Sliter med å konsentrere seg i åpne kontorlandskap

Oppdatert med lenke til rapporten sist i artikkelen.

Enekontorer blir et begrenset gode i framtidas campus. Hvor begrenset, gjenstår å se. Det er også et åpent spørsmål hvor langt uti prosessen fordelingen vil bli mellom enekontorer, delekontorer og kontorareal. Statsbygg og NTNU legger opp til at det skal skje i sluttfasen, mens byggene er i ferd med å bli reist. For humaniora og samfunnsvitenskapene innebærer det mot slutten av tiåret, siden Humsambygget er beregnet til å stå ferdig tidlig i 2030.

Hvordan står det til med dagens NTNU-ansatte opplevelser av egen situasjon når det gjelder ulike kontortyper?

For første gang har NTNU-forskere studert dette systematisk. Berit Therese Nilsen og Maja Joner Ognedal ved NTNU Samfunnsforskning gjennomførte en survey tidlig i fjor høst ved ansatte på NTNUs campus Kalvskinnet. Av de i overkant av 700 ansatte svarte 331.

En arbeidsstasjon i samlet NTNU: 6 kvm.

Respondentene fordeler seg på faste vitenskapelige, midlertidig vitenskapelige samt administrativt ansatte med ledere som egen gruppe. Av de faste vitenskapelige har et flertall enekontorer, mens 8 av 10 administrativt ansatte sitter i arbeidsareal. Midlertidig vitenskapelig ansatte sitter i enten i arbeidsareal eller i delekontorer, noen få har enekontorer.

Enekontor: 84 prosent godt fornøyde

Så hvordan opplever ulike ansatte ulike typer kontorer?

• De faste vitenskapelige ansatte som har enekontorer er godt fornøyde med arbeidsplassen sin i allmennhet: 84 prosent er i ganske stor grad eller i svært stor grad fornøyde. Det er ganske likt mellom delekontor og arbeidsareal, og det er ikke statistisk signifikant forskjell mellom de to. Men de på enekontor er signifikant mer fornøyde enn de i de andre kontortypene.

• 39 prosent av ansatte i delekontor og 65 prosent i arbeidsareal sier at arbeidsplassen i svært liten grad eller ganske liten grad er tilrettelagt for konsentrasjonsoppgaver. 83 prosent av de på enekontor mener det tilrettelegger i ganske eller svært stor grad, og få mener det ikke tilrettelegger.

• 48,5 prosent av faste vitenskapelig ansatte i delekontorer sier at arbeidsplassen i svært liten grad eller ganske liten grad er tilrettelagt for arbeidsoppgaver som krever konsentrasjon.

• Av de som jobber i arbeidsareal vil 20 prosent jobbe et annet sted enn arbeidsplassen 3-4 dager i uka, 10 prosent svarer «nesten alltid» (her er antall respondenter lavt, 10 personer). Tilsvarende tall for delekontor er 5 og 2 prosent. Spørsmålet var: I gjennomsnitt, hvor ofte velger du å jobbe andre steder enn på kontoret ditt?

Vitenskapelige sliter mer med konsentrasjonen i åpne landskap

Forskerne ser at opplevelsen av tilretteleggingen for konsentrasjon på arbeidsplassen er trinnvis dårligere tilrettelagt for konsentrasjonsarbeid fra enekontor som er på topp, til arbeidsareal, som er på bunn. Det ser også ut som delekontor og arbeidsareal har større negativ sammenheng med konsentrasjon blant vitenskapelig ansatte enn blant administrativt ansatte – selv om få respondenter her gjør at det ikke kan trekkes for vidtrekkende konklusjoner.

Når det gjelder mulighet for møtevirksomhet og til å ta i mot besøk av studenter og andre, er forskjellene til stede, men i mindre grad. Når det gjelder luftkvalitet, er det ikke signifikante forskjeller mellom kontortypene. Angående lyd og lys, er de som jobber i arbeidsareal signifikant mindre fornøyde enn de som jobber i de andre kontortypene.

Hva angår tilrettelegging for å samarbeide uformelt med kolleger, finner Nilsen og Ognedal ingen signifikante forskjeller.

Savner tavler

Nilsen og Ognedal har systematisert respondentenes kvalitative kommentarer til tre hovedbudskap som ble formidlet under tema arbeidsplassen. Det første var at arbeidsformer bør styre arealutformingen, ikke omvendt. «Trender» innen arbeidsareal eller undervisning bør ikke overstyre behov de ansatte har. Som et eksempel nevnes det i en kommentar at vedkommende savner å ha tilgang på vanlige tavler.

Et annet poeng som ble understreket var at ansatte argumenterer for enekontor fordi det passer arbeidsoppgavene deres, ikke fordi de er prinsipielle motstandere av andre løsninger. Enekontor både skjermer til konsentrasjonsarbeid og fungerer som møterom, og de erfarer at andre løsninger fungerer dårligere.

Forskerne minner om at de aller fleste respondentene fra Kalvskinnet som har andre arbeidsplasser enn enekontor ikke er faste vitenskapelig ansatte.

Assosierte til ubåtpersonell

Det tredje hovedtemaet i de åpne feltene som dreide seg om arbeidsplassen er hvor godt undervisningsrommene fungerer, og her er det mer delte meninger. Klasseromsnorm, service på undervisningsutstyr, dimensjonering i forhold til antall studenter og type utstyr nevnes som utfordringer. Illustrerende sitater: «Stillerom er ofte opptatt»,« Det mangler riktig utstyr», «De er små og noen har dårlig lys og luft forhold», «Tremannskontor (for meg) ga assosiasjoner til ubåtpersonell, der 3 deler en seng og sover der til ulike tider», «Det er ikke et mål at akademikere skal jobbe papirfritt (…) Bøker er viktige redskaper i forskning og undervisning».

Punktet knyttet til fellesskap var at ansatte savner kontakt med studentene, og det å være tilgjengelige for studenter. Flere omtaler at de nå sitter bak «murer» som hindrer alle utenfor i å komme inn. Illustrerende sitat: «Det er ironisk at delte kontorarealer fører til mindre uformell samhandling»

Lyd er et problem

Nilsen, den ene av de to forskerne bak studien, fremhever som det viktigste funnet, hvor tydelig dette bekrefter at ansatte foretrekker enekontor – det gjelder både vitenskapelige og administrativt ansatte.

- Det er også indikatorer på at areal kan fungere bedre enn delekontor for en del funksjoner. Det kan skyldes flere ting, som at mange deler på arealet, men her hadde jeg antakelser om at jo mindre jo bedre, noe som ikke stemmer i alle sammenhenger. Vi tror dette kan skyldes bedre tilrettelegging for avlastningsrom rundt, men det vet vi jo ikke, sier hun.

Et annet funn Nilsen framhever er hvor tydelig det bygningsmessige spiller inn på hvor fornøyde ansatte er. Særlig lyd utmerker seg som et problem flere steder.

- Hvor viktig det sosiale aspektet er for ansatte er også veldig tydelig, sier hun.

- Et kollegialt fellesskap og daglig, uformell omgang fremstår som veldig sentralt for ansattes trivsel.

Hvordan påvirker kontorsituasjonen de ansattes ønske om mer hjemmekontor? Nilsen peker på flere faktorer som påvirker anledningen til å jobbe hjemme.

- Dette ser i stor grad ser ut til å være i hvert fall delvis ledelsesstyrt. Leder gir tydelige føringer på at det er forventet at ansatte er fysisk til stede, og dermed er man i en situasjon hvor hjemmekontor ikke fremstår som et reelt valg for den enkelte ansatte. Det er flere som sier at de gjerne vil jobbe mer hjemme, mens andre fremhever hvor fornøyde de er med å slippe hjemmekontor etter koronaen, sier Berit Therese Nilsen.

Rapporten kan leses i sin helhet her