna å spare de 45 millionene. Hvis du skulle satt opp en skala over fakultetene som sliter mest i den ene enden og de som sliter minst i den andre, så er nok vi et sted på midten.

- Vi skal ikke bli så kjipe at det blir parodisk

Det kan også være utfordrende å nedbemanne via naturlig avgang. Spesielt når enkelte steder har stor gjennomstrømning.

- Det er klart, vi trenger økonomer og jurister. De finner seg raskt noe annet å gjøre enn NTNU. Så er det klart at NTNU aldri har hatt som mål å være lønnsledende. Det kan være at vi noen steder burde hatt høyere lønninger for å motvirke dette. Det er nok ikke noe som hadde vært lett å få forståelse for når vi er i en situasjon der det skal kuttes, sier Haugstad.

Han sier den nåværende situasjonen naturlig skaper en del spørsmål rundt prioriteringer også generelt i hele organisasjonen.

- For eksempel er det ikke bruk av hoteller som knekker NTNUs økonomi, men det føles helt rimelig at vi nå er mye mer påholdende og heller bruker egne lokaler. NTNU har ikke vært sløsete før, men skal nå være enda mer nøkterne. På den andre siden skal vi ikke bli så kjipe at det blir parodisk, slår han fast.

Gir tommel opp for nøkterne julebord

Han sier det er viktig å huske at NTNU fortsatt har et stort budsjett og et stadig viktigere samfunnsoppdrag. En del små ting kan være viktig for motivasjonen til ansatte.

- Vi diskuterte om vi nå skulle kutte julebord fullstendig for eksempel. Da kom vi heller fram til at nei, nøkterne julebord kan fortsatt ha en viktig rolle med å binde laget sammen og det er hele organisasjonen tjent med, mener Haugstad.

Da kommer det også uunngåelig spørsmål rundt pengene NTNU bruker på Haugstads pendleravtale fra Oslo til Trondheim. I 2023 var disse kostnadene på nærmere 200 000 kroner for et fullt år. 

På Fellesadministrasjonens allmøte forrige uke fikk Haugstad spørsmål om  hvordan det harmonerer med NTNUs økonomiske situasjon.

- Jeg svarer som jeg har svart tidligere. Jeg måtte bli boende i Oslo og denne jobben må gjøres i Trondheim. NTNU vurdererte at det var meg som var best egnet. Da er pendling svaret, sånn er det og sånn blir det. Jeg kan forsikre om at det som gjør denne jobben attraktiv ikke er å tilbringe tid på Værnes og Gardermoen, sier han.

Mener NTNU går i riktig retning

Rammefordelingsmodellen ved NTNU har også blitt et hett tema i det siste. Kritikere hevder at Haugstad ikke har forstått modellen han har vært med på å innføre. 

Ytring

Feil etter feil av Haugstad om EU-medfinansiering

- Det er naturlig at det blir en høy temperatur knyttet til fordeling av ressurser i den situasjonen vi er i. Det har alltid vært alvor i ressursfordeling, men det er klart det blir enda verre når man skal gjøre mindre heller enn mer. NTNU har vokst gjennom hele sin historie, sier han.

Han legger også til:

- La meg understreke enda en gang at vi utmerket godt vet konsekvensene av NTNUs rammefordelingsmodell. Det er foretatt bevisste avveininger og bred høring i organisasjonen før den ble vedtatt av styret.

Spørsmålet er når man kan se for seg NTNU i en ny normal.

- Det blir dristig å spå om når vi er til normal drift, men i tertialrapporten som skal diskuteres i styret tirsdag, så slår vi fast at vi ser effekt av tiltak. Det begynner å bevege seg i riktig retning. Men det vil være enkelte steder, for eksempel på medisin og helsevitenskap, der det kommer til å bli tyngre økonomisk før det flater seg ut og så sakte går opp igjen, konkluderer Haugstad.