Fakultetene avstår fra å reise bort på ledersamling – med ett unntak

Universitetsavisa har kartlagt kostnader knyttet til ledersamlinger ved NTNUs fakulteter i 2024. Dette er samlinger for fakultetsledelsen og tilhørende instituttledelse.

UAs kartlegging viser store forskjeller i praksisen mellom fakultetene. Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU) er fakultetet som så langt i år har brukt mest penger på ledersamlinger, da de 6. – 7. mars samlet seg på Brekstad på Ørlandet.  

SU-fakultetet er et fakultetene som har vedtatt de strengeste innsparingstiltakene. Dekan og tillitsvalgte sier at dette også kan være en god grunn til å ha en slik samling. Ledersamlingen kostet fakultetet 144 000 kroner. 44 deltakere deltok, som tilsvarer 3295 kroner per person. 

På den andre siden har Fakultet for medisin og helse valgt å prioritere helt annerledes, grunnet den krevende økonomiske situasjonen. Her har de ikke arrangert ledersamlinger så langt i år, men holdt seg til fortløpende møter. 

Fakultet for ingeniørvitenskap, som skilte seg fra andre NTNU-enheter ved å gå ut av fjoråret med titalls millioner i overskudd, avholder alle sine ledersamlinger på campus. Den totale prislappen på en enkelt ledersamling var mindre enn prisen per deltaker ved SUs ledersamling. 

De fleste andre fakulteter ved NTNU vaker et eller annet sted i mellom disse to. Flere opplyser at de velger billigere løsninger i år enn tidligere med grunnlag i økonomi.

Du kan se oversikt over hvor mye hvert enkelt fakultet har brukt på ledersamlinger i år nedover i saken.

Fakultetsstyremøte ved SU

Må nedbemanne: - Vi er torpedert midtskips

Fakultetenes ledersamlinger kommer i tillegg til NTNUs store todagers ledersamling på Oppdal, med pris på 777 235 kroner for 175 deltagere. 

Har behov for å være samlet over tid

Dekan ved SU-fakultetet, Tine Arntzen Hestbek, opplever de 144 000 kronene på Brekstad-turen som godt brukte penger.

- Dette mener jeg er en sum jeg kan forsvare jamfør budsjettet til fellesprioriteringer ved fakultetet. Jeg har vært bevisst på å holde min reiseaktivitet nede, og har prioritert digital deltagelse der det har vært mulig, sier hun til Universitetsavisa.

Hun sier at én årlig samling for alle ledere ved SU er nødvendig og viktig. Dekanen sier også at de var bevisste på å holde prisene nede.

- Jeg har prioritert å samle ledergruppen nettopp i denne situasjonen vi er i. Vi har behov for å være sammen over tid, én gang i året. Dette for å forstå hverandres situasjon og behov, slik at vi kan stå sammen i de utfordringene fakultetet har.

Hun sier at dette er den eneste ledersamlingen de har som er lagt utenfor campus. De har også et fakultetstyreseminar hvor både instituttledere og fagforeningsrepresentanter deltar. Dette er planlagt avholdt på campus.

Vedkjenner at det kan sende dårlig signal

SU-fakultetet er et av fakultetene som må gjøre de tøffeste nedskjæringer ved NTNU nå. Tidligere denne måneden vedtok fakultetsstyret at de må nedbemanne.

- Enkelte ansatte har vært i kontakt med UA og reagerer på signaleffekten med en slik reise, samtidig som fakultetet sliter økonomisk og må kutte og nedbemanne. Hva tenker du om det? Har du forståelse for en slik reaksjon?

 - Ja, vi er enige i at signaleffekten kan være uheldig. Vi vurderte å avlyse, men min vurdering var at det å samle alle lederne, som står i en svært krevende situasjon, var viktig for å lykkes fremover. Utbyttet av samlingen var god og vi mener vi har oppnådd en god grunnmur for arbeidet videre, svarer Hestbek.

NTL: En god begrunnelse

NTLs tillitsvalgte ved SU-fakultetet, Thomas Ferstad, forteller at de har blitt opplyst om ledersamlingsreisen i Losam. Der ble reisen begrunnet med at det ville hjelpe å ruste lederne ved SU til å stå sammen i den krevende situasjonen fakultetet nå står overfor.

Ferstad synes dette er en god begrunnelse og beslutning, selv om han kan forstå at det stilles spørsmål ved pengebruken.

- Det å reise bort sørger for at gruppen også henger sammen etter det faglige programmet på dagen. Det kan være klokt å ha slike samlinger når det hjelper å ruste lederne til å stå i den situasjonen de nå står overfor, sier han.

Han synes også det er viktig å understreke at det ikke er engangsutgifter som dette som skaper de økonomiske problemene SU og særlig ILU nå står ovenfor.

- Jeg har inntrykk av at alle fakulteter nå har et kritisk blikk på utgiftene sine, og i dette tilfellet tror jeg det kan være vel anvendte penger, sier Ferstad.

Forskerforbundet: - Vanskelig å si noe om det hjelper ledelsen å reise

Forskerforbundets tillitsvalgt ved SU-fakultetet, Patric Wallin, går ut ifra at ledelsen har gjort vurderinger rundt om en slik tur er verdt prisen for fakultetet. Han har forståelse for at det kan være nødvendig med slike møter for å håndtere den økonomiske situasjonen som fakultetet nå står ovenfor.

- Det er en veldig krevende situasjon der man er nødt til å finne gode løsninger. Om det hjelper ledelsen å dra et annet sted for å samles er det vanskelig å si noe om. Likevel er det viktig at man har gode begrunnelser, sier Wallin. 

Han er enig i at signaleffekten ikke nødvendigvis er god, men mener at det ikke er på slike ting sparepotensialet ligger.

- Det som blir viktig framover er hvordan vi kan omstille organisasjonen. Derfor er det andre tiltak som blir mye viktigere. Blant annet er det viktig at ledelsen involverer fagforeningene i planen, poengterer han.

MH: Ikke planlagt ledersamling

Fakultet for medisin og helse har i likhet med SU-fakultetet vedtatt kraftige innsparingstiltak, og må også nedbemanne i løpet av året.

Med bakgrunn i økonomien har de så langt ikke planlagt noen større samling for deres ledere.

Fakultet for medisin og helse

Fakultetsstyret sa nei til budsjett: Må kutte tilsvarende 70 årsverk

Dekan Siri Forsmo opplyser at de har ordinære instituttledermøter annenhver uke, lokalt på MH. 

- På grunn av fakultetets vanskelige budsjettsituasjon har jeg også ekstraordinære møter med instituttlederne. Av samme grunn har vi foreløpig ikke planlagt annen type ledersamling i 2024, opplyser medisindekanen.

IE: Bytter ut Brussel til fordel for Scandic

Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk gjennomførte en leder- og strategisamling en halv dag på Scandic Lerkendal i februar. Det var i alt 65 deltakere, med en prislapp på totalt 42 250 kroner – altså 650 kroner per person. De skal ha en lignende samling i slutten av april på samme sted, og med en estimert kostnad på 40 000 kroner.

Dette kommer i tillegg til en dekanatsamling i forbindelse med NTNUs ledersamling på Oppdal, med fire deltakere. Denne kostet 13 544 kroner, som også inkluderte overnatting.  

I alt har fakultetet da brukt rundt 96 000 kroner på ledersamlinger så langt.

Dekan ved IE-fakultetet Ingrid Schjølberg opplyser at de har hatt betydelig mer omfattende reiser tidligere år. Høsten 2022 hadde de ledersamling i Stockholm, og våren 2023 var de i Brussel.

IE stopper også ansettelsene: 70 millioner i underskudd i fjor

Schjølberg la nylig fram ansettelsesstopp og kostnadskutt ved sitt fakultet. På spørsmål om de har lagt om på grunn av økonomi svarer hun kort og kontant:

- Ja, det har vi.

ØK: Dropper reiser med hensyn til tidsbruk

Fakultet for økonomi gjennomførte en todagers ledersamling i Trondheim 4. januar, med temaet strategi. Totalt deltok 30 personer på denne dagsamlingen på Royal Garden. 

De spiste også en middag på Krambua kvelden før. 26 personer deltok på denne middagen. Fem personer overnattet, ettersom de var tilreisende fra campusene i Ålesund og Gjøvik.

Dekan Monica Rolfsen sier de totale kostnadene for hele samlingen for fakultetet ligger på 62 405 kroner. Hun legger til at det muligens er to reiser og tilhørende overnatting som er kostnadsført til instituttene, så hun runder opp til 70 000 kroner. Det tilsvarer 2300 kroner per deltaker.

Rolfsen beskriver fakultetets samlinger som nøkterne.  

Fakultet for økonomi

Slik håper fakultetet å slippe ansettelsstopp

- I fjor høst hadde vi et lignende opplegg i Trondheim, på Clarion Brattøra. Vi har tidligere vært på Oppdal, Ørland, Løkken og Raufoss/Gjøvik med en overnatting, men da bare med instituttledere og dekanat, det vil si omtrent ti personer.

Fakultetet sliter betydelig mindre med økonomien enn en del andre fakulteter ved NTNU. Der andre fakultet enten må nedbemanne eller fryse ansettelsene, har økonomifakultetet bare sagt at de må ta en ekstra runde for å sjekke at ansettelsene er nødvendige. 

Rolfsen opplyser at det ikke hovedsakelig er økonomi som gjør at de ikke har planlagt mer omfattende reiser dette året.

- Vi har ikke lagt om på grunn av økonomi direkte, mer av hensyn til tidsbruk. Da er det greit å ha det i Trondheim. Det blir få overnattinger og lite tid som går med totalt sett, slår dekanen fast.

Her er det størst lønnsforskjeller mellom dekan og instituttledere

AD: Har gått over til å utelukkende ta i bruk NTNU-løsninger

Dekan Sara Brinch ved Fakultet for arkitektur og design legger også opp til ledersamlinger på NTNUs campus. Det er planlagt to samlinger, én i april og én til høsten. De blir mellom 10 til 15 deltagere, og møtene avholdes i NTNU-bygget Gløshaugen østre. 

Utgifter til gjennomføring vil være knyttet til middag dag én, lunsj dag to, samt pausemat og reise og hotellrom for én person. Dekanen estimerer totalt 10 000 kroner per samling.

Dekan Brinch opplyser at man ikke hatt ledersamlinger som inkluderer reise og hotellovernatting i løpet av hennes tid ved AD. 

- Vi har holdt våre samlinger lokalt, i Trondheim, sier hun.

Hun sier at årets samlinger blir noe mer nøkterne på grunn av økonomi.

- Vi har lagt om praksis noe på grunn av økonomi. Tidligere har vi arrangert samling på hotell i byen, med leie av seminarrom og dagpakke for bespisning, mens i 2024 er det utelukkende lokale NTNU-løsninger som tas i bruk, slår hun fast.

HF: Regner med å ikke dra på tur i år

På Det humanistiske fakultet har de så langt i år avholdt heldags ledersamling i NTNUs lokaler på Gløshaugen i januar 2024, gratis. 

Dekan ved HF, Anne Kristine Børresen, forklarer at de grunnet manglende kapasitet på NTNU sentralt hadde med innleid konsulent. Kostanden for dette var 32 000 kroner.

- Konsulenten Kari Rueslåtten i Deloitte kjenner NTNU og HF svært godt. Hun deltok i planlegginga og gjennomføringa av dagsseminaret. Hun bidro med et utenfrablikk på ledergruppa, samspillet i den og ikke minst hjalp hun til med å styrke bevisstheten om lederskap i omstilling, svarer Børresen på spørsmål om hva konsulentens funksjon var.

Neste heldags ledersamling på HF avholdes i begynnelsen av juni 2024. Også denne vil samlingen holdes i NTNUs lokaler på Gløshaugen, men uten innleid konsulent.

Børresen opplyser at de også har en serie kortere ledersamlinger med opplæring. Disse avholdes på Dragvoll med innledere fra eget fakultet eller fra NTNU sentralt.

Tidligere år har de hatt et dagsseminar i Trondheim, samt en todagers reise på høsten. I fjor reiste fakultetet til Røros, hvor oppholdet kostet 78 900 kroner. Det innbefattet overnatting, frokost, lunsj og middag, leie av lokaler og omvisning på Rørosmuseet. Der deltok i alt 18 personer. Altså en pris per person rett under 4400 kroner. 

HF vil spare 4,3 millioner på å slå sammen institutter

Børresen sier at de ikke har bestemt tid, sted eller program for ledersamling høsten 2024, men strammere økonomi vil påvirke planlegging og gjennomføring. Hun legger til at den mest sannsynlig blir i Trondheim denne gang.

HF har flere ganger blitt sagt å ha en forholdsvis solid økonomi. Det har nylig blitt besluttet at de må ned to til tre stillinger. Fakultetet planlegger også å slå sammen institutter for å spare inn penger.

IV: Har alltid vært sparsommelige

I løpet av våren har Fakultet for ingeniørvitenskap planlagt i alt fire ledersamlinger. To har blitt avholdt så langt, i februar og mars. Samtlige av disse foregår i ulike NTNU-lokaler på Gløshaugen. 

Utgifter til samlingene begrenser seg til kaffe og noe bespisning, samt reisekostnad for en instituttleder fra Ålesund for én av samlingene.

De to samlingene så langt i år har totalt kostet under 4300 kroner, ikke medregnet reisekostnadene for instituttlederen fra Ålesund.

Dekan Olav Bolland legger til at de ikke har planlagt ledersamlinger for høsten, men at de erfaringsmessig samles to til tre ganger.

 - Har dere hatt større samlinger tidligere?

- Ja, vi har noen ganger de siste årene vært på Scandic Lerkendal og Scandic Nidelven, men det er noen år siden vi har reist ut av Trondheim, forklarer Bolland.

- Har dere lagt om praksis rundt ledersamlinger med hensyn til økonomi?

- Nja, vi er nå litt sparsommelig generelt, men jeg tror ikke vi har blitt påvirket av økonomisk situasjon nå. Vi har nå en grei økonomi sammenlignet med andre fakulteter, slår Bolland fast.

Fakultetet gikk ut av 2023 med et resultat på 37 millioner kroner i overskudd.  De hadde i februar 141 millioner i oppsparte midler. Sånn sett skiller også Bollands fakultet seg fra de fleste andre ved NTNU og ved norske universiteter generelt.

NV: Brukte rett over 20 000

Nok et fakultet fryser ansettelser: - Mange prosjekter må nok utsettes eller droppes

NV-fakultetet har i år arrangert én ledersamling. Denne ble holdt på Scandic Nidelven 29. februar, og var en dagssamling for dekanat og instituttledere, men også med representanter fra fakultetsstyret, lokalt samarbeidsorgan og verneombud.

Tema var institutt- og faggruppestruktur ved NV, og kostet 21 900 kroner.

Det er ikke planlagt flere ledersamlinger per dags dato, men fakultetsadministrasjonen opplyser på vegne av dekan Øyvind Gregersen at det er naturlig at det blir flere samlinger i løpet av 2024.

De bruker blant annet å ha en samling på høsten hvor fakultetsstyret og ledelsen ved fakultetet diskuterer aktuelle saker.

Fakultetet innførte ansettelsesstopp tidligere i år.

VM: Ikke planlagt ledersamling, ikke på grunn av økonomi

Vitenskapsmuseet

Vil ta mer kontroll over hvordan ansatte bruker tida si

Direktør for NTNU Vitenskapsmuseet, Hans K. Stenøien, sier at de har nøkterne opplegg rundt ledersamlinger. 

 - Vi pleier å ha ledersamling hvert år, eller annethvert år, og benytter gjerne steder der vi må kjøre en halvtime til halvannen time ut av byen og har en overnatting. Noen ganger har vi tatt det i Trondheim. I år har vi ikke planlagt noen ledersamling, slår han fast.

- Har dere lagt om på grunn av økonomi?

- Nei.