Slik styres NTNUs håndtering av pandemien

Helge Holden rettet i et innlegg i Universitetsavisa før jul kritikk mot måten beredskapsarbeidet på NTNU blir drevet på under pandemien. Han etterlyste bedre informasjon og mer involvering av faglærere i arbeid med vedtak som berører dem.

Vi må erkjenne at vi kommer til å leve med ulike former for beredskap en god stund til, og Holdens innlegg er en viktig påminning om at flere er opptatt av hvordan dette arbeidet er rigget.

Pandemien har satt hele samfunnet i en ekstraordinær situasjon. Helt siden mars i fjor har vi beveget oss i ukjent terreng og stadig vært nødt til å sette i verk tiltak for første gang. Jeg er imponert over hvordan kolleger og studenter har taklet denne vedvarende unntakstilstanden. Den uavklarte situasjonen med stadig nye restriksjoner er krevende og slitsom for oss alle.

NTNU har en beredskapsplan for operativ håndtering av brann, ulykker, dødsfall og andre alvorlige hendelser. Den er laget med tanke på kortvarige kriser som må håndteres raskt. I planen er det definert at organisasjonsdirektøren skal være sentral beredskapsleder, mens rektor skal få mest mulig arbeidsro til å drive virksomheten. I en pågående beredskapssituasjon er det mange beslutninger som skal fattes på detaljnivå, og det er sjelden hensiktsmessig at rektor går helt ned i detaljene.

Rektor fatter de viktige beslutningene

NTNUs renommé står på spill

Pandemien er en krise med større konsekvenser og lengre varighet enn beredskapsplanen ble dimensjonert for. Koronakrisen berører også i stor grad den daglige driften av universitetet. Derfor ble det tidlig diskutert hvordan arbeidsfordelingen mellom rektor og beredskapsledelsen skulle være. Vi så at det måtte tydeliggjøres hvor beslutninger tas. Det skal ikke herske noen tvil om at rektor er NTNUs sikkerhetsansvarlige, og derfor øverste leder av korona-arbeidet, slik jeg er for NTNUs faglige og administrative virksomhet. Rektor tar beslutningene i alle større og strategisk viktige saker knyttet til pandemien.

Hvorfor får vi ikke vite hvordan beredskapsgruppen tenker?

Både beredskapsledelsen og daglig ledelse (linjeledere) jobber med å håndtere pandemien. Arbeidsdelingen mellom rollene kan kort beskrives slik:

• Beslutninger knyttet direkte til håndtering av pandemien, først og fremst om smittevernstiltak og smittesporing, fattes i Sentral beredskapsledelse (SBL), i henhold til delegert myndighet i NTNUs beredskapsplan.
• Beslutninger som følger av smittevern og smittesporing knyttet til daglig, faglig og administrativ virksomhet fattes i sin helhet av rektor og linjeledere.

Rektor deltatt i to av 31 møter i Sentral beredskapsledelse

SBL og dekaner gir råd

Helt siden 27.februar i fjor, da vi satte beredskap på grunn av de første meldingene om koronautbruddet, har det vært tett dialog mellom meg og sentral beredskapsleder (organisasjonsdirektøren) om håndteringen av pandemien. Det var også svært nyttig i de kritiske fasene i fjor at prorektor for utdanning var medlem av SBL. Beredskapsledelsen har en kjernegruppe, men den øvrige sammensetningen har blitt endret flere ganger underveis for å møte ulike faser i pandemien.

Holden med kritikk mot sentral beredskapsledelse

I tillegg til SBL, støtter jeg meg på råd fra min utvidede ledergruppe, der alle dekaner, viserektorer og museumsdirektøren samt leder og nestleder i Studenttinget inngår. Under pandemien holdes det ukentlige koordineringsmøter med denne gruppa. De er også mitt formelle kontaktpunkt med fakulteter og institutter. Innspill fra faglærere har mange ganger nådd meg via rapporter fra dekaner på disse møtene. I tillegg møter jeg stadig vekk ansatte og ledere på ulike nivåer som har kommentarer og forslag til forbedringer i koronahåndteringen.

Formelt er ansattes medvirkning i planlegging og ledelse av koronahåndteringen sikret gjennom faste samarbeidsfora som f.eks Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM). Under pandemien har SESAM stort sett møttes ukentlig, mens utvalget tidligere hadde møter hver tredje uke.

I tillegg eksisterer det flere andre samvirkefora og kortsiktige prosjektgrupper som er nedsatt for å løse spesifikke oppgaver. Blant annet har vår beredskapsledelse under hele pandemien hatt ukentlige møter med beredskapsledelsen i Trondheim kommune for å diskutere koronarelaterte saker som berører NTNU. Tilsvarende så har viserektorene i Gjøvik og Ålesund jevnlig kontakt med beredskapsledelsene i disse to byene.

Møtereferater blir nå offentlige

Helge Holden er kritisk til at saksbehandlingen i SBL ikke er offentlig. I håndteringen av en «vanlig» krise vil jeg holde fast ved at det ikke er tjenlig å offentliggjøre fortløpende alle vurderinger som gjøres i beredskapsledelsen. I tillegg til kapasitet og tidsbruk, er det også slik at innsyn i planverk, innsatsplaner og annen dokumentasjon relatert til krisehåndteringen på NTNU, kan gi utenforstående informasjon som kan lette gjennomføringen av straffbare handlinger.

Samtidig vil jeg understreke at alle beslutninger som SBL tar, i ettertid må tåle et kritisk lys og en grundig evaluering.

Så langt har vi jobbet etter samme mønster under korona-håndteringen. Vi har valgt å ikke offentliggjøre sakslister, dokumenter og referater fra Sentral beredskapsledelse. De viktigste vedtakene fra SBL er imidlertid blitt publisert som meldinger på Innsida. I tillegg har de blitt formidlet via flere nyhetsbrev (e-poster) fra rektor og i sosiale medier. All informasjon til ansatte og studenter samles i tillegg på “korona-portalene” www.ntnu.no/korona og www.ntnu.edu/corona (engelsk versjon).

Etter at koronahåndteringen nå etter hvert er blitt en integrert del av driften vår, er det stort behov for åpenhet. Jeg har derfor besluttet at referatene fra Sentral beredskapsledelse i koronasaker heretter skal legges åpent ut på nettet. Samtidig gjøres også referatene fra Fellesadministrativ koordineringsgruppe, som er en undergruppe til SBL, offentlige.

Åpenhet er viktig for å skape tillit. Ikke minst når vi etter hvert opplever en stadig sterkere slitasje og tiltakstretthet, må vi være ekstra påpasselige med å forankre og skape forståelse for vedtakene som fattes. Gjennom referatene får man et innblikk i hvilke dilemmaer beredskapsledelsen står ovenfor, både av praktisk art og i håndteringen av stadig nye regler og råd fra nasjonale og lokale myndigheter.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

Les flere ytringer her.