Må si opp flere om du ikke registrerer ferie

NTNU er avhengig av at ansatte selv registrerer når de tar ut ferie. 

1. september 2024 står det over 164 millioner kroner i avsetninger i NTNU-regnskapet for feriedager som ikke er registrert. Dette tilsvarer at NTNU-ansatte har 57 182 feriedager til gode.

- Disse feriedagene til gode består både av reell ferie som ansatte ikke har avviklet, samt ferie som er avviklet men ikke registrert. Vi er avhengig av at den ansatte selv registrerer når ferie skal eller har vært avviklet, sier økonomisjef ved NTNU, Ingrid Volden. 

- Hvor mye av dette er feriedager som faktisk er tatt ut, men ikke ført opp?

- Vi vet dessverre ikke hvor stor denne andelen er, sier Volden.  

Summen har økt med 26,8 millioner kroner siden 1. januar i år, til tross for at NTNU nå jobber på spreng for å få folk til å registrere ferie som er avviklet, og å faktisk avvikle ferie. 

Flere oppsigelser

Fakultetet for medisin og helsevitenskap (MH) jobber nå intensivt med saken. Økonomien er dårlig ved MH, og det er allerede klart at det går mot sluttavtaler og oppsigelser, så her er arbeidet ekstra viktig. 

Nå kommer sluttpakkene hit også, oppsigelser kan komme i februar

Fakultetet må sette av nesten 25 millioner kroner, hvis ikke flere registrerer eller tar ut ferie innen årsslutt. Disse pengene kunne vært brukt på å unngå oppsigelser. 

- Målet vårt er å klare å hente inn 15 av disse millionene i løpet av året, resten i første del av 2025. Hvis vi ikke klarer det, blir det flere oppsigelser. Å føre ferie er det mest skånsomme tiltaket vi har for å spare penger, sier Torill Foss Lundgren, økonomisjef ved Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH).

Fakultetet hadde nylig et allmøte for alle ansatte. Der sa prodekan Jon Magnussen: - Dette er ikke bare en papirøvelse. Det økonomiske regnskapet ser bedre ut, det blir færre årsverk vi trenger å nedbemanne med, og færre trengs å sies opp. Så jeg har en bønn: har du ikke registrert ferie, så gjør det nå.

Tar kontakt med hver enkelt ansatt

Nå har alle instituttene fått en navneliste over hvem som ikke har registrert ferien sin.

- Vi følger vi opp hver enkelt ansatt. Noen av de ansatte har 90 dager ferie til gode, sier hun.

90 dager ferie tilsvarer hele 18 uker. Tilsammen har ansatte ved MH-fakultetet over 10.000 feriedager til gode, det er rekord blant fakultetene på NTNU.

- Noen trodde kanskje ikke det var mulig å overføre mer enn 14 dager ferie?

- Systemet sletter faktisk ikke feriedager. Så jo, det er mulig. 

- Men tar ikke folk ferie, da?

- Jo, de fleste tar nok ferie. Så min antakelse er at mesteparten av dette er at folk ikke fører opp når de tar ferie, sier Lundgren.  

Og grunnen til det kan være at de aldri har vært inne i DFØ-appen- noensinne.

- Endel vitenskapelige ansatte fører ikke timer, og har kanskje aldri vært inne i systemet før. Vi tilbyr nå å hjelpe hver enkelt ansatt med å føre ferie. 

Gjenspeiler verdien av feriedagene

De 164 millionene er en regnskapsmessig avsetning som gjenspeiler verdien av feriedagene som ikke er avviklet. De har altså ingen sammenheng med feriepengene du får utbetalt hvert år.

HR-sjef Arne Kr. Hestnes forklarer at pengene må settes av, for hvis du ikke har tatt ut ferie, så har du som ansatt krav på å få utbetalt dette når du slutter ved NTNU. Han presiserer at det ikke er frivillig å ta ut ferie - ferien skal som absolutt hovedregel tas i ferieåret.

- La oss si at du har åtte uker ferie du ikke har tatt ut når du sier opp ved NTNU. Da må du enten slutte å jobbe åtte uker før oppsigelsesdatoen, eller du må få utbetalt penger for åtte uker ferie når du slutter. Dette må lederen din vurdere, sier Hestnes. 

Leder kan pålegge alle å ta ferie i tre uker i perioden 1. juni-30. september. 

- Dette ville nok fått antall feriedager til gode til å gå ned noe, men lederne har nok ikke hatt nok fokus på å følge opp dette. Vitenskapelig ansatte har nok trolig også dårlig tradisjon for å føre ferie, fordi stillingene i stor grad er uavhengige, sier Hestnes. 

Han påpeker at året ennå ikke er omme, og at det kan hende at endel tar ut ferie før årsskiftet. 

Potten har økt mye ved SU

Ved Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU) har potten som må settes av til feriedager økt med 7,5 millioner kroner fra januar til september. Tilsammen må fakultetet nå sette av over 19 millioner kroner.

- Instituttene og fakultetsadministrasjonen ved SU-fakultetet jobber systematisk med å få registrert avviklet ferie. Det er den enkelte leders ansvar å legge en plan for ikke avviklet ferie for ansatte, sier økonomisjef Hans Martin Øverkil ved SU.

SU er et av fakultetene som har størst økonomiske problemer, og meldte nylig at det vil bli 15 oppsigelser ved Institutt for lærerutdanning.

Melder om 15 oppsigelser ved ILU

- Er det slik at dere ville hatt ganske mye bedre økonomi dersom folk hadde ført ferien sin riktig?

- Mindre avsetning til ferie vil gi bedre økonomi, men det vil alltid være grunner for at ansatte ikke har fått avviklet ferie - så avsetning til ferie vil aldri bli null, sier Øverkil.

IE-fakultetet

Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE) må per september 26 millioner kroner i kostnadsforpliktelse til uregistrert ferie. 

- Om alle registrerer flere feriedager i år vil det bidra til at vi får blå tall isteden for røde, sier dekan Ingrid Schjølberg.

Selv om fakultetet fortsatt har svært mange uregistrerte feriedager, så har kostnaden gått litt ned sammenlignet med 1. januar i år.

- Institutt for matematiske fag har gjort en stor jobb, og klart å få folk til å registrere ferie. Så nå jobber vi for å få de andre instituttene til å følge eksemplet, jeg tok det sist opp ved forrige allmøte, sier Schjølberg.