- Hvorfor har vi stadig disse unøyaktighetene i styringen av virksomheten?

På tirsdagens styremøte ble det gjort rede for NTNUs økonomiske status etter det første tertialet i 2024.

Det var avdelingsdirektør for økonomiavdelingen, Ingrid Volden, som presenterte budsjettet. 

- Det er mye bra som skjer på NTNU. Men hvis vi kan bruke et folkelig begrep så har vi hatt for stor fart inn i året. Vi har for høy aktivitet i forhold til inntekten. Inntekten er som vi har budsjettert, men kostnadene våre er for høye, sa Volden. 

NTNU er allerede 170 millioner i underskudd: Rektor vurderer sterkere sparetiltak

- Vi må nedjustere

Hun forklarer at noen av de negative budsjettpostene kan forklares med at de skulle periodisert budsjettet bedre. Det betyr at disse postene kan jevne seg ut i løpet av året. 

- Men hovedutfordringen er lønnskostnader. Rundt 70 prosent av utgiftene våre er knyttet til lønn. Vi må nedjustere, som betyr færre ansatte og at vi må ned i aktivitet. Dette er langsiktige prosesser, og de er krevende, sa hun. 

En målsetning for NTNU er å ha fem prosent avsetninger, som blant annet brukes til investeringer. 

- Nå er vi langt unne den målsetningen. Derfor er vi nødt til å ha et lavere kostnadsnivå. Det er utfordrende for fakultetene, og noen er betydelig mer vanskeligstilte enn andre, sa Volden.

Sjefen for de dårlige tidene

Alle må forberede seg på trangere tider

Hun opplyste at de har hatt tette dialoger med fakultetene, og nettopp gjennomførte en runde med langtidsbudsjett slik at de får oversikt. 

- Vi ser at alle må forberede seg på trangere økonomiske tider, selv om det for noen ser greit ut for første tertial. Nå er det viktig at vi har veldig god økonomisk styring, men der har vi fortsatt en vei å gå. Vi jobber godt med alle enheter for å få det til, sa hun. 

Hun la til at de har hatt utfordringer med å beregne riktig pensjon på grunn av lønnsoppgjøret. Dette har blitt en ekstraregning for alle fakultetene. 

- Avvikene vi ser for fellesadministrasjonen forklares i stort av periodiseringsavvik. Men også fellesadministrasjonene har for høy aktivitet. Det er ikke slik at noen er mer skjermet enn andre. 

Tar tid å få økonomiske resultater

Av tiltak som nå er igangsatt, nevnte Volden: kostnadsføring av ikke avviklet ferie og fleksitid, ansettelsstopp eller -brems, stans i forskutterte rekrutteringsstillinger, reduksjon i reiser og arrangement og vurdering av arealeffektivisering. 

- Med redusert bemanning kan man se på redusert behov for areal, sa hun. 

Ifølge Volden er det krevende å få hele organisasjonen til å ta inn over seg at universitetet nå står i en krevende situasjon. 

- NTNU har vært vant til å være i vekst i mange år, men nå går det ned. Det tar tid å bli enig om omstillingstiltak, og det tar tid å få økonomiske resultater. Vi vet heller ikke hva resultatet av årets lønnsoppgjør vil bli. Vår hypotese er at vi ikke får utbetalt det i inneværende år på grunn av streik og forhandlinger, sa hun. 

Slår sammen instituttene: - Demper en assymetri

Spurte om høyt sykefravær

Styreleder Remi Eriksen, som også er administrerende direktør i DNV Group, åpnet med å spørre om sykefraværet ved NTNU. 

- Jeg synes sykefraværet fortsatt ser veldig høyt ut. Hvordan er NTNU sammenlignet med sektoren forøvrig? Sammenlignet med min bedrift er det veldig høye tall for alle kategorier, sa Eriksen. 

Rektor Tor Grande svarte med at han trodde sykefraværet ved NTNU er representativt for sektoren, men gikk med på å ta med en sammenligning i neste rapport. 

Representant for de faste vitenskapelig ansatte, Bjørn Skallerud, hadde forståelse for at det er vanskelig å holde styr på alt som skjer. 

- I mange år har vi snakket om reduserte bevilgninger. Nedbygging av avsetninger ser vanskelig ut, også skal vi redusere ansatte. Jeg vil jo si at vi sliter med å håndtere dette i virksomheten. Det forklares med avvik og prognoser som ikke virker, og periodiseringsfeil. Også er det enda en ny runde med pensjonskostnader. Jeg tror ikke det forklarer alt. Hvorfor har vi stadig disse unøyaktighetene i styringen av virksomheten? 

Kom med endringsforslag

Nå gir NTNU grønt lys for å tilby sluttpakker til sine ansatte

Skallerud påpekte videre at omstillingsprosesser tar lang tid, og i alle fall mer enn seks måneder. 

- Det er helt klart vært en urealistisk forventning hos ledelsen i når bemanningsreduksjonen skulle komme. Ordet aktivitetsnivå brukes også flere steder. Det er en vag formulering som burde vært spisset, det er i hovedsak bemanningsreduksjon det dreier seg om, sa han. 

Han uttrykte også bekymring for at man ser for seg nedbygging av vitenskapelig ansatte, da det i styrepapirene var formulert at det å ta ned aktivitetsnivået må skje i faggruppene. 

- Her sitter kjernevirksomheten som generer ph.d.-studenter, studiepoeng og eksterne prosjektmidler. Man kunne sagt mer om hvordan nedbemanningen skal skje, ba Skallerud. 

Han kom med et endringsforslag til styrets vedtak i saken:

«Samtidig utrykker styret bekymring for de øk-adm styresystemene som benyttes (f.eks. BOTT øl) har svakheter og gjør det vanskelig å håndtere reduserte bevilgninger, nedbygging av avsatte midler og reduksjon i antall ansatte. Styret ber om en statusrapport på hvordan disse systemene fungerer, inkludert eventuelle svakheter, i løpet høsten 2024.»

- Hva har skjedd?

Ekstern styrerepresentant Bente Merete Stallknecht undret seg over hvorfor den økonomiske situasjonen har endret seg så raskt. 

- De siste årene har vi bygget opp, og nå går det raskt ned. Noe må ha hendt. Hva er årsaken, spurte hun. 

Representant for de midlertidig vitenskapelig ansatte, Nicolai Winter-Hjelm, var bekymret for presset som legges på de ansatte i den nye økonomiske situasjonen. 

- At fagmiljø bygges ned basert på naturlig avgang skaper skjevhet, samtidig som mer administrativt arbeid legges på de vitenskapelig ansatte. I tillegg forventes det en økning i forskningsproduksjon. Jeg sliter med å se hvordan man skal balansere dette uten mer konkrete tiltak. Jeg synes en del av tiltakene er vage, sa han. 

- For å gjøre tiltak må vi vite hva som skjer

Ekstern styrerepresentant Nina Refseth lurte på hvordan man sørger for at tiltakene har strategisk forankring på sikt. 

Representant for de faste vitenskapelig ansatte, Aksel Tjora, reagerte på setningen «Rektor vurderer at tiltak som vil gi konkret økonomisk effekt, og som bevarer framtidig inntektspotensial, må prioriteres gjennomgående i organisasjonen» i virksomhetsrapporteringen.

- Jeg er litt bekymret. NTNU er ikke et kommersielt selskap, og vi må være på vakt for business-løsninger. Det kan skade oss som universitet. Når man leser virksomhetsrapporten blir man bekymret. NTNU er en stor organisasjon med stor kompetent ledelse, men er det så overraskende at man får pensjonskostnader og lønnsoppgjør, spurte han. 

Ekstern styrerepresentant Jan-Frode Janson mente rapporteringen lyste etter behov for strammere økonomisk styring. 

- Spørsmålet er hvordan vi gjør det og hvilke tiltak vi gjør. Har man ikke økonomistyring er det to risikoer, at vi unnlater å gjøre ting og at vi gjør ting overilt. Jeg kjenner på at styret her er nær handlingsplikt, men for å gjøre tiltak må vi vite hva som faktisk skjer, sa Janson.  

Tjora la til at det å redusere midlertidigheten og øke andelen ansatte i faste stillinger har vært et satningsområde over tid. 

- En konsekvens av dette er at man binder opp lønnsmidler fremover i lang tid. Det gjelder jo hele sektoren. Det kan være vi må ta en diskusjon oppover i systemet om baksiden ved faste stillinger, sa han. 

Vararepresentant for de faste vitenskapelig ansatte, Tim Torvatn, savnet strategiske bemanningsplaner. 

- Når vi bygger ned en organisasjon bør vi ikke la det bety at vi blir kvitt de beste og de eldste. Det er ofte det som skjer med sluttpakker og stillingsstopp, sa han. 

- Handler om bortfall av inntekter

Rektor Tor Grande svarte styrerepresentantene med å si at han deler det overordnede bildet av bekymring. 

- Strammere økonomisk styring har vært mitt perspektiv gjennom hele året, og hovedpunkt i dialogmøtene med fakultetene. Å svare på hva som skjedde er komplekst. Det handler først og fremst om bortfall av inntekter over hele organisasjonen, men også til dels at vi har en annen regjering med andre prioriteringer, sa Grande. 

Han sa at om de ikke tar grep nå vil NTNU gå med fem prosent i negative avsetninger ved utgangen av året, i motsetning til målet på å ha fem prosent i pluss. 

- Hovedutfordringen er at 70 prosent av kostnadene er knyttet til lønn. Vi er nødt til å bli færre, og nøkkelen er bemanningsplaner som vi jobber med langsiktig, sa han. 

Garanterer oppsigelser

Grande sa at han kan være enig i Skalleruds poeng om at aktivitetsnivå er et dårlig begrep. 

- Aktivitetsnivå er knyttet til lønn, og på kort sikt til drift og investeringer. Men vi kan ikke komme ut av dette med kun kutt i sistnevnte. Vi må sørge for at vi går godt ut av dette på lang sikt, og da må vi akseptere at det tar tid, sa han. 

Direktør for organisasjon og infrastruktur, Bjørn Haugstad, poengterte at NTNU ikke har gjennomført oppsigelser som virkemiddel tidligere. 

- Så noe av det vi erfarer er at styringen som var adekvat for å håndtere vekst ikke er adekvat for å gå ned. For å kunne gå til oppsigelse er det skarpe krav før arbeidsgiver kan gå til så drastiske grep, sa han. 

Han dro fram at NTNU-styret på juni-møtet i fjor sa at de ville være nødt til å gå ned i antall stillinger, men at de ikke så at det var så akutt visse steder som det er nå. 

- For ett år siden kunne jeg ikke garantere at det ikke vil komme oppsigelser. Nå kan jeg garantere at det vil bli oppsigelser ved NTNU, sa han.