Har fått bedre grep om økonomien, men den faglige kvaliteten vil lide

Ved inngangen til september gikk vi inn i årets tredje tertial, og fakultetene skal snart levere sine økonomiske tertialrapporter til rektor. 

Torsdag la økonomisjef Torill Foss Lundgren ved Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH) fram økonomisk status for fakultet etter andre tertial for fakultetsstyret. 

- Dette er nesten dagsferske tall, for de ble klare i går, innledet hun med. 

Har et ikke realistisk budsjett

MH-fakultetet la i mars fram et budsjett for 2024 hvor de budsjetterte med å gå nesten 100 millioner kroner i underskudd. 

- Dette ville ikke rektor godta, og vi fikk beskjed om at vi måtte justere budsjettet slik at driftsrammen går i balanse, forteller Lundgren til UA. 

Nedleggelsene ved MH fikk ja i fakultetsstyret

Driftsrammen refererer til den økonomiske rammen som er tildelt hvert fakultet for å dekke deres ordinære driftskostnader, hvor spesielt lønn til ansatte er en stor post. 

- For å gå i balanse måtte vi på overordnet nivå justere budsjettet med 68 millioner kroner. Da vi la inn denne kostnadsreduksjonen hadde vi ikke tiltak for å redusere kostnadene klare. Vi var tydelige i mars på at dette ikke var et budsjett som var realistisk å nå, forklarer Lundgren. 

Fakultetet har gjennom omstillingsprosessen jobbet hardt med å finne disse tiltakene. 

- Nå har vi en prognose om å klare halvparten. Av de 68 millionene i kostnadsreduksjoner gjør tiltakene vi har iverksatt at vi ligger an til å klare 33 millioner av disse, sier Lundgren.  

- Vi ser effekten av tiltakene

Ved bortfall av budsjettkorrigeringer styrer altså fakultetet per august mot et negativt årsresultat på 33,4 millioner kroner totalt. Dette er en forbedring fra første tertial, da de styrte mot 70 millioner kroner i underskudd.

Dette informerte Lundgren om på fakultetsstyremøtet. 

- Vi ser effekten av omstillingsprosessen vi står i. Instituttene holder igjen alt av aktivitet, og det er minimalt med reise og utviklingsarbeid. Den langsiktige effekten av dette vil vises på sikt, informerte hun styret.

På MH-fakultetet har de levd med ansettelsesstopp i snart to år. Som resultat av dette har de redusert med 16,27 stillinger så langt i 2024, og ser en reell reduksjon i lønnskostnader på 14,1 millioner per august. 

- Det utgjør en del penger. På årsbasis ser vi en reduksjon på 23,4 millioner, sa Lundgren. 

Disse stillingene er likevel ikke nok, og fakultetet er på vei inn i en omfattende nedbemanningsprosess. 

Sliter med at ansatte ikke fører ferie

Et av de iverksatte tiltakene ved fakultetet er å jobbe med at alle ansatte skal registrere ferieavviklingen sin i Selvbetjeningsportalen. Om fakultetet blir sittende igjen med ansatte med uavviklet ferie kan det bli dyrt. 

- Vi kan spare 20 millioner på at folk fører ferien sin, men det har vist seg at det ikke er så lett, sa Lundgren. 

I stedet for å spare 15 til 20 millioner kroner har kostnadene til ferie derimot økt med 1,2 millioner kroner. 

- Noen institutter har jobbet knallhardt for at de ansatte skal føre ferie, og det har hatt stor effekt. Men vi har ansatte som ikke har ført ferie på mange år. I våre nåværende prognoser står det at vi skal spare 15 millioner på dette, men da er det en stor innsats som må til, sa Lundgren.

Fakultetsstyret var enig om at problemet trolig ikke ligger i at de ansatte ikke avvikler ferien sin, men at den ikke registreres. 

Styreleder Grethe Aasved var fornøyd med at styret for første gang kunne se at de iverksatte tiltakene hadde hatt effekt. 

- Men vi er overhodet ikke i mål, og det er dessverre ikke noen grunn til å slappe av, sa hun. 

Informerte om omstilling

Fakultetsstyret ble også informert om status på omstillingsprosjektet ved MH, av prosjektleder og prodekan Jon Magnussen. 

Siden forrige styremøte har prosjektet hatt en omstrukturering for å legge til rette for bedre medvirkning og bedre inkludering av de tillitsvalgte. I tillegg har de etablert en støttegruppe på nivå 1 som blant annet bistår MH med HR og juss. 

- Det er nyttig for oss, men også for dem. For MH vil ikke være det eneste fakultetet som må gå gjennom en slik prosess, sa Magnussen. 

Torsdag leverte instituttene sine bemanningsplaner for vitenskapelige stillinger, som skulle vise hvilke stillinger det er behov for – for slik å kunne se hvor det kan kuttes.

- Det vi ser er at instituttene har tenkt ulikt med tanke på detaljnivå for kompetansekrav og arbeidsoppgaver knyttet til stillingen. I noen tilfeller er beskrivelsene så spisset at det er åpenbart for oss hvem som skal ha stillingen, mens noen er mer generelle, fortalte Magnussen. 

Står rettere i ryggen nå enn før sommeren

Instituttene har derfor fått bemanningsplanene i retur for å jobbe videre med hvorvidt stillingene trenger å ha så spisset beskrivelse. 

- Vi ser for oss å kutte i overkant av 50 årsverk i vitenskapelige stillinger. Vi er allerede ned med over 12 av seg selv siden ansettelsesstoppen, og mange stillinger kan tas med naturlig avgang i de kommende to årene. Dette reduserer behovet for oppsigelser, sa Magnussen.

Fakultetet vil også gå bredt ut med sluttavtaler til vitenskapelig ansatte. Det skal først drøftes i Losam 27. september, og kort tid etter vil sluttavtaler tilbys. 

- Jeg skal ikke forskuttere noe, men jeg står rettere i ryggen nå enn da jeg var her sist. Jeg tror vi skal klare mye av dette uten oppsigelser, sa Magnussen til fakultetsstyret. 

De avventer å tilby sluttavtaler til teknisk-administrativt ansatte. 

- Her venter vi til vi har nye bemanningsplaner på plass for disse stillingene. Vi har mindre hastverk her. Det er naturlig større turnover i disse stillingene enn i de vitenskapelige, så det kan hende omstruktureringen innen dette området skjer av seg selv, sa Magnussen.

- Vi vil levere dårligere på forskning og undervisning

Omstillingsprosjektet har gjort en risiko- og sårbarhetsanalyse, som viser at det fremdeles er tidvis ekstrem belastning på en del nøkkelpersoner i prosjektet. 

- Vi prøver å håndtere det så godt det lar seg gjøre. Men høy belastning vil vedvare ut kalenderåret og godt ut i det neste, sa Magnussen. 

Dekan Siri Forsmo understreket at instituttlederne nå står i en krevende situasjon. 

- Det er en stor belastning for dem, og det vil jeg at fakultetsstyret skal være klar over. Prosjektene forutsetter godt samarbeid internt men også oppover og nedover i miljøene, og her står instituttlederne på mange måter i en skvis.  

Ekstern styrerepresentant Nina Langeland sa at hun nå var mer beroliget enn da det ble gjort opp status for omstillingsprosjektet før sommeren. 

- Dere har fått bedre grep på dette, og det er helhetlig bedre organisert, sa hun, og advarte mot risikoen for at kun de flinkeste ansatte velger å ta sluttavtaler. 

- Det kan være en risiko for det faglige nivået, sa hun. 

- Vi skal ta ned ti prosent av våre vitenskapelige stillinger. Man tar ikke disse ned uten at det får konsekvenser for kvalitet. Vi vil levere dårligere på utdanningene, og det blir mindre ressurser til å drive forskning. Men det vi gjør skal være godt nok, svarte Magnussen. 

Fakultetsstyret ga samlet honnør for god struktur i organiseringen av omstillingsprosjektet, og ba om at fremdriften opprettholdes.