Få kjenner ordningen som gjør det lettere å være nyansatt

Hvert år starter mange nye ansatte ved NTNU. Noen av dem kommer seg raskt på plass i sin nye stilling og arbeidsplass, mens andre bruker mye lenger tid.

I følge en intern undersøkelse, utført av stipendatenes interesseorganisasjon Dion i 2020, viser tilbakemeldingene at stipendiater og midlertidige ansatte bruker i gjennomsnitt 12 uker på såkalt «onboarding». Noen bruker til og med så mye som 24 uker eller mer. 

Fra det Universitetsavisa kan finne har ikke dette blitt undersøkt i detalj siden.

Ifølge undersøkelsen er det spesielt stipendiater og postdoktorer som rapporterer om spesielt lange onboardingprosesser. Dion-leder Xiaoran Gao mener gode fadderordninger kan være en del av løsningen.

Problemet er bare at få synes å være klar over at dette finnes som en ordning, og hvor viktig den er for at nyansatte, og spesielt stipendiater, skal komme seg på plass og i gang med arbeidet sitt.

På IV-fakultetet setter de nå i gang med et helt nytt onboardingsystem for å hindre lange onboardinger.

Fadderprogram for å hjelpe nyansatte

Onboarding kan bestå av mange ting, alt fra å få datamaskin og kontorplass til å bli kjent med kollegaer og lønnssystem. For internasjonale nyansatte kan det også handle om å forstå seg på skattesystemet, få fastlege og finne bosted.

Stipendiater og postdoktorer rapporterer om spesielt lange onboardingprosesser, og det er faktisk skandinavere utenfor Norge som sliter mest. Har er det hele 50 prosent som rapporterer om at prosessen er dårlig. 

- Det er utfordrende å komme til en ny arbeidskultur. Da trenger man hjelp til å navigere i dette og opparbeide seg forståelse for hva som er forventet, sier leder av Dion, Xiaoran Gao.

Gao og Dion har lenge vært opptatt av onboardingprosessen til stipendiater og midlertidig ansatte. Gao har også stor tro på at fadderordninger kan være med på å gjøre prosessen bedre. 

- Fra undersøkelsen vår ser vi en sammenheng mellom bruk av fadderordning og kortere onboardingprosesser. Vi ser blant annet at respondentene svarer at den største hjelpen kom fra kollegaer i samme eller lignende stilling, samt at at de som brukte lengst tid på onboarding også var de som ikke visste om fadderordningen, sier Gao.

Fadderen ble min første venn

NTNU anbefaler at alle nyansatte får en fadder. En fadder skal hjelpe den nyansatte å bli kjent med NTNU og bidra til at den nyansatte blir trygg i sin nye rolle og på sin nye arbeidsplass.

Sykefraværet høyest blant stipendiater. Her er flest syke

For stipendiat ved Institutt for bygg- og miljøteknikk, Anteneh Masresha Zerihun, var fadderen avgjørende for at han følte seg velkommen og kom raskt på plass. 

- Prosessen var veldig fin på mange vis. Selv om det var utfordrende å komme til et nytt sted og mye var vanskelig, så var disse problemene i liten grad knyttet til NTNU, sier Zerihun.

Som nyansatt fikk Zerihun oppnevnt en fadder tidlig – en person han kunne snakke uformelt med om alt fra NTNU-relaterte ting til tips om hvor han kunne finne en varm vinterjakke og gode spisesteder. 

Han tror dette er viktig, spesielt for internasjonale stipendiater.

- En fadder kan være redningen i hverdagen. Jeg var veldig heldig. Fadderen min ble min første venn og gjorde at jeg følte meg veldig velkommen. Nå vil jeg absolutt selv være fadder hvis jeg får muligheten, og på den måte bidra til at andre kan få en like god oppstart.

Må praktiseres bedre

Dion-lederen mener onboardingprosessen kan og bør kortes ned, for konsekvensen av dårlig og langtrukken prosess er at man blir forsinket med avhandlingsarbeidet allerede fra starten av.

Dette kommer også frem i undersøkelsen, hvor de fleste deltakerne anslo at de kunne ha spart opptil 50 prosent av tiden sin i de første månedene hvis prosessen hadde vært mer effektiv.

Hevder NTNU er ansvarlig for psykiske skader hos stipendiat

Dion-lederen mener likevel at ordningen er spesielt viktig for stipendiater, og at det derfor er uheldig at fadderordning er lite kjent og at det ikke er helt tydelig hva som forventes av en fadder og hva man kan benytte fadderen sin til. 

- Det finnes gode detaljerte lister for nyoppstartede om hva man skal sette seg inn i og hva man bør gjøre for å komme seg på plass, og det er veldig bra. Vi opplever at informasjonsleveringen til nyoppstartede er bedre, sier hun. 

Gao trekker frem at noen institutt har bedre rutiner enn andre på dette, mens andre ikke synes å være kjent med fadderordningen i det hele tatt.

Fra Dions undersøkelse kommer det frem at halvparten av respondentene ikke visste om fadderordningen, og av de resterende var det bare 13 prosent som oppa å ha fått tildelt en fadder ved oppstart.

Tenker nytt ved IV

Ved IV-fakultetet har de lenge vært opptatt av ansettelses- og onboarding-prosessen. Maren Berg Grimstad er ph.d.-koordinator ved IBM, et av IVs institutt, og forteller at det har vært jobbet aktivt med å effektivisere prosessen og trygge stipendater både på fakultets- og instituttnivå.

- Ansettelsesprosessen er en ting, men også onboarding kan ta veldig lang tid, fra man får kontrakt til man er tatt opp ved et ph.d.-program, har studierett og er i gang med avhandlingsarbeid. Det har vært flere tilfeller hvor det har tatt opp til et halvt år og der det nok har vært uklart for stipendiaten hvem som har ansvar for hva, forteller Grimstad.

Fakultetet har imidlertid satt ned en arbeidsgruppe som blant annet skulle effektivisere ansettelser og forlengelser av rekrutteringsstillinger, og de er nettopp ferdige. 

Grimstad satt ikke i arbeidsgruppa, men er en av ph.d.-koordinatorene som nå kan ta i bruk de nye rutinene. 

Hun mener dårlige ansettelses- og onboarding-prosesser kan føre til at man mister mange gode kandidater. Med den nye ordningen er ambisjonen blant annet å kutte tiden man bruker på å søke opptak til ph.d.-program fra tre måneder til to uker, samt å sørge for at alle instituttene ved IV følger samme mal for når ph.d.-koordinator tar første kontakt med en ny stipendiat og hva den første eposten inneholder.

- Å skrive doktorgradsavhandling er et maraton, dette er en stein i skoen

- Med det nye systemet skal man få mye av informasjonen man trenger rett etter signert kontrakt. Det gjør at man kan sette i gang tidligere med å orientere seg, få fadder, få kontakt med ph.d.-koordinator og generelt ha et trygt nettverk allerede før man har kommet seg på kontoret, sier hun. 

Grimstad ser at mange stipendiater venter for lenge med å spørre om hjelp til forskjellige ting. Med et godt fadderprogram tror hun at det blir mer lavterskel å spørre, samtidig som det bygger opp under et godt kollegialt arbeidsmiljø.

Hun er tydelig på at det nye onboarding-systemet neppe er perfekt, og at IV må evaluere arbeidet fremover, men erfaringene er foreløpig positive.

- Har dere brukt noen insentiver eller honorar for å rekruttere faddere?

- Nei, vi har ingen insentiver og det har heller ikke vært nødvendig. Å være fadder skal ikke være en stor oppgave og handler først og fremst om å være en god kollega, og vi opplever at ph.d.-kandidatene er glad for å kunne hjelpe en ny inn i miljøet, avslutter hun. 

Mange uskrevne regler

- Det utfordrende med å være ny er at det er så mange uskrevne regler som ikke tenker på og som kan være ganske overveldende for en som er ny, sier leder for Stipendiatorganisasjonen i Norge (Sin), Karl Henrik Storhaug Reinås.

Reinås er selv stipendiat ved UiO og har førstehåndserfaring med å måtte sette seg inn i nye arbeidrutiner, finne ut hvor man skal orientere seg, reiseregninger - ting som ikke sies eller forklares eksplisitt, men som man raskt må få oversikt over og som kan spise store deler av tiden sin dersom man ikke vet hvordan det skal gjøres. 

- God onboarding er så viktig, for hvis prosessen er dårlig så tar det mye fokus og krefter vekk fra avhandlingsarbeid og forsinker progresjonen. Jeg husker for eksempel at jeg brukte to dager bare på å lære å skrive reiseregning, og da var det fadderen min som ble redningen. 

Reinås forteller at han og fadderen snakket mye om hvordan instituttet fungerte og strategier for å klare seg i ph.d.-løpet og akademia. Sammen diskuterte de forventninger, krav og kulturen i akademia. 

Erfaringen hans med fadderordning har gjort at han tenker at fadderarbeid må bli anerkjent som et viktig akademisk husarbeid.

- Det er utelukkende positivt at man har en god fadderordning og lage et systematisk tilbud. Samtidig skal det ikke være for omfattende å ta på seg å være fadder, slik ta det går ut over annet arbeid. Stipendiater har mye å gjøre.

- Vi er bare mennesker og det er ulik arbeidsbelastning, men jeg tenker at dersom man fikk formalisert, honorert eller registrert det som pliktarbeid så har man både insentiver og gir en anerkjennelse av det viktige arbeidet faddere gjør.

Kan bidra til bedre oppstart

Arne Hestnes er HR- og HMS-direktør ved NTNU og mener også at fadderordningen er viktig for nyansatte. 

Han forteller at ordningen praktiseres forskjellig, men at felles rutiner er beskrevet i de fullstendige rutinebeskrivelsene for rekruttering av nyansatte, og det er utarbeidet egne wikisider om fadderordningen både for leder og fadder med for eksempel sjekklister som kan hjelpe på veien.

- Tror du alle institutter og seksjoner er bevisst på dette og hvem har ansvar for å oppnevne fadder?

- Leder med nyansatt har ansvaret for å oppnevne fadder, men får gjerne hjelp og påminnelse av lederstøtte/HR.

- Hvorfor er det viktig å ha en fadderordning for nyansatte? Finnes det noen insentiver for å få ansatte til å ta på seg arbeidet med å «onboarde» nyansatte?

- NTNU er en stor organisasjon og kan virke uoversiktlig for en nyansatt. En fadderordning kan bidra til en bedre oppstart ved å gi ekstra trygghet og trivsel. Det er ingen økonomiske insentiver – men insentiver ved at man får raskere onboarding av nyansatte og forhåpentligvis er ordningen positiv også i arbeidsmiljøperspektiv.